Und plötzlich steht die Steuerprüfung vor der Tür – Kassennachschau Deutschland

Kassennachschau Deutschland

Steuerprüfung – wer mag sie nicht? Vor allem wenn sie unangekündigt und ohne Vorwarnung erfolgt, und die Finanzbeamten plötzlich im (laufenden) Betrieb auftauchen. Ist deine Kassenführung ordnungsgemäß? Sonst drohen bis zu 25.000 € Bußgeld – und die Betriebsprüfung. Aber lehne dich zurück – wer gut auf die Kassennachschau Deutschland vorbereitet ist, kann dem gelassen entgegen schauen. 

Der Eisverkäufer - ein 1,6 Millionen Euro Steuerkrimi

Kurze Historie und zurück in das Jahr 2013. Das Eiscafé in der Rheinland-Pfalz war äußerst beliebt und sehr gut besucht. Das passte allerdings so gar nicht zu den niedrigen Einnahmen der Steuererklärung. Mehrfach waren die Prüfer des Finanzamts vor Ort, doch nichts deutete auf eine Manipulation hin. Jahrelang ging das gut. Doch schließlich wurde er doch entdeckt – der Zapper.  

Zapper und Phantom-Ware sind Programme, die das Aufzeichnungsprotokoll und Dateneinträge von Registrierkassen, Geldspielautomaten und Taxametern verändern können. Programmierter Steuerbetrug sozusagen. Unbemerkt werden Beträge vom Kassensystem storniert, gelöscht oder nach unten korrigiert. Diese lassen sich durch unsichtbare Schaltflächen oder einen bestimmten Modus aktivieren. “Trainings-Kellner” heißt zum Beispiel eine Variante. 

So wurden über einen Zeitraum von neun Jahren 1,6 Millionen Euro am Fiskus vorbeigeschleust. Der Betreiber der Eisdiele wurde zu drei Jahren Haft verurteilt. 

In einem anderen Fall, ebenfalls eine Eisdiele, ging es sogar um eine noch höhere Summe. Es wird grob davon ausgegangen, dass jährlich ein Steuerausfall von rund zehn Milliarden Euro durch Kassenmanipulation verursacht wird. 

Die Kassennachschau soll hier weitere Abhilfe schaffen und ist ein zusätzliches Mittel für Finanzbeamte, eine unangekündigte Prüfung durchzuführen. Ursprünglich war geplant, dass die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) am 01.01.2020 in Kraft tritt. Bestandteil der KassenSichV ist der Einbau einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE genannt. Diese sorgt für eine lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge. Dabei werden wichtige Informationen, wie der Start- und Endzeitpunkt der Bestellung, aufgenommen sowie eine fortlaufende Nummerierung sichergestellt. Doch auch hier zeigt die Pandemie ihre Auswirkungen, in dessen Zuge die Frist bis Ende September 2020 verlängert wurde. Und obwohl Bundesfinanzminister Olaf Scholz auf diesem Datum beharrte, gilt aktuell in allen Bundesländern außer in Bremen eine stillschweigende Fristverlängerung für die Inbetriebnahme der TSE bis zum 31.03.2021. Allerdings musste bis zum 31.09.2020 eine TSE-fähige Kasse bestellt sein – sonst droht ein Bußgeld und man rückt in den Fokus der Finanzbeamten, die wiederum eine Kassennachschau veranlassen können.

Was ist eine Kassennachschau?

Die Kassennachschau wurde am 01. Januar 2018 eingeführt durch das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” aus dem Jahre 2016. Bei einer Kassennachschau können Finanzbeamte unangemeldet zu Geschäfts- oder Arbeitszeiten erscheinen und die Kassenbuchführung mit seinen Einnahmen, Ausgaben und Buchungen prüfen. Für den Gesetzgeber handelt es sich bei der Kassennachschau um ein Kontrollinstrument und dient zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, insbesondere Kassenaufzeichnungen. Sprich das plötzliche Erscheinen soll eine Manipulation des Kassenbuchs verhindern. Dabei unterliegen sämtliche Arten von Kassen der Kassennachschau – elektronisch oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Apps, Taxameter, Geldspielgeräte als auch offene Ladenkassen. 

Was passiert bei einer Kassennachschau?

Dein Unternehmen wurde für eine Kassennachschau ausgewählt. Ein Kassenprüfer des Finanzamtes erscheint unangemeldet und legitimiert sich mit seinem Dienstausweis. Er hat das Recht, auf das Kassenbuch als auch das Kassensystem zuzugreifen. Er prüft hier, ob die Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und Kassenausgabe ordnungsgemäß erfolgt sind. Er kann sich das auch vorführen lassen. Auch die notwendigen Unterlagen wie Kassenberichte, Informationen über das Kassensystem oder Zählprotokolle darf er erfragen. Zur Kontrolle kann er bei einem elektronischen Kassensystem einen Datenexport anfordern, bei einer offenen Kasse einen Kassensturz. 

Weiterhin darf der Prüfer Geschäftsräume und Geschäftsgrundstücke betreten. Dazu zählen auch gewerblich oder beruflich genutzte Fahrzeuge. Und die Geschäftsräume, Geschäftsgrundstücke als auch Fahrzeuge müssen dabei nicht Eigentum des Steuerpflichtigen sein. Allerdings muss das Betreten dazu dienen, Sachverhalte der Besteuerung aufzuklären. Dementsprechend ist eine umfassende Durchsuchung der Geschäftsräume nicht berechtigt. Das bloße Betreten und das Besichtigen der genannten Objekte stellen hierbei keine Durchsuchung dar. Schubladen oder Schränke öffnen darf er jedoch nicht, genauso wenig wie den Steuerpflichtigen dazu auffordern. (Dies gilt übrigens auch für die Lohn- und Umsatzsteuernachschau.)  

Auch das Grundrecht auf Unverletzlichkeit der Wohnung wird eingeschränkt, die zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden darf. Allerdings ist das sehr selten der Fall und grundsätzlich darf der Prüfer nicht ohne deine Zustimmung deine Wohnung betreten. Lass dich in so einem Härtefall genauestens vom Prüfer darlegen, worin die dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Und nochmals: Das wird sehr selten geschehen. 

Was ist eine verdeckte Kassennachschau?

Eine verdeckte Kassennachschau erfolgt oftmals im Vorfeld der eigentlichen Kassennachschau. Hier tätigt der Prüfer zunächst einen oder mehrere Testkäufe. Dies geschieht entsprechend unangekündigt und verdeckt. Aktivitäten, die ebenfalls in diese Kategorie fallen, sind Testessen, verdeckte Videoaufnahmen und verdeckte Beobachtungen. Bei letzterem werden die Vorgänge bei der Kasse beobachtet, sofern sie sich in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen befindet. Allerdings ist diese Methode umstritten. Schließlich weiß der Unternehmer nicht, wer da ständig seine Kasse beobachtet und somit ist das auch für den Prüfer nicht ganz ohne Risiko. Ob sich der Prüfer nach einer verdeckten Kassennachschau direkt für eine Kassennachschau entscheidet, liegt in seinem freien Ermessen. Eine Kassennachschau kann auch Tage oder Wochen später erfolgen. 

Wie verhalte ich mich bei einer Kassennachschau?

Entspann dich. Du bist weder auf der Anklagebank noch ist die Kassennachschau eine steuerstrafrechtliche Ermittlung. Und versetz dich in die Lage des Prüfers, der macht auch nur seinen Job – je einfacher das geschieht, desto besser ist das für alle Beteiligten. Es schadet also nicht, freundlich zu sein, besonders wenn der Prüfer einen ungünstigen Zeitpunkt erwischt hat. Kooperiere mit ihm selbstbewusst und auf Augenhöhe. Das beschleunigt die Kassennachschau, denn du hast schließlich deinen Betrieb weiterzuführen. 

Ein gegenteiliges Verhalten wie Abwehr, Ungeduld oder Misstrauen kann dazu führen, dass du dem Prüfer verdächtig erscheinst. Somit wird er alles ganz genau kontrollieren, auch Dinge, die er erst zunächst nicht im Sinn hatte. Somit wird die Kassennachschau unnötig in die Länge gezogen. Auch ein Einspruch vor Ort führt nicht dazu, dass die Prüfung abgebrochen wird. Dieser greift erst für ergangene Verwaltungsakte der Kassennachschau oder geänderte Steuerbescheide.

Also bleib entspannt und biete dem Prüfer eher eine Tasse Kaffee oder ein Glas Wasser an. 

In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, den Prüfer über den gesamten Zeitraum zu beaufsichtigen und am Ende ein Protokoll über die durchgeführte Kassennachschau zu verlangen. Zusätzlich kannst du auch im Anschluss der Kassennachschau deinen Steuerberater zurate ziehen. Dein Steuerberater ist generell dein engster Verbündeter beim Thema Kassennachschau. Lies im letzten Abschnitt, warum das so ist und wie er dir darüber hinaus im Vorfeld helfen kann. 

Wie kann ich mich auf eine Kassennachschau vorbereiten?

Bewährte Methoden und Praktiken für die Kassennachschau

  • Grundsätzlich: Einhaltung der GoBD nicht vergessen. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” ist die Grundlage und am 28.11.2019 wurde die Neuverfassung veröffentlicht. Dazu zählt u.a.:
    • der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
    • die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
    • die Belegsicherung
    • eine Zuordnung zwischen Beleg und Buchung
    • eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege
    • die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung
    • die Unveränderbarkeit als auch Protokollierung von Änderungen
    • die Aufbewahrung in maschineller, elektronischer oder bildlicher Form
Kurz gesagt: Mache das Ganze nachvollziehbar, vollständig, verständlich, geordnet, wahrheitsgemäß und ordentlich. Weitere Details können in der Neuverfassung hier nachgelesen werden.
  • Halte alle benötigten Unterlagen, die der Prüfer im Rahmen einer Kassennachschau einfordern darf (Kassenbuch, Aufzeichnungen, Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Datenerfassungsprotokolle, etc.) parat und an einem Platz. Oftmals reicht ein einziger Aktenordner dafür aus und erspart hektisches Suchen während die Kassennachschau erfolgt.
  • Simuliere eine Kassennachschau mit deinem Steuerberater. So erkennst du im Vorfeld mögliche Schwachstellen, die ein guter Steuerberater sofort aufzeigen wird. Außerdem bist du mental bestens vorbereitet, da du den Ernstfall schon einmal durchgespielt hast.
  • Genauso kannst du, wenn dein Unternehmen gerade an den Start geht, direkt das Finanzamt kontaktieren, um gemeinsam die korrekte Buchführung als auch die Auswahl gesetzeskonformer Technologie zu besprechen. So bist du von Anfang an auf der sicheren Seite und bestens auf eine Kassennachschau vorbereitet.
  • Solltest du nicht vor Ort sein, stelle sicher, dass ein Mitarbeiter qualifiziert ist, um Auskünfte zu geben und in der Lage ist, die Kassenbenutzung korrekt zu demonstrieren. Auch er sollte über die Rechte und Pflichten des Prüfers vollständig informiert sein.
  • Und nicht vergessen: Lass dir einen Dienstausweis zeigen. Betrüger nutzen die Kassennachschau, um sich eventuelle Verstöße vor Ort in bar auszahlen zu lassen unter Androhung von höheren Bußgeldern und Betriebsschließung.

Fazit

Ob nun eine Kassennachschau Prüfung erfolgt oder nicht – mit unseren Tipps bist du bestens vorbereitet und schläfst als Unternehmer in jedem Fall ruhiger. Dein Steuerberater hilft dir, die Anforderungen zu erfüllen und so mögliche Bußgeldforderungen zu unterbinden. Und wenn es dann zur Kassennachschau kommt? Dann kannst du hier glänzen, was zur Folge hat, dass dir die Außenprüfung (Betriebsprüfung) erspart bleibt und du nicht deinen eigenen “Steuer-Krimi” erlebst. Gehe also ruhig noch einmal unsere Hinweise durch, um dich wirklich sicher zu fühlen. 

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