Ladenbesitzer werden jedes Jahr vor neue Herausforderungen gesetzt, die Datenkasse Backups immer wichtiger machen. Schon seit 2017 ist das tägliche Kassensturz-Protokoll mit Zählliste für alle Gewerbe mit offener Ladenkasse Pflicht. Fordern tut der Gesetzgeber die elektronische Registrierkasse zwar nicht, aber durch die immer neuen Vorgaben und den Trend der Digitalisierung rüsten immer mehr Ladenbesitzer auf.
Seit diesem Jahr sind Datenkasse Backups noch viel wichtiger, als je zuvor. Wer nämlich letztes Jahr die Auflistung aller Zahlen noch vor sich her geschoben hat, muss seine Arbeitsweise seit Januar ändern. Das Finanzamt kann nämlich ohne Ankündigung eine Kassennachschau durchführen – wer Datenkasse Backups erstellt hat, ist hierbei stark im Vorteil.
Elektronische Registrierkassen erleichtern Ladenbesitzern und Angestellten nicht nur den Arbeitsalltag, sie sind auch in der Lage Datenkasse Backups zu erstellen und über einen unbegrenzten Zeitraum zu archivieren. Was früher unangenehme Kleinstarbeit war, ist heute dank moderner Technik mit nur einem Mausklick nötig. Das erleichtert einem nicht nur das Leben, sondern kann auch vor einigen Unannehmlichkeiten schützen. Schon bei kleinen Beanstandungen kann das Finanzamt nämlich direkt zur Außenprüfung übergehen. Wurden Einnahmen nicht ordnungsgemäß dokumentiert, kann es zu Zuschätzungen und somit Steuernachzahlungen kommen. Backups Datenkasse schützen vor all dem Ärger.
Anforderungen für Datenkasse Backups
Doch welche Anforderungen müssen Datenkasse Backups eigentlich erfüllen? Besonders wichtig ist der sogenannte Z-Bon, den eine Kasse nach dem täglichen Kassenabschluss ausdrucken können muss. Gleichzeitig muss sich ihr Bestand auf null setzen. Der Z-Bon beinhaltet alle Informationen, die für Datenkasse Backups wichtig sind: Geschäftsname, Datum und Uhrzeit, die Bruttoeinnahmen des Tages, die vom System vergebene Z-Bon-Nummer, die Auflistung von Stornierungen und die Bestätigung der Rücksetzung auf Null.
Die meisten Registrierkassen können Datenkasse Backups erstellen. Welche der vielen auf dem Markt erhältlichen Systeme das richtige für einen ist, ist Geschmackssache. Die Registrierkasse von helloCash beispielsweise ist bestens auf diese Art von Backups geeignet. Datenkasse Backups können gespeichert und von jedem Gerät aus über den Server wieder aufgerufen werden.
Grundsätzlich gilt, dass jede Einnahme oder Ausgabe von der Kasse registriert werden muss. die Z-Bons müssen anschließend für eine Kontrolle des Finanzamts gut aufbewahrtw erden – bei einer Prüfung darf keiner der Bons fehlen. Wer sich Schreib- und Rechenärger sparen will, sollte spätestens jetzt zur elektronischen Kasse greifen.
Ab dem 1. Januar 2010 gibt es dann wieder Neuerungen, bei der Registrierkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Außerdem können dann alle Kassenarten ohne vorherige Ankündigung überprüft werden. Die Lückenlose Aufzeichnung ist also umungänglich – die elektronische Registrierkasse wird es über kurz oder lang wohl auch.