Bist du auf der Suche nach einer Registrierkasse und kannst dich zwischen einem offline oder online Kassensystem nicht entscheiden? Keine Sorge, wir beantworten dir hier die häufig gestellten Fragen zu online Kassensystemen und erklären den Unterschied zur offline Version. Lies gleich weiter.
Was ist ein online Kassensystem?
Ein online Kassensystem zeichnet sich durch eine dauerhafte Verbindung mit dem Internet aus. Es läuft über einen Web-Browser. Dadurch muss keine Software extra installiert werden. Außerdem werden online Kassensysteme immer mit der aktuellsten Version bereitgestellt.
Laufende Kosten sind ein negativer Faktor des online Kassensystems. Neben den monatlichen Gebühren der Kassensoftware fallen auch Kosten für den DSL-Anschluss an. Durch die permanente Internetverbindung ist das System verstärkt der Gefahr von Schadprogrammen ausgesetzt. Deshalb ist eine Sicherheitssoftware essentiell. Zudem sollte das Gerät nicht für außerbetriebliches Surfen im Internet oder das Herunterladen von anderweitigen Apps verwendet werden.
Welche branchenspezifische Unterschiede gibt es?
Anforderungen an online Kassensysteme sind je nach Branche unterschiedlich. Da diese Unterschiede teilweise erheblich sind, solltest du sie individuell bewerten. Ganz vereinfacht betrachtet, lassen sich online Kassensysteme unterscheiden in solche für Gastronomie, Dienstleister, und den Handel.
Es gibt diverse Ausführungen von online Kassen auf dem Markt. Daher kann man kaum allgemeingültige Bedienungsabläufe für alle online Kassensysteme abbilden. Jede Kasse hat ihre eigene Bedienanleitung, die zu Beginn beachtet werden sollte.
Typisch sind jedoch folgende Abläufe:
Der Mitarbeiter an der Kasse erfasst im Registriervorgang die Sollposition des Kassiervorgangs. Dabei werden die Einzelpreise der Waren oder Dienstleistungen registriert. In den aktuellen Kassensystemen des Marktes werden sowohl im Handel als auch in der Gastronomie
- Artikelnummern manuell erfasst,
- Festtasten auf der Kassentastatur oder
- auf dem Touchscreen betätigt.
Meist wird ein Barcode zum Erfassen der zu bezahlenden Ware gescannt. Das ist am schnellsten und daher sehr effektiv.
Nach Abschluss des Registriervorgangs hat das Kassensystem für den Kassiervorgang den Betrag ermittelt, der zu zahlen ist, und zeigt diesen anschließend an. Der Kassier erfasst den gezahlten Betrag, wodurch sich die Sollposition der Ware oder Dienstleistung und die Ist-Position der zu tätigenden Bezahlung in der Kasse abgleichen.
Danach stellen alle online Registrierkassen bei Überzahlung die Höhe des Wechselgeldes dar.
Bei ausgegebenen Wertgutscheinen oder bei einer Überzahlung wird Rückgeld regelmäßig in bar erstattet, sofern ein solcher Vorgang nicht grundsätzlich durch die AGB des Betriebes ausgeschlossen ist.
Welche Entwicklungen im Bereich online Kassensysteme sind zu erwarten?
Die Entwicklung geht mehr und mehr in Richtung Selbstbedienungskasse (Self-Scanning). Dort wickelt der Kunde den Kassiervorgang bei einer elektronischen Kasse (meist sind das online Registrierkassen) selbst ab.
Hier kommt praktisch kein Personal zum Einsatz. Derzeit werden aber zur Freigabe, zum Beispiel bei alkoholischen Getränken, noch Mitarbeiter benötigt. Noch gibt es nicht überall SB-Kassen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich diese am Markt noch weiter durchsetzen werden, ist aber groß.
Diese Kassen für die Kundenselbstbedienung werden zurzeit unter anderem bei IKEA-Märkten eingesetzt. Auch sind Self-Scanning-Kassen bei Kaufland in über 100 Filialen zu finden. Üblicherweise gibt es 4 bis 6 Kassen in jeder Filiale. In Einzelfällen können auch mehr im Einsatz sein.
Die verwendete Nutzeroberfläche muss hinsichtlich der einfachen Bedienbarkeit sehr kundenfreundlich, intuitiv und einfach zu handhaben sein. Auch eine gute Übersicht ist essenziell.
Im Zuge der Warenkennzeichnung mit RFID-Chip sind ebenso weitreichende Veränderungen zu erwarten.
Was ist der Unterschied zu einer offline Kasse?
Zur besseren Übersicht findest du hier die Vorteile eines offline Kassensystems aufgelistet:
- Einmalige Anschaffungskosten für Lizenz und Software
- Keine monatlichen Kosten für den DSL-Anschluss
- Umsatzdaten bleiben nur lokal auf dem System
- Mehr Auswahl an Kassenzubehör sowie günstigen Computer-Systemen
Welche Vorteile hat ein online Kassensystem?
Das für den Kunden am vorteilhafteste Argument für ein online Kassensystem ist, dass bei einer online Kasse der Einsatz über einen Web-Browser läuft.
Dadurch hat man bei der Hardware eine flexible Auswahl, da einige Kassenprogramme auf iOS, Windows oder auch auf Android-Systemen gleichermaßen verlässlich laufen. Ein weiterer immenser Vorteil bei einer online Registrierkasse ist, dass man keine Software installieren muss. Egal welchen Browser du nutzt. So verwendest du immer die aktuellste Version.
Allerdings gibt es auch online Kassensysteme, die nur auf einem bestimmten Betriebssystem laufen – das gilt es zu beachten. Informiere dich dazu am besten ausführlich und lass dich beraten.
Auch wenn es nicht für jeden relevant ist, gibt es den Vorteil, dass man via Internet über einen entsprechenden Zugang die Umsatzdaten auch außerhalb des Betriebes, zum Beispiel aus dem Urlaub, anschauen kann.
Deutlich interessanter dürfte da schon die Möglichkeit sein, dass sich im Bedarfsfall ein Support-Mitarbeiter auf das Kassensystem schalten kann, um den Mitarbeiter direkt vor Ort am Kassensystem bei Fragen oder Problemen zu unterstützen.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Einsatz über den Web-Browser
- Flexible Auswahl der Hardware
- Automatische Aktualisierung des Systems
- Keine Software-Installation notwendig
Welche Nachteile hat ein online Kassensystem?
Der größte Nachteil ist sicherlich, dass für dich laufende Kosten entstehen. Das können monatliche Zahlungen, Gebühren oder Lizenzen sein. Auch sind hier die Abspeicherung der Umsatzdaten im Internet beim jeweils genutzten Anbieter zu beachten.
Eine notwendige stabile Internetverbindung kann auch ein nicht unwesentlicher Faktor sein, den du beachten solltest.
Die Nachteile auf einen Blick:
- Monatliche Ausgaben für die Software deiner Kasse
- Laufende monatliche Ausgaben für deinen DSL-Anschluss
- Bei einem Ausfall des Internets ist eventuell kein Kassenbetrieb möglich
- Abhängig von der eingesetzten Kassensoftware teure Basis-Hardware nötig
- Umsatzdaten werden cloud-basiert beim Anbieter gespeichert
- Erhöhtes Risiko, Opfer von Viren oder Schadsoftware zu werden
- Eingeschränkte Auswahl beim Kassenzubehör
Bei den monatlichen Gebühren einer online Registrierkasse solltest du berücksichtigen, dass auch die monatlichen Kosten für den DSL-Anschluss nicht unerheblich sein können.
Kurzfristig klingen Gebühren von 30 € bis hin zu 90 € pro Monat für einen DSL-Anschluss nicht viel, aber auf eine längere Zeit gerechnet, können sich hier doch erhebliche Ausgaben ansammeln. Zumal in diesen monatlichen Kosten oftmals noch keine Hardware-Kosten inkludiert sind.
Außerdem solltest du bedenken, dass bei einem Kassensystem dieser Art alle Umsatzdaten irgendwo im Internet bei deinem Anbieter abgespeichert werden. Ob du das möchtest, musst du dir gründlich überlegen.
Achtung: Schadprogramme können gefährlich sein
Ein ebenfalls nicht zu unterschätzendes Risiko für eine online Registrierkasse mit permanenter Internetverbindung sind diverse Schadprogramme (Viren), die sich zum Teil völlig unbemerkt installieren. Du solltest deshalb bei deinem System auf jeden Fall eine aktuelle Sicherheitssoftware installieren. Achte auch darauf, keine unnötigen Apps zu nutzen, die unter Umständen dann das Kassensystem beschädigen.
Beim eingesetztem Kassenzubehör, wie zum Beispiel den Druckern für den Bon, ist die Auswahl oftmals eingeschränkt, da diese meist über besondere Schnittstellen verfügen müssen. Das reduziert die Auswahl der Möglichkeiten und erhöht eventuell je nach Kassensystem die anfallenden Kosten.
Vorteilhaft ist jedoch:
Wenn du ein komplettes Kassensystem von einem Händler kaufst, ist die Installation und Grundeinrichtung schon erledigt. Du musst dich daher nicht mehr um die Installation und Grundeinrichtung kümmern. Natürlich ist es bei den meisten Kassenprogrammen keine Schwierigkeit, ein Betriebssystem zu installieren bzw. einzurichten. Aber es kostet trotzdem mehr oder weniger Zeit, bis das Kassensystem für dich und deinen Betrieb einsatzbereit ist.
Bei Problemen der Installation oder Einrichtung gibt es durch die Verbindung zum Internet unkomplizierte Möglichkeiten, eine Online-Unterstützung zu nutzen. So kann sich ein Mitarbeiter einfach auf das Kassensystem schalten und das Problem gemeinsam mit dir lösen.
Welche Anbieter gibt es?
Je nach Branche gibt es unterschiedliche Anforderungen an ein online Kassensystem. Beispielsweise gibt es Systeme speziell für den Einzelhandel, Friseure oder Gastronomen. Daher gibt es unterschiedliche Lösungen und natürlich auch Anbieter, die Modelle mit passenden Funktionen verkaufen.
Unternehmer, die ein für sie passendes Kassensystem einsetzen, sparen Zeit und Kosten und verbessern ihre Kundenbindung. Daher ist die Auswahl des richtigen Anbieters ein wichtiger Punkt.
Nachfolgend listen wir dir die derzeit auf dem Markt gängigen online Kassensysteme auf. So kannst du dir einen ersten Überblick verschaffen:
All diese Anbieter verkaufen online Registrierkassen, die im Browser oder einer Registrierkassen-App laufen. So kannst du deinen vorhandenen PC oder dein Smartphone verwenden und benötigst keinerlei zusätzliche Hardware, außer einen Drucker.
Im Internet findest du sehr viele detaillierte Informationen. Auch sind Erfahrungsberichte von bisherigen Käufern und Usern zu den einzelnen Anbietern sehr hilfreich. Hole dir umfangreiche Hintergrundinformationen für deine Entscheidung. Denn nur so kannst du wirklich herausfinden, welches System das beste für dich ist.
Welche Kosten kommen auf mich zu?
Die Kosten eines online Kassensystems fallen unterschiedlich aus. Hier kommt es unter anderem auf die Branche des Unternehmens an. Ein Restaurant hat zum Beispiel deutlich andere Anforderungen an eine Kasse, als ein Ladengeschäft.
Du kannst unterscheiden zwischen Hardware-Kosten und den monatlich fortlaufenden Kosten. Die folgenden Anschaffungen gelten als wesentlich oder dringend empfohlen für kleine bis mittlere Unternehmen.
Deine Kosten im Überblick
- Touchscreen
- Kassenlade
- Belegdrucker
- Kartenterminal
Hier kommen Gesamtkosten zwischen mindestens 360 € und als Maximum für den Premium-Bereich etwa 3.000 € auf dich zu.
Neben der notwendigen Hardware gibt es optionale Ausstattungen und Zubehör, die nur für bestimmte Unternehmen relevant sind, wie ein Kartenleseständer und ein Küchendrucker. Dazu gibt es ebenfalls unterschiedliche Kosten, die anfallen.
Moderne Kassensystem-Software läuft nicht selten auch über einen Touchscreen. Dazu kannst du folgende Hardware verwenden:
- Touchscreen-PC-Monitore inklusive Festplatte (Kosten: ab 840 €)
- Benutzerdefinierte Displays (Kosten: bis zu 3.220 €)
- iPads (Kosten: ab 379 €)
- Android-Tablets (Kosten: ab 99 €)
Auch hier kannst und solltest du gut überlegen, welche Hardware du wirklich brauchst.
Tablet als Kasse: Taugt das was?
iPads und andere Tablets kannst du mithilfe eines Tabletständers an der jeweiligen Verkaufsstelle positionieren. Ein Tabletständer erhältst du bereits ab 70 €.
Du kannst natürlich auch einen Windows-PC oder Mac-Computer verwenden, der keinen Touchscreen hat. Dies funktioniert aber nur, wenn du zusätzlich einen Barcodescanner, eine Maus und eine Tastatur nutzt. Einen iMac bekommst du in der Regel (ab 1.299 €) inklusive Tastatur und Maus. Alternativ kannst du auch zu einem MacBook Air (ab 1.249 €) greifen.
Windows-PCs sind vergleichsweise günstiger und kosten dich nur circa 350 €, ebenfalls inklusive Tastatur und Maus.
Wenn du viel mobil bist, solltest du jedoch in jedem Fall zu einem Tablet oder Smartphone greifen.
Welche Gesetze sind zu beachten?
Seit dem 01.01.2020 gelten mit dem § 146a Abgabenordnung neue Regeln für jedes online Kassensystem. Die Bundesregierung hat die Verordnung bereits im Herbst 2017 auf den Weg gebracht.
Jeder Nutzer einer online Kasse ist verpflichtet, unmittelbar einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde muss diesen Beleg allerdings nicht mitnehmen.
Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Datum des Beleges und den Zeitraum sowie die Nummer der Transaktion
- Informationen zur Anzahl und der Art der Waren oder Dienstleistung
- Das Bruttoentgelt sowie der Umsatzsteuersatz
- Seriennummer des Kassensystems oder der TSE
Hierfür kannst du einen Antrag an dein zuständiges Finanzamt stellen, sofern der Grund für eine sogenannte „sachliche oder persönliche Härte“ vorliegt.
Seit Oktober 2020 darfst du grundsätzlich nur noch zertifizierte Kassensysteme benutzen.
Diese müssen Folgendes aufweisen:
- ein Sicherheitsmodul (hier erfährst du mehr zur TSE)
- ein Speichermedium
- eine digitale Schnittstelle.