Kassensicherungsverordnung – Alles was du jetzt wissen musst

Die rechtlichen Regelungen zur Führung einer Kasse wurden insbesondere in den letzten Jahren zunehmend verschärft. Doch der Blick über den Tellerrand kann manchmal beruhigen. So ist in Österreich eine allgemeine Registrierkassenpflicht bereits seit einigen Jahren in Kraft.

In Deutschland sind wir davon noch entfernt, doch trotz dessen ist das Tempo der Verschärfung beachtlich.Die KassenSichVO steht vor der Tür. Richtlinien für digitale Kassen werden verschärft. Erfahre hier alle Infos rund um die neue Verordnung.

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Worum geht es bei der Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung soll Manipulationen an elektronischen Registrierkassen verhindern. Vereinfacht gesagt soll es damit unmöglich sein Manipulationen (Löschen von Umsätzen, Veränderungen etc.) vorzunehmen. Dazu werden die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme einmal mehr verschärft. So ist beispielsweise die verpflichtende Einführung einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) vorgesehen, welche sämtliche Transaktionen speichert und einen Code auf jeden Beleg druckt.

Die KassenSichVO vom 26.09.2017 basiert dabei auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnen (16.12.2016).

Ab wann und für wen gilt die Verordnung?

Die Kassensicherungsverordnung tritt zum 01.01.2020 in Kraft und gilt für alle elektronischen Kassensysteme (somit nicht für sogenannte „offene Ladenkassen“). Glücklicherweise gibt es jedoch Ausnahmen. So sind elektronische Kassensysteme die nach dem 25.11.2010 bis einschließlich 31.12.2019 angeschafft wurden UND bauartbedingt nicht aufrüstbar sind ausgenommen. Diese müssen erst bis zum 31.12.2022 umgetauscht werden.

Jedoch kann es im Einzelfall schwierig sein nachzuweisen, das eine Kasse bauartbedingt nicht aufrüstbar ist. Solltest du von der Ausnahmeregelung Gebrauch machen wollen, empfiehlt sich eine Rücksprache mit deinem Kassenanbieter sowie deinem Steuerberater.

Unseres Erachtens können die meisten der sogenannten PC-Kassen, Cloud-Kassensysteme  oder auch Tablet-Kassen die Ausnahmeregelung kaum in Anspruch nehmen, da eine Aufrüstung hier keinerlei Probleme darstellen sollte.

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Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Der Gesetzgeber hat bei Nichteinhaltung Strafen von bis zu 25.000 EUR (Bußgeld) vorgesehen. Das Risiko einer Verwerfung der gesamten Buchhaltung bzw. Kassenführung besteht auch. Daher kann es etwaige auch zu einer Schätzung des Umsatzes durch das Finanzamt kommen.

Was regelt die KassenSichVO im Detail?

Grundsätzlich lassen sich 4 Kernelemente der Kassensicherungsverordnung zusammenfassen:

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Jedes elektronisches Kassensystem muss nunmehr über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Vereinfacht gesagt stellt die TSE sicher, dass sämtliche Regelungen der GoBD auch tatsächlich umgesetzt werden.

So sind alle Buchungen in zeitlicher und sachlich richtiger Reihenfolge anzugeben. Es dürfen keinerlei Veränderungen vorgenommen werden, sowie müssen auch Stornos und Löschungen aus dem Buchungsverlauf erkennbar sein.

Die einheitliche digitale Schnittstelle gehört eigentlich zur technischen Sicherheitseinrichtung. Denn die Schnittstelle stellt innerhalb der TSE sicher, dass die gespeicherten Daten auch vom Finanzamt ausgelesen werden können.

Einheitliche digitale Schnittstelle

Beleg(ausgabe)pflicht

Die Belegpflicht oder auch manchmal Belegausgabepflicht genannt, besagt das jedem Kunden ein Beleg auszuhändigen ist.

Das kann entweder in Papierform oder elektronisch erfolgen. Jedoch ist für einen elektronischen Beleg (beispielsweise per Mail, WhatsApp-Nachricht etc.) die Zustimmung des Kunden erforderlich.

Der Beleg muss dabei den Kunden aktiv angeboten werden, ein Zwang zur Mitnahme für Kunden besteht selbstverständlich nicht.

Ausnahmen sind möglich, sind jedoch beim Finanzamt zu beantragen und können jederzeit wieder zurückgenommen werden.

Elektronische Kassen sind nunmehr auch dem Finanzamt zu melden. Hierfür hat der Gesetzgeber strenge Fristen vorgesehen. So sind alle bestehenden Kassensysteme, mit dem In-Kraft-Treten der Verordnung um 01.01.2020, spätestens bis zum 31.01.2020 zu melden.

Für Neuanschaffungen gilt ein Monat als Frist.

Meldepflicht beim Finanzamt

Aus was besteht die technische Sicherheitseinrichtung?

Die technische Sicherheitseinrichtung soll dafür sorgen das Manipulationen an der Kasse nicht (mehr) möglich sind. Sie besteht aus 3 Teilen:

  • Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul stellt sicher, das sämtliche Kasseneingaben protokolliert werden. Im Unterschied zum Beispiel zu Österreich, wo eine allgemeine Registrierkassenpflicht bereits seit Jahren in Kraft ist, wird in Deutschland der Vorgang bereits von Beginn an protokolliert. So sollen Manipulationen erst gar nicht möglich sein.
  • Speichermedium: Die aufgezeichneten Daten werden hier gespeichert und zwar im Einklang mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
  • Einheitliche digitale Schnittstelle: Die Schnittstelle sorgt dafür das sämtliche Daten im Rahmen einer Überprüfung des Finanzamts auch ausgelesen werden können. Durch die Vereinheitlichung wird dies sichergestellt.

Wie sieht eine technische Sicherheitseinrichtung aus? Wo kann ich sie kaufen?

Die technische Sicherheitseinrichtung wird insbesondere bei Cloud-Kassenlösungen auf einem USB-Stick, SD-Karte oder externen Speicher (wie bei iPads ohne USB-Port), teilweise auch in der Cloud verfügbar sein. Die Lösungen können sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.

Du kannst diese direkt bei deinem Kassenanbieter erwerben.

Gibt es Zuschüsse für den Kauf einer technischen Sicherheitseinrichtung oder einer neuen Kasse?

Leider hat der Gesetzgeber keine Zuschüsse für den Erwerb der technischen Sicherheitseinrichtung oder einer neuen Kasse vorgesehen. Im Gegensatz zu unserem Nachbarn Österreich. Jedoch kannst du durch kostengünstige Anbieter von Cloud-Kassensystemen bares Geld sparen, denn auch die technische Sicherheitseinrichtung darf hier auch in der Cloud liegen.

Einmal mehr ist es daher wichtig, bei der Auswahl deines Kassenanbieters auf transparente Kostenstrukturen zu achten und die laufenden Kosten bereits vorab zu kalkulieren. Anbieter wie helloCash bieten bereits Basis-Kassensysteme kostenfrei an und du bleibst aufgrund monatlicher Kündigungsmöglichkeit flexibel.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

„Keine Buchung ohne Beleg“, so lautet der Grundsatz und was ein Beleg zu enthalten hat, wird mit der Kassensicherungsverordnung nochmals erweitert. Ab 2020 muss ein Beleg folgende Angaben beinhalten:

  • Sämtliche Angaben zum Unternehmen
  • Datum des Belegs
  • Zeitpunkt des Vorgangs (Beginn und Ende)
  • Menge der Artikel/ Dienstleistungen
  • Umfang und Art der Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und Steuerbetrag sowie Gesamtsumme mit dem entsprechenden Steuersatz
  • Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Da ein Beleg immer auch eine Beweisfunktion für die Gewinn- bzw. Umsatzermittlung hat, ist im Falle das dieser abhanden gekommen ist ein sogenannter Eigenbeleg zu erstellen. Er gilt als Ersatz. Übrigens, Eigenbelege sind nicht vorsteuerabzugsfähig ($ 15 Umsatzsteuergesetz), da eine entsprechende ordnungsgemäße Rechnung hierfür nicht ersätzlich ist (§14 Umsatzsteuergesetz).

Muss mein Kassensystem zertifiziert werden?

Ein klares Nein. Dein Kassensystem muss nicht zertifiziert werden. Jedoch muss deine elektronische Kasse dem Finanzamt gemeldet werden.Die Zertifizierung bezieht sich nur auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Allerdings ist diese durch den Kassenanbieter vorzunehmen und nicht durch dich als Nutzer/  Käufer. Du solltest allerdings zu deiner eigenen Sicherheit sicherstellen, das dein (neuer) Kassenanbieter auch tatsächlich eine GoBD-konforme Kasse mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung anbietet.

Sollte ich mir aufgrund der neuen Verordnung jetzt eine neue Kasse anschaffen?

Diese Frage lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Grundsätzlich hat der Gesetzgeber mit den Übergangsregelungen, für Besitzer mit bauartbedingt nicht umrüstbaren Kassen einen Zeitraum bis 2022 gelassen. Doch natürlich bietet dir eine moderne Kasse mehr Möglichkeiten und du gehst sicher ein entsprechend rechtskonformes System zu haben.

Sollte deine Kasse umrüstbar sein, was für die Mehrheit aller elektronischen Kassen zutreffen sollte, ist die Kassensicherungsverordnung für dich rechtlich bindend. Frage daher bei deinem Kassenanbieter nach, inwieweit er bereits Lösungen für die Einrichtung der technische Sicherheitseinrichtung gefunden hat.

Was hat es mit der Nichtaufgriffsregelung bzw. Nichtbeanstandungsregelung auf sich?

Geschätzt über 2 Millionen Kassensysteme gibt es allein in Deutschland und all diese Systeme müssten (wenn sie nicht unter die Ausnahmeregelungen fallen) mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden. Doch viele Unternehmen sind darauf nur ungenügend vorbereitet und die Richtlinien für die zertifizierte Sicherheitseinrichtung wurden erst sehr spät veröffentlicht.

So hat der Gesetzgeber in der gemeinsamen Bund-Länder-Arbeitsgruppensitzung vom 25. – 26 September beschlossen, dass eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung bzw. Nichtbeanstandungsregelung in Kraft tritt. So tritt zwar die Kassensicherungsverordnung zum 01.01.2020 in Kraft, jedoch werden Zuwiderhandlungen bis einschließlich Ende September 2020 nicht geahndet. Dies soll in einem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanyministeriums auch noch veröffentlicht werden.

Was heißt das für Kassenbesitzer? Unabhängig von der Verlängerung sollte die Umstellung bzw. Implementierung der TSE nicht auf die lange Bank geschoben werden. Denn von einer nochmaligen Verlängerung ist nicht auszugehen.

Die Handelskammern empfehlen hierzu einen gesonderten Plan zur Umstellung zu erstellen und die bereits vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren. Denn die berüchtigte Kassennachschau sowie Betriebsprüfungen sind selbstverständlich möglich.

Zusammenfassung aller Änderungen der letzten Jahre

Die Kassenführung wurde auch bereits vor der Kassensicherungsverordnung zunehmend restriktiver reguliert. Hier ein Zeitverlauf aller Änderungen seit dem Jahr 2010.

Weitere Infos und Downloads

Du möchtest es ganz genau wissen? Hier findest du die rechtlichen Grundlagen zur Kassensicherungsverordnung. Bitte beachte das es sich hierbei nicht zwangsläufig um die aktuellste Fassung handeln muss. Ferner dient diese Webseite zur Information und stellt keinerlei Rechtsberatung vor. Bitte wende dich hierzu an dein zuständiges Finanzamt, Rechtsanwalt bzw. Steuerberater.

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