Keiner freut sich darüber, aber regelmäßig schaut die Finanzpolizei vorbei und führt eine Kassennachschau durch. In erster Linie ist sie ein Compliance-Check für Registrierkassen und die Belegerteilungspflicht. Genauer gesagt, handelt es sich dabei um eine Nachschau nach § 144 BAO, welche die Überprüfung der Aufzeichnungspflichten umfasst. Aber keine Angst: Wir sagen dir, was dich dabei erwarten kann und geben dir Tipps und Tricks an die Hand, so dass du gut darauf vorbereitet bist.
Im Wesentlichen erhebt die Finanzpolizei mittels Fragebogen, ob Einzelaufzeichnungen über Bareinnahmen geführt werden, ob eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen wird, ob bereits eine Registrierkasse vorhanden ist und ob Belege über Barzahlungen erstellt werden. Sinn der Kassennachschau ist die Erhebung der täglichen Einnahmen und deren Kontrolle mittels der Auszeichnung einer elektronischen Registrierkasse. Aufgrund des großen Umfangs kann die ganze Nachschau schon ein paar Stunden dauern. Aufgepasst: Dabei wird meist nicht nur deine Kassa geprüft, sondern auch geschaut, ob du eventuell unangemeldete Arbeitnehmer beschäftigst.
Wer jetzt denkt, dass er, wenn er vor kurzem erst eine Kassennachschau hatte, nichts mehr zu befürchten hat, täuscht sich leider: Die Finanzpolizei kann jederzeit auch bereits kontaktierte Betriebe nochmals besuchen, um den dokumentierten Stand der Umsetzung aus der ersten Kontaktaufnahme zu überprüfen. Noch eins: theoretisch sind auch Besuche außerhalb der Öffnungszeiten erlaubt.
So läuft eine Kassennachschau Schritt für Schritt ab:
Eine detaillierte Kassennachschau wird stets in Form einer Nachschau gem. § 144 BAO erfolgen:
1. Geschäftssituation (vor- und nachgelagerte Systeme, Zusatzaufzeichnungen, händische Aufzeichnungen, Preisauszeichnungen)
2. Dokumentation (Handbuch, Änderungsprotokoll/Logbuch, E131)
3. Aufzeichnungsvorgänge testweise (Probebuchungen, Test- bzw. Trainingseinstellungen der Registrierkasse)
4. Umsatzrelevante Hilfsaufzeichnungen
5. Wareneingangsaufzeichnungen (Lieferscheine, Warenbestand)
6. Datenausgabe (Berichte, DEP…)
7. Kassasturz, Kassenabschluss des Vortages
8. Niederschrift
Der Fragebogen: Niederschrift zur Kassennachschau im Überblick
Aber, wie kannst du dir jetzt die Niederschrift über die Kassenschau genau vorstellen? Ohne jetzt das ganze vierzehnseitige Formular Punkt für Punkt durchzugehen, haben wir die wichtigsten für dich zusammenstellt:
Niederschrift bei einer Kassennachschau
- Erlösaufzeichnungen
Hier geht es um die Zuständigkeit der Aufzeichnung, ob überhaupt Einzelaufzeichnungen stattfinden und wenn ja, wie und mit welchem System sie aufgezeichnet werden. - Rechnungen: Hier wird festgehalten, ob Rechnungen erstellt werden und wenn ja, in welcher Form, ob nur auf Kundenwunsch usw. Auch die Frage der fortlaufenden Nummern und ob die Dokumentation über ein elektronisches Kassensystem stattfindet, wird notiert. Tipp: Freiwillige Belege lassen die Finanzverwaltung eher eine ordnungsgemäße Kassenführung vermuten.
- Wareneinkäufe: Fragen unter anderem sind hier: Wurde das Lager besichtigt? Wurde die Uraufzeichnung der letzten Inventur vorgelegt?
- Erlöserfassung über elektronische Systeme: Dies nimmt den größten Teil der Kassennachschau ein: Es geht unter anderen um den Kassentyp, die Anzahl der Eingabestationen, ob die Verfahrensdokumentation und die Beschreibung der Sicherheitseinrichtungen nach § 131 BAO vorhanden sind?
- Testbuchungen: Aufgezeichnet wird auch, ob du freiwillig Testbuchungen durchführen lässt. Damit wird dann überprüft, ob alle Vorgänge im Journal bzw. dem Datenerfassungsprotokoll aufgeführt werden.
- Datenerfassungsprotokoll: Wichtig ist auch, ob es Log-Dateien über Geschäftsfälle sowie Rechnungen, Bonierungen und Stornos gibt. Außerdem sollten fortlaufende Nummern genutzt werden und die Identifizierung unterschiedlicher Kassen, die im Einsatz sind, möglich sein. Selbstverständlich sind: Angabe des Datums und der Uhrzeit, Produktbezeichnung und der Gesamtbetrag.
- Stornos, Eigenverbrauch: Wichtig hier: Wie werden Stornos und der Eigenverbrauch erfasst?
- Kunden-Rechnungen: Hier wird festgehalten, ob alle wichtigen Daten vorhanden sind, wie zum Beispiel, ob die genaue Bezeichnung des Unternehmens vorhanden ist, ob die Kasse klar identifiziert ist. Gibt es eine fortlaufende Nummer? Ist das genaue Datum und auch die Uhrzeit des Verkaufs vermerkt? Letztlich ist auch die Nennung aller Einzelprodukte, inklusive Preisen, als auch der Gesamtbetrag am Ende wichtig.
- Berichte über Zwischenrechnungen und Tagesabschluss: Es muss festgelegt sein, wer für diese Berichte zuständig ist. Es wird festgehalten, welche Art von Berichten, zum Beispiel Finanzartenbericht, Warengruppenbericht oder Bedienbericht usw. üblicherweise erstellt werden. Außerdem stellt sich die Frage, ob Zwischenabrechnungen überhaupt möglich sind oder diese normalerweise ausgedruckt werden. Außerdem kann die Finanzpolizei verlangen, dass die Tagesabschlüsse der letzten Tage nachgedruckt werden.
- Kassengebarung: Hier geht es dann wirklich ans Eingemachte: Gefragt wird hier danach, wer für die Kassenführung zuständig ist, ob täglich ein Kassasturz gemacht wird, ob jede Kasse oder auch Brieftasche einzeln gezählt und aufgezeichnet wird, ob der tatsächliche Kassastand mit dem rechnerischen verglichen wird und wenn nicht täglich, in welchen Zeitabständen. Außerdem ist der letzte wirkliche Kassenstand zu ermitteln und wann dieser durchgeführt
- wurde. Auch das Wechselgeld wird gezählt und festgehalten. Positiv bewertet wird natürlich, wenn du bereit bist, gemeinsam mit der Finanzpolizei an Ort und Stelle einen Kassasturz durchzuführen.
- Verhältnisse am Überprüfungstag: Am Ende wird der Prüfungstag mit anderen Wochentagen verglichen: War er schlechter, gleich oder besser als sonst?
Was sonst noch passieren kann…
Aufgepasst: Manchmal kann eine Kassennachschau auch durch vorgelagerte weitere Erhebungen ergänzt werden (Augenschein), wobei du nicht unbedingt erkennen kannst, dass du überprüft wirst. Die Finanzpolizei kann auch inkognito Prüfungen durchführen. Es können aber auch bloß die Belegerteilungspflichten gecheckt werden und diese Belege der Kunden dann allenfalls bei der Kassennachschau auf Vollständigkeit hin kontrolliert werden. Neben den unmittelbaren Kassenprüfmaßnahmen können aber auch Plausibilitätsprüfungen der aufgezeichneten Umsätze durch Prüfung der Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeiter gemäß Arbeitszeitgesetz (AZG), Inspektionen der Beschäftigungsverhältnisse gemäß ASVG und AuslBG, aber auch eine Kontrolle der Unterlagen von Fremddienstleisten etc. erfolgen.
Fazit!
Natürlich ist eine Kassennachschau nicht angenehm und mit einigem Zeitaufwand verbunden. Keiner lässt sich gerne so detailliert in die Karten schauen. Wir hoffen aber, dir mit diesem Artikel einen guten Einblick gegeben zu haben. Jetzt weißt du wenigstens ein wenig besser, was auf dich zukommt. Am besten, du hältst einige Unterlagen schon vor. Dazu haben wir eine kurze Checkliste erstellt. Außerdem solltest du dir vielleicht einige Abläufe einfach angewöhnen, wie zum Beispiel immer Kundenrechnungen zu erstellen, fortlaufende Nummern zu nutzen oder auch regelmäßig Zwischenberichte abzufragen. Letztlich verschafft dir eine solche Vorgehensweise eine bessere Kontrolle über dein Geschäft. So kannst du aus dieser eher lästigen gesetzlichen Auflage auch etwas Positives ziehen.
Checkliste – das solltest du für den Fall einer Kassennachschau stets bereithalten:
- Datenerfassungsprotokoll / elektronisches Journal
- diverse Berichte des Kassensystems
- die Bedienungsanleitung / das Handbuch des Kassensystems
- die E-131-Bestätigung des Kassenherstellers
- sonstige relevante Aufzeichnungen
- Arbeitszeiten
- An- und Abmeldebestätigungen
- Gewerbeschein
- Buchhaltung
- …
TIPP: Überprüfe, ob der Datenexport des Datenerfassungsprotokolls funktioniert und halte dafür immer einen USB-Datenspeicher für den Export bereit. Ab 1.1.2017 muss der Export des Datenverfassungsprotokolls (vgl. § 7 Abs. 5 RKSV) jederzeit möglich sein, d.h. im Rahmen einer Kontrolle auch ohne Anwesenheit des Unternehmers.
Wichtiger Hinweis! Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und kann eine professionelle Beratung durch einen konzessionierten (Steuer-)berater nicht ersetzen. Ein Rechtsanspruch ist aus diesem Beitrag nicht ableitbar.