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helloCash: der Allrounder der Kassensysteme

helloCash bietet elektronische Registrierkassen zum Monatspreis als Cloudlösung an. Das Kassensystem ist gesetzkonform sowohl in Deutschland als auch in Österreich. Die Cloudlösung ermöglicht mobiles Arbeiten von überall: Im Browser kann sie plattformunabhängig auf jedem Gerät wie Android oder iOS eingesetzt werden.

Was die Kassen von helloCash genau sind, welche Funktionen dir zur Verfügung stehen und wie viel sie kosten, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist helloCash?

helloCash ist der Allrounder unter den Kassensystemen: Plattformunabhängig lässt sich das System mobil wie stationär auf allen Geräten einsetzen. Dank individueller Einstellungen erfüllen sie zudem branchenspezifische Anforderungen.

In Deutschland wie in Österreich nimmt helloCash die gesetzlichen Bedingungen ernst, z. B. die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) oder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Da es sich bei den helloCash-Systemen um eine Cloudlösung handelt, werden diese regelmäßig aktualisiert – auch im Falle von Gesetzesänderungen. Auf diese Weise entsprechen sie stets den geltenden Verordnungen; als Kunde musst du dich nicht selbst darum kümmern.

helloCash bietet eine 30-tägige Testphase an, während der du alle Premium-Features ausprobieren kannst. Entgegen anderer Abo-Modelle verlängert sich diese Testphase nicht automatisch, d. h., dass auf dich keine unerwarteten Kosten zukommen. Allerdings solltest du die Testphase nicht für deinen Echtbetrieb verwenden – erstellte Rechnung werden nach dem Ablauf der Testphase nicht übernommen und gehen verloren. Dadurch verletzt du die 10-jährige Aufbewahrungspflicht deiner Protokolle und Rechnungen.

Welche Unterschiede gibt es in Deutschland?

helloCash begann in Österreich und expandierte auf den deutschen Markt. Ursprünglich auf die gesetzlichen Anforderungen Österreichs ausgelegt, passte das Team seine Kassen auch an die deutsche Gesetzeslage an. Dabei profitierten sie von ihrer langjährigen Erfahrung im Bereich Registrierkassen.

Die RKSV und die KassenSichV ähneln sich zwar, dennoch bringt die KassenSichV die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) mit sich. Diese sorgt für einzigartige Signaturen auf Basis der Blockchain-Technologie. Damit sollen digitale Aufzeichnungen in Unternehmen vor Manipulation geschützt werden. Die TSE gibt es als externe, interne, LAN-Hub- oder Cloudlösung. Bei den helloCash-Kassensystemen kann sie direkt dazu gebucht werden.

Pro Jahr kostet die TSE 99,- € (exkl. MwSt.); die Laufzeit beträgt mindestens ein Jahr und kann jährlich gekündigt werden. Ohne TSE sind elektronische Registrierkassen seit dem 1. Januar 2020 nicht mehr rechtskonform – ob bei helloCash oder einem anderen Anbieter gekauft, eine TSE solltest du in Deutschland zwingend verwenden.

Welche Basisfunktionen besitzen die Registrierkassen von helloCash?

Die Kassensysteme von helloCash besitzen zahlreiche Funktionen, die in 3 Bereiche gegliedert sind: „Überblick und Rechnungstellung“, „Analyse und Statistiken“ sowie „Sicher und gesetzeskonform“.

Überblick und Rechnungstellung

  • Onboarding Tours mit zahlreichen Anleitungen und Videos zum Umgang mit der Registrierkasse
  • Kassabuch mit einem Überblick der Einnahmen und Ausgaben
  • Importfunktion für Artikel, Kunden oder Mitarbeiter aus bereits bestehenden Systemen
  • Artikel sortieren per Drag&Drop-Funktion
  • individuelle Angebote für Kunden und Rabatte für Stammkunden erstellen
  • Lieferscheine anlegen
  • Online-Kalender für Terminbuchungen

Analyse und Statistiken

  • Rechnungsübersicht mit offenen und bezahlten Rechnungen
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Datenexport
  • interaktive Statistiken

Sicher und gesetzeskonform

  • individuelle Konfiguration für verschiedene Branchen
  • Cloud-basiert: mobil, plattformunabhängig und mit kontinuierlicher Internetverbindung stets aktuell
  • hohe Datensicherheit dank derzeitiger Sicherheitsstandards
  • RKSV-, KassenSichV- und GoBD-konform
  • DSGVO-konform

Die helloCash-Registrierkassen sind ohne Installation sofort einsatzbereit. Einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.

Welche Preismodelle bietet helloCash?

helloCash stellt 4 verschiedene Preismodelle bereit, eines davon sogar fast kostenlos: Gratis, Medium, Premium und Gastro. In Deutschland wird keine Servicegebühr erhoben, in Österreich dagegen muss ab dem 2. Jahr eine variierende Gebühr beglichen werden, je nach gewähltem Modell. Je teurer das Modell, desto geringer fällt die jährliche Servicegebühr aus.

Das Modell kann jederzeit verändert werden: Wenn das Gratis- oder Medium-Modell deinen Bedürfnissen nicht mehr entspricht, kannst du sofort auf das Premium- oder Gastro-Modell wechseln – natürlich auch andersherum vom z. B. Premium- auf das Gratis-Modell!

Die 4 Modelle dieses Anbieters sind dabei besonders für Betriebe mit vielen Mitarbeitern attraktiv, weil sich die Kosten nicht aufgrund der Mitarbeiteranzahl erhöhen, sondern stets gleich bleiben. helloCash rechnet nach der Anzahl der Funktionen ab, nicht anhand derjenigen, die das System verwenden. Wenn dein Unternehmen wächst, fallen also keine höheren Gebühren an. Stattdessen zahlst du jeden Monat dasselbe.

Für Einsteiger: das Gratis-Modell

In Österreich beträgt die Servicegebühr für das Gratis-Modell 29,90 € jährlich. Diese Gebühr wird ab dem 2. Jahr fällig. Die deutschen und österreichischen Kassen enthalten die folgenden Funktionen:

  • alle Basisfunktionen
  • Tagesabschluss als Bondruck
  • individuelles Layout für deine Belege
  • kostenloser E-Mail-Support
  • Online-Shop für den Online-Verkauf deiner Artikel und Dienstleistungen
  • Newsletter, mithilfe dessen du Kunden über Neuigkeiten informieren kannst
  • individuelle, länderspezifische Steuersätze für deine Produkte

Fazit: Das Gratis-Modell eignet sich vor allem für den sparsamen Geldbeutel oder als Einsteigermodell. Für wenig Geld bekommst du hier ordentliche Funktionen, die dir deinen Geschäftsalltag erleichtern.

Für Durchstarter: das Medium-Modell

Das Medium-Modell kommt mit allen Funktionen des Gratis-Modells; im Gegensatz dazu ist es jedoch nicht kostenfrei.

Das Medium-Modell bietet die nachstehenden Funktionen:

  • alle Funktionen des Gratis-Modells
  • kostenloser Telefon-Support
  • Belege ohne helloCash-Logo
  • helloCash-App für Android- und iOS-Geräte bringt einen Überblick über die Kassa und druckt Bons unterwegs mithilfe eines Bluetooth-Druckers; downloadbar im Google Play Store und AppStore
  • Schnellbonier-Funktion, mit der du Rechnungen noch schneller erstellst
  • Tagesabschluss per PDF statt nur Bon möglich
  • individuelle Zahlungsarten mit dem SumUp-Kartenterminal: Kreditkarten wie VISA, American Express, Mastercard und kontaktlos mit Google Pay und Apple Pay; bei Bankomatkarten fallen pro Transaktion 0,95 % Gebühren an, bei Kreditkarten 2,50 %
  • Gutscheine verwalten möglich

Fazit: Das Medium-Modell bringt dein Unternehmen auf die nächste Stufe: Kleinunternehmer bekommen Belege ohne helloCash-Werbung, können Kunden zahlreiche Zahlungsmittel anbieten oder mit Gutscheinen und attraktiven Angeboten das Kauferlebnis ihrer Kunden erweitern.

Komfort+ für Unternehmer: das Premium-Modell

Das Premium-Modell kommt mit noch mehr Funktionen, die deinen Geschäftsalltag grundlegend verändern können.

Das Medium-Modell enthält umfassende Leistungen:

  • alle Leistungen des Medium-Modells
  • Tagesabschluss wird automatisch generiert
  • detaillierter Monatsabschluss
  • Artikel verwalten mit der Warenwirtschaft- und Inventur-Funktion
  • beschleunigte Artikelsuche dank Schnittstelle zum Barcodescanner
  • Mitarbeiter-Berechtigungssystem, mithilfe dessen der Zugriff auf die Kassa-Funktionen eingeschränkt wird – vor allem bei vielen Mitarbeitern von Vorteil
  • Export in Buchhaltungsprogrammen per CSV-Files
  • Überblick über den Warenbestand mit der Inventurliste
  • personalisierte Oberfläche mit eigenen Bildern für deine Artikel oder Dienstleistungen
  • Zeit sparen mit dem Sammeldruck von Rechnungen
  • kompletter Kassabuch-Export für den Steuerberater oder zur externen Datensicherung
  • Belegversand zusätzlich per WhatsApp für einen erhöhten Kundenkomfort

Fazit: Das Premium-Modell lohnt sich vor allem für Kleinunternehmer, die den Zugriff ihrer Mitarbeiter auf das Kassensystem einschränken wollen. Außerdem bietet es zahlreiche Funktionen, die Zeit sparen – so bleibt dir mehr Zeit für das Unternehmen, die Mitarbeiter und Kunden.

Eigens für Gastro-Betriebe: das Gastro-Modell

Das Gastro-Modell richtet sich speziell an Gastronomiebetriebe: Es enthält alle Premium-Leistungen und darüber hinaus Funktionen, die besonders für z. B. Restaurants relevant sind.

Die folgenden Funktionen sind im Gastro-Modell enthalten:

  • alle Premium-Leistungen
  • Tisch-Übersicht mit mehreren Bereichen
  • geteilte Rechnungen für getrennte Zahlungen bei z. B. Tischgesellschaften
  • zeitsparender, individueller Bestellablauf

Fazit: Das Gastro-Modell ist, wie der Name vermuten lässt, speziell für Gastronomiebetriebe entwickelt worden. Mit allen Premium-Funktionen zuzüglich weiterer Leistungen für die Branche bietet es das perfekte Modell für Gastro-Unternehmer.

Mit welchen Geräten sind die helloCash-Registrierkassen kompatibel?

helloCash ist plattformunabhängig: Ob Smartphone, Tablet oder Laptop, mit einem beliebigen Browser lässt sich das Kassensystem verwalten. Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und in Echtzeit synchronisiert – auf diese Weise stehen dir zu jeder Zeit alle Daten zur Verfügung. Inzwischen steht sogar der Sprachassistent Alexa bereit, um deine Fragen zu beantworten, z. B. „Alexa, wie hoch ist mein heutiger Tagesumsatz?“.

Die Voraussetzung dafür ist allerdings eine stets aufrechte Internetverbindung – an Orten ohne Netz kannst du die elektronischen Registrierkassen von helloCash nicht einsetzen.

In welchen Branchen lohnt sich helloCash?

Die elektronischen Registrierkassen eignen sich für stationäre wie mobile Betriebe. Dank der Kompatibilität auf allen Geräten wie Tablets oder Smartphones bringst du deinen Point of Sale zum Kunden. Dadurch werden insbesondere Friseure, Beauty-Unternehmen wie Nagel- und Kosmetikstudios, Fußpfleger, Masseure und weitere Dienstleistungen angesprochen. Stationär eignen sich die Kassen von helloCash aber auch für den Einzelhandel oder mit dem Gastro-Modell besonders für Gastronomiebetriebe.

Insgesamt profitieren alle Unternehmer, die eine rechtskonforme, elektronische Registrierkasse verwenden möchten.

Wer steckt hinter helloCash?

helloCash haben die beiden Gründer Anna und Laurenz aufgesetzt. Anna ist heute für die Leitung und Expansion tätig, Laurenz für das Finanzwesen. Tatkräftige Unterstützung erhalten sie von Daniel (Leitung Entwicklung), Martin (TDM), sowie Mario, (Backend-Entwicklung). Schwanzwedelnden Beistand bringt der Kundenzufriedenheitsmanager Balu in die Büros.

Besuche die Kassensystem-Suchmaschine, um weitere Registrierkassen-Anbieter miteinander zu vergleichen.

kostenlose Registrierkasse

Kostenlose Registrierkasse: Die besten Registerkassen in 2018

Kostenlose Registrierkasse

Heute haben wir die besten auf dem Markt erhältlichen Registerkassen überprüft. Registrierkassen können so viel mehr, als nur eine Rechnung ausstellen. Einige von ihnen können sogar als All-in-One-Business-Lösung verwendet werden. Wir haben die Funktionen hervorgehoben, die bei den Benutzern am beliebtesten sind, um dir die Kaufentscheidung zu erleichtern. Am Ende haben wir sogar 2 völlig kostenlose Kassen hinzugefügt.

(more…)
Registrierkassen: Definition, Arten, Anbieter

Registrierkassen: Definition, Arten, Anbieter

Man hört und liest viel über Registrierkassen, aber was versteht man genau unter dem Begriff „Registrierkasse“, welche Arten von Registrierkassen gibt es und wer bietet konforme Kassenlösungen an?

 

Im Folgenden haben wir für dich die wichtigsten Informationen zum Thema „Registrierkassen“ zusammengestellt.

Du hast keine Zeit? Hier das Wichtigste in Kürze

Was ist eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse gilt als elektronisches Aufzeichnungssystem und sorgt unter anderem für eine ordnungsgemäße Belegerstellung.

Ist eine elektronische Registrierkasse Pflicht?

Nein. Grundlegend sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Du kannst daher frei entscheiden, ob du eine offene Ladenkasse oder eine elektronische Kasse nutzen willst.

Welche Alternativen gibt es?

Es gibt heutzutage viele Alternativen zur elektronischen Kasse. Das Angebot an innovativen Kassensystemen, die dir bei der Optimierung deiner Geschäftsprozesse helfen, wächst stetig.

Wo liegen die Vor- und Nachteile einer Registrierkasse?

Vorteile:

  • Hohe Effizienz
  • Sichere Aufbewahrung des Geldes
  • Fehlerquellen werden minimiert
  • Strukturierte Auswertungen möglich
  • Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten rechtssicher

 

Nachteile:

  • Hoher Papierverbrauch
  • Hoher Preis
  • Teilweise komplex in der Bedienung

Definition der Registrierkasse

Je nach Quelle, Gesetzestext und Land fällt die Definition einer Registrierkasse ein bisschen anders aus, aber es sind sich alle einig, dass es sich bei Registrierkassen um elektronische Aufzeichnungssysteme handelt, die bei Verkäufen von Waren und Dienstleistungen die Bargeldumsätze mittels Datenspeicherung festhalten und die dazugehörigen Belege erstellen.

Anforderungen an Registrierkassen

In Österreich werden die technischen Anforderungen an die Registrierkasse durch die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt, während in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ausschlaggebend sind.

 

Aus diesen Texten geht zusammenfassend hervor, dass eine gesetzeskonforme Registrierkasse  fähig sein muss, die einzelnen Bareinnahmen zu dokumentieren, konforme Belege zu erstellen und zu drucken, die Einnahmen aufzusummieren und ein Datenerfassungsprotokoll zu führen. Außerdem muss die Kasse manipulationssicher sein, was bedeutet, dass es nicht möglich sein darf, dass die  erfassten Daten im Nachhinein verändert, ersetzt oder überschrieben oder von Unbefugten manipuliert werden können.

Die verschiedenen Arten von Registrierkassen

Die zulässigen Registrierkassen-Arten sind vielseitig und gehören entweder zur Gruppe der geschlossenen oder offenen Kassensysteme:

 

Geschlossenes Kassensystem: 

Bei dieser Registrierkasse handelt es sich um Kassensysteme, bei denen die Kassensoftware und die Zusatzfeatures schon in der Kasse integriert sind. Diese Lösung ist meist ziemlich kostspielig und eignet sich vor allem für Großbetriebe, die innerhalb kurzer Zeit viele Artikel verkaufen und wo es schnell gehen muss. Diese Kassensysteme sind oft auch über Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen wie Bestellungen, Lagerbestand, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Mitarbeiterverwaltung verbunden.

 

Offenes System / PC-Kassen: 

Die Kasse besteht aus einer Kassenhardware (Computer, Tablet oder Handy) und einer Kassensoftware sowie zusätzlichen Peripheriegeräten wie beispielsweise Bildschirm, Drucker, Kartenlesegerät oder Scanner. Die Kassensoftware kann hierbei auch webbasiert sein, das heißt, der Kassennutzer loggt sich bei übers Internet in seine Kasse ein. Idealerweise erleichtert die Software auch hier den Geschäftsalltag durch interessante Zusatzfunktionen wie die Verwaltung der Artikel, Kunden und Mitarbeiter oder gar der Belegversand per WhatsApp.

Registrierkassen Funktion: So funktioniert eine elektronische Registrierkasse

Eine elektronische Registrierkasse lässt dich Kassiervorgänge auf unterschiedliche Weise erfassen. Du kannst entweder den Preis deiner Dienstleistung bzw. deines Produkts eingeben oder eben die vorher angelegte Artikelnummer.

 

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, den Vorgang durch einen Handscanner zu vereinfachen. Sobald du dann alle Artikel bzw. Dienstleistungen via Registrierkasse aufgenommen hast, wird ein Gesamtbetrag ermittelt. Diesen muss der Kunde dann begleichen. 

 

Ein Vorteil von neuen Kassensystemen ist, dass du ganz bequem neue Zahlungsmöglichkeiten wie z. B. Google Pay oder Apple Pay anbieten kannst, ohne großartig viel neue Hardware kaufen zu müssen.

 

Aber zurück zur Funktionsweise der Registrierkasse: Nachdem dein Kunde dir das Geld übergeben hat, tippst du den erhaltenen Betrag in die Kasse ein. Anschließend öffnet sich die Geldschublade und zeigt je nach erhaltenem Geldbetrag einen Betrag für das auszugebende Wechselgeld an.

 

Viele elektronische Registrierkassen können auch Zahlungen via EC- oder Kreditkarte verarbeiten. Der Umstieg auf ein modernes Kassensystem lohnt sich aber trotzdem. Denn viele aktuelle Kassensysteme bieten dir zusätzliche Funktionen zur Prozessoptimierung. 

Zum Beispiel:

  • Regelmäßige Updates

Regelmäßige Updates sorgen für eine sichere und vor allem nachhaltige Instandhaltung deiner Kasse. Du musst dir daher nicht extra neue Hardware kaufen.

  • Übersichtliche Auswertungen

Mit smarten Auswertungen verschaffst du dir schnell und einfach einen Überblick über deine Umsätze und Kosten. 

  • Innovative Kundenverwaltung

Daten sind Gold wert. Mithilfe eines innovativen Kassensystems kannst du schnell Kundendaten erfassen und diese auch verwalten. So lernst du deine Zielgruppe automatisch besser kennen und kannst praktische Marketingmaßnahmen ergreifen.

  • Einfache Kartenzahlung

Die Zahlung mit Karte wird immer beliebter. Mit einem neuen Kassensystem können deine Kunden bequem mit Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay bezahlen.

  • Clevere Gutscheinverwaltung

Gutscheine sind ein großartiges Mittel, um Kunden langfristig zu binden. Viele Kassensystem-Anbieter (z. B. helloCash) setzen auf eine integrierte Gutscheinverwaltung, um deine Kundenbeziehungen nachhaltig zu verbessern.

  • Individuelle Einstellungsmöglichkeiten

Dank individueller Möglichkeiten zur Konfiguration kannst du dein Kassensystem perfekt an dein Unternehmen anpassen.

  • App

Kassensysteme laufen mittlerweile auch über eine App, die du auf beliebig vielen Geräten (z. B. iPad oder iPhone) installieren kannst.

  • Plattformunabhängigkeit

Ob Browser, PC, Laptop oder auf mobilen Geräten: Moderne Kassensysteme laufen plattformunabhängig.

Wichtig beim Betrieb von Registrierkassen: Bedienungsanleitung aufbewahren

Bei der Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse musst du unbedingt darauf achten, die Bedienungsanleitung aufzubewahren. So stellst du sicher, dass du bei Fragen immer ein Dokument zur Hand hast, auf das du zurückgreifen kannst.

 

Denn eine Bedienungsanleitung sagt viel über die technischen Voraussetzungen deiner Kasse aus. Auch Handbücher und Wartungsprotokolle solltest du sorgfältig nach Datum ablegen, damit du im Falle einer Störung direkt weißt, was als letztes gemacht wurde. 

 

Es mag nur ein Stück Papier sein – aber die Bedienungsanleitung deiner Registrierkasse kann dir in jedem Fall viel Ärger ersparen.

Gesetzeskonforme Registrierkassen-Anbieter

Es gibt zahlreiche Kassenhersteller auf dem Markt. Um herauszufinden, welches der Beste ist, kannst du dich zum Beispiel bei anderen Ladenbesitzern aus deinem Umfeld umhören und so erfahren, mit welchem Kassensystem sie arbeiten und ob sie damit zufrieden sind. Eine andere Möglichkeit, um sich über die verschiedenen Kassenanbieter zu informieren, sind die zahlreichen Erfahrungsberichte von zufriedenen Kassennutzern.

Außerdem solltest du wissen, dass sich die meisten Kassenanbieter sich auf bestimmte Branchen und Unternehmenstypen spezialisiert haben. Um dir bei deiner Wahl zu helfen, haben auch wir verschiedene Kassenlösungen für dich getestet. Unter folgenden Links kannst du nachlesen, welche Anbieter sich besonders gut für Kleinbetriebe oder für den Einzelhandel eignen.

 

Eine gute Übersicht über Kassenanbieter findest du auch auf der Webseite der österreichischen Wirtschaftskammer, die eine Liste aller in Österreich ansässigen Anbieter von zulässigen Kassensystemen sowie Abfragemöglichkeiten nach Region zur Verfügung stellt.

Alternativen zu Registrierkassen – Wie Online-Programme dir helfen können

Der Markt im Bereich Registrierkassen verändert sich stetig. Immer neue, innovativere Modelle werden vorgestellt. Langsam aber sicher verliert die klassische elektronische Registrierkasse daher an Bedeutung.

 

Die Konkurrenz ist groß und schläft nunmal nicht. Moderne Kassensysteme bieten Unternehmen heutzutage ein weit größeres Leistungsspektrum, als die normale elektronische Registrierkasse es je könnte. Was wir damit meinen? Nun, Kassensysteme, die ans Internet angebunden sind, aktualisieren sich selbstständig.

 

Gerade hinsichtlich der gesetzlichen Änderungen, die immer wieder von Behörden erlassen werden, ist das ein riesiger Vorteil. Denn so musst du dich nicht permanent mit Gesetzen und Verordnungen herumschlagen. Die Kassensysteme werden automatisch via Update aktualisiert, sodass du jederzeit gesetzeskonform agierst. 

 

Um die Konformität deiner Kasse musst du dir mit einem innovativen Kassensystem daher keine Sorgen mehr machen. 

Fragen und Antworten zum Thema Registrierkasse

Was für eine Registrierkasse brauche ich?

Was für eine Kasse du für deine individuellen Prozesse benötigst, hängt natürlich von deinen Anforderungen ab. Im Grunde solltest du dir also im ersten Schritt Gedanken über die verschiedenen Use-Cases der Kasse machen. Um die die Auswahl aber direkt etwas einfacher zu machen, gibts hier ein paar grundsätzliche Funktionen, die deine zukünftige Kasse beinhalten muss:

 

  • Speicherung von Eingaben
  • Signaturfunktion
  • QR-Code-Funktion
  • Exportfunktion (wichtig für das Finanzamt)
  • Belegausstellung

 

Was ist eine TSE?

Die Abkürzung TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Wer eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse nutzt, muss zwingend eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung hinzufügen. Kassen, die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind, dürfen nicht mehr benutzt werden. Für alle anderen Kassen ist eine Übergangsphase bis Dezember 2022 eingerichtet worden.

 

Wo finde ich einen Vergleich zu den Registrierkassen am Markt?

Wenn du dir einen Überblick zu den einzelnen Kassensystemen am Markt verschaffen willst, legen wir dir unsere Suchmaschine ans Herz. Mit ihr kannst du die verschiedenen Systeme ganz bequem miteinander vergleichen. 

Fazit zu Registrierkassen: Moderne Kassensysteme sorgen für weit mehr als Zahlungsabwicklungen

Wir haben dir in diesem Artikel gezeigt, was eine Registrierkasse im Jahr 2021 können muss und worauf du besonders achten musst. Das Ergebnis: Gerade die Gesetzeskonformität spielt eine wichtige Rolle. Du solltest bei der Auswahl einer neuen Registrierkasse also immer darauf achten, dass sie regelmäßig vom Anbieter aktualisiert wird. Am besten nutzt du daher innovative Kassensysteme, die über das Internet automatisch neue Updates empfangen können. So sparst du dir nämlich viel Zeit für die Recherche zu neuen Gesetzen und Verordnungen. 

 

Einen guten Überblick zu den einzelnen Kassensystemen am Markt kannst du dir verschaffen, indem du unsere Suchmaschine nutzt. Mit ihr kannst du die verschiedenen Systeme ganz bequem miteinander vergleichen und das beste Kassensystem für deine individuellen Bedürfnisse finden.

was ist ein kassenbuch

Das Wichtigste in Kürze zur Frage: „Was ist ein Kassenbuch?“

In diesen Zeilen möchten wir uns mit der Frage: „Was ist ein Kassenbuch?“ beschäftigen, denn wer sein Geschäft ordnungsgemäß führen möchte, muss eine ganze Reihe von Anforderungen erfüllen, insbesondere, wenn Geld im Spiel ist. Und dazu braucht es dann eine konforme Kasse, ein Kassenbuch oder einen Kassenbericht, ein Kassenzählprotokoll und Co. Aber die wichtigste Voraussetzung, um alles richtig zu machen, ist das Wissen, was mit diesen Begriffen überhaupt gemeint ist.

Im nachfolgenden Artikel erfährst du alles über das Kassenbuch. Wir verraten dir sogar die 6 häufigsten Fehler bei der Kassenbuch-Erstellung – damit du sie nicht machst!

Das versteht man unter Kassenbuch

Wie der Name schon vermuten lässt, hat das Kassenbuch etwas mit der Kasse sowie mit der Buchführung zu tun. In der Tat werden im Kassenbuch alle Bareinnahmen und –ausgaben eines Unternehmens vermerkt. Dabei handelt es sich allerdings nicht gezwungenermaßen um ein Buch, sondern heutzutage wird das Kassenbuch meist computergesteuert erstellt. Im Idealfall liefert dir deine Kassensoftware automatisch alle Daten für einen schnellen Kassenbuch-Export.

So sieht ein ordnungsgemäßes Kassenbuch aus

Das Kassenbuch muss täglich aktuell sein und folgende Eintragungen aufweisen:

– Datum des Geschäftsvorfalls

– Belegart (Beleg oder Eigenbeleg)

– Belegnummer (fortlaufend)

– Buchungstext, aus dem ersichtlich ist, um was es sich beim Geschäftsvorfall handelt

– Umsatzsteuersatz

– Kasseneinnahme (mit Angabe des Betrags und der Währung)

– Kassenausgabe (mit Angabe des Betrags und der Währung)

– Steuerart (Umsatzsteuer oder Vorsteuer mit Angabe des Betrags)

– Kassenbestand nach Kassenschluss

Was ist ein Kassenbuch in Österreich und was ist ein Kassenbuch in Deutschland?

Es gibt keine grundlegenden Unterschiede zwischen einem Kassenbuch in Österreich und in Deutschland. So müssen auf beiden Seiten der Donau der tägliche Saldo nach Kassenschluss, laufende Belegnummern, das Datum, der Betrag der Kasseneinnahme oder Kassenausgabe, der Name des Einzahlers/Empfängers, der Zahlungsgrund sowie der Steuersatz und –betrag festgehalten werden. Natürlich müssen alle steuerrelevanten Daten auch aufbewahrt werden, damit man im Zweifelsfall die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung beweisen kann.

Ist die Kassenbuchführung Pflicht?

Die Kassenbuchführung ist für alle buchführungspflichtigen Gewerbebetriebe mit Bargeschäften Pflicht, das heißt für alle Gesellschaften und Unternehmer mit einem Umsatz über 600.000 € und/ oder einem Gewinn über 60.000 €. Alle anderen müssen ihre Bargeschäfte zumindest in einem Kassenbericht aufzeichnen.

Was ist ein Kassenbuch und was ist ein Kassenbericht?

Wie bereits erwähnt, müssen buchführungspflichtige Unternehmen jedes einzelne Bargeschäft im Kassenbuch festhalten. Wer nicht dazu verpflichtet ist, kann sich mit einem Kassenbericht begnügen. Der Unterschied besteht darin, dass im Kassenbericht zwar die Gesamtheit der tatsächlichen Bareinnahmen und -ausgaben des Tages ersichtlich sein müssen, nicht aber jeder einzelne Geschäftsvorfall. Am Ende ergibt der Kassenbericht dann eine Tageslosung, die der Summe entspricht, die durch Bargeschäfte in die Kasse gelangt sind.

So hilft dir deine Kassensoftware bei der Kassenführung

Ganz egal, ob du ein Kassenbuch oder einen Kassenbericht führen musst, eine gute Kassensoftware unterstützt dich auf alle Fälle bei der Kassenführung. So liefert dir deine Registrier- oder PC-Kasse zum Beispiel alle notwendigen und exportfähigen Daten, damit du dein Kassenbuch im Nu erstellen kannst. Wenn du dein Kassenbuch immer noch in mühsamer Handarbeit zusammenstellst, lohnt es sich bestimmt, auf eine praktische und kostengünstige Softwarelösung umzusteigen.

Warum muss ich eigentlich über meine Kasse Buch führen?

In einigen Branchen fallen immens viele Barzahlungen an. Um diese Barzahlungen transparent und übersichtlich zu halten, hat sich der Staat ein paar Vorsichtsmaßnahmen einfallen lassen – eine davon ist das Kassenbuch.

Durch die Dokumentation stellst du sicher, dass du keine Umsätze unterschlägst. Dies kann schließlich auch aus versehen passieren. Zudem ist es natürlich ein wichtiges Instrument, um Steuerbetrug offenzulegen.

Im Buch werden alle Ein- und Auszahlungen schriftlich oder digital festgehalten. Es werden sozusagen beide Posten in Kontoform gegenübergestellt, sodass am Ende ein Saldo gebildet werden kann. So findest du heraus, wie viel Geld sich wirklich in der Kasse befindet. Gerade beim Jahresabschluss ist der Saldo ein wichtiges Instrument. 

Um die verschiedenen Salden zu belegen, solltest du alle Kassenbelege an einem sicheren Ort (und vor allem regelkonform) aufbewahren.

Warum es sich lohnt, Umsätze regelmäßig festzuhalten

In erster Linie klingt die Führung eines Kassenbuchs nach Aufwand. Jedoch sparst du dir durch das Kassenbuch auch eine Menge Ärger mit dem Finanzamt. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU), in denen häufig mit Bargeld gearbeitet wird, profitieren vom Führen eines Buchs. Denn hierdurch können Unternehmen eine transparente Übersicht der Bargeld-Posten im Unternehmen erhalten.

Wir raten dir daher unbedingt zur Führung eines Kassenbuches. Sieh es als eine Art Tagebuch, indem du notfalls nachschlagen kannst, wenn mal etwas unklar sein sollte.

Die Pflichten im Überblick

  • Unternehmen mit Handelsregistereintrag müssen ein Kassenbuch führen
  • Unternehmen, die zur Bilanzierung und doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen ein Kassenbuch führen
  • Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb haben, müssen ein Kassenbuch führen

Kassenbuch Glossar – Wichtige Begriffe

Es kann schwierig sein, bei all den Begriffen den Überblick zu behalten. Gerade weil viele dieser Begriffe auch aus Gesetzestexten kommen – hier ist Komplexität ja sowieso vorprogrammiert. Wir haben dir daher nachfolgend ein paar wichtige Begriffe aufgelistet und erklären dir, was sie bedeuten.

  • Kassenbuch

Hier hältst du alle Geschäftsvorfälle deines Unternehmens fest, die mit Bargeld abgewickelt wurden.

  • Registrierkasse

Erfassungsgerät, das den Umsatz vom Bargeld abrechnet und einen Beleg darüber erstellt. Zudem kommt eine Registrierkasse in der Regel immer dann zum Einsatz, wenn Waren oder Dienstleistungen verkauft werden.

  • Barkasse

Als Barkasse wird ein konkreter Gegenstand bezeichnet. Mit dem Inhalt der Barkasse können z. B. kleinere Ausgaben realisiert werden.

  • Kasse

Alle Ein- und Auszahlungen fallen unter den eher abstrakten Begriff „Kasse“.

Wie mache ich Korrekturen im Kassenbuch?

Da wir alle Menschen sind, sind Fehler beim Führen des Kassenbuchs vorprogrammiert. Aber wie geht man damit um? Grundsätzlich gilt, dass Fehler in analog geführten Kassenbüchern weitaus schwerer zu korrigieren sind, als in digitaler Form. In digitalen Kassenbüchern, haben Fehler nämlich kaum noch eine Chance, da das System immer direkt abgleicht, welche Geschäftsvorfälle getätigt wurden.

Fehler im analogen Kassenbuch zu berichtigen ist aus verschiedenen Gründen etwas unangenehm. Bei einer Betriebsprüfung schauen die Prüfer hier nämlich gerne genauer hin – und nehmen sich etwas mehr Zeit für dein Unternehmen.

Korrekturen im Kassenbuch kannst du folgendermaßen vornehmen:

  • Markiere die fehlerhafte Buchung
  • Achte jedoch unbedingt darauf, dass der Eintrag weiterhin lesbar ist
  • Erstelle einen neuen Eintrag
  • Eine Änderung muss für Dritte immer zu 100 % nachvollziehbar sein

Wenn du mit einer Software arbeitest, gelten natürlich die gleichen Regelungen. Buchungen darfst du also in keinem Fall einfach so löschen. Die Nachvollziehbarkeit muss jederzeit gegeben sein. Sonst wird die Betriebsprüfung schnell zum Horror.

Typische Fehler, die du bei der Führung des Kassenbuchs vermeiden solltest

Keine Sorge. Du bist nicht der einzige Unternehmer, der ein Kassenbuch führen muss. Wir zeigen dir, welche klassischen Fehler du auf jeden Fall vermeiden solltest.

  • Kassenbuch im Nachhinein ändern

Wie bereits erwähnt, solltest du dein Kassenbuch nicht im Nachhinein ändern. Und falls du Korrekturen durchführst, müssen sie zu 100 % nachvollziehbar sein.

  • Belege nicht im Kassenbuch hinterlegen

Oft vergessen Unternehmer, Belege direkt im Kassenbuch zu hinterlegen. Wenn du noch analog arbeitest, solltest du Rechnungsbelege immer in deinem Kassenbuch sammeln. Nur so kannst du Ausgaben und Einnahmen auch wirklich beweisen.

  • Keine regelmäßige Zählung durchführen

Du musst deinen Kassenbestand regelmäßig zählen. Egal, wie sorgfältig du dein Kassenbuch führst.

  • Zahlungsein- und ausgänge nicht richtig buchen

Einer der häufigsten Fehler ist es, die Eingänge und Ausgänge von Zahlungen nicht richtig zu buchen. Achte vor allem darauf, dass du Einzahlungen vom Geschäftskonto sowie Privatentnahmen im Kassenbuch festhältst.

  • Zeilen freilassen

Viele Unternehmer möchten das Kassenbuch extra ordentlich führen und lassen dementsprechend zwischen den einzelnen Posten eine Zeile frei. Diesen Fehler solltest du unbedingt vermeiden, denn ein solches Freilassen von Zeilen wird mit einer Ordnungswidrigkeit bestraft. Warum? Nun, in die freigelassenen Zeilen könntest du nachträglich Dinge eintragen.

  • Saldobestände nicht regelmäßig abgleichen

Wenn du deine Salden nicht regelmäßig prüfst, kommt es zu Abweichungen und letztendlich zu Fehlern. Auch hier beträgt die Aufbewahrungspflicht insgesamt 10 Jahre – du solltest also dafür sorgen, dass dein Kassenbuch sowie alle dazugehörigen Belege mindestens 10 Jahre sicher verwahrt werden. Gerade bei Belegen musst du daher auf eine gute Beschaffenheit achten.

Fazit zu: Das Führen eines Kassenbuchs sorgt für Transparenz

Wir haben dir in diesem Artikel gezeigt, warum es Sinn macht ein Kassenbuch zu führen. Gerade die 6 häufigsten Fehler solltest du vermeiden, wenn du dein Kassenbuch ordentlich führen möchtest. Denn Betriebsprüfer kennen im Normalfall keine „Entschuldigung“. 

Eine moderne Kassensoftware kann dir bei der ordnungsgemäßen Erstellung deiner Buchhaltung in jedem Fall helfen. So sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern vermeidet auch lästige Fehler, die im schlimmsten Fall zu einer detaillierten Betriebsprüfung führen.

Du solltest dich also in erster Linie ganz genau über die verschiedenen Fallstricke hinsichtlich der Kassenbuch-Erstellung informieren. Zudem macht es Sinn, von analoger Arbeit auf digitale Arbeit umzusteigen – denn hier passieren weniger Fehler und der Prozess optimiert sich von ganz allein.

Hast du schon mal daran gedacht, die Erfassung von Zahlungen zu automatisieren? Ein innovatives Kassensystem kann dir dabei helfen. Es ist jedoch nicht immer einfach, sich einen Überblick zu den verschiedenen Funktionen eines Kassensystems zu machen. In diesem Fall hilft dir unsere Suchmaschine dabei, ein Kassensystem zu finden, das zu 100 % zu dir passt.

kassenführung

Wer muss eine Kasse führen? Ein Überblick zum Thema Kassenführung

Kassenführung – ja oder nein? Diese Frage stellt sich so ziemlich jeder werdende Unternehmer? Kassenführung ist Pflicht, aber nicht für jeden, der sein eigenes Gewerbe führt. Auf einige trifft die Regelung nämlich nicht zu: Diejenigen, die keine Bargeldeinnahmen haben. Für alle anderen gilt die Kassenführungspflicht.

Wer muss eine Kasse führen?

Hört sich vielleicht kompliziert an, ist es aber eigentlich gar nicht. Gut, diejenigen, die Bargeldeinnahmen haben, müssen eine Kasse führen. Doch welche Gewerbe haben denn Bargeldeinnahmen?

Bargeld wird in fast allen Geschäften eingenommen, die Produkte anbieten. Nehmen wir mal einen Supermarkt. Dort wird hauptsächlich bar oder per Karte bezahlt. Dass Lebensmittel auf eine Rechnung geschrieben und nach dem Einkauf eingereicht werden, ist unwahrscheinlich. Für diese Betriebe ist die Kassenführung daher Pflicht.

In Geschäften wie zum Beispiel einem Friseursalon geht es um etwas höhere Beträge. Dort wird meist per EC-Karte bezahlt. Für günstigere Schnitte zückt der Kunde hingegen gerne das Bargeld. Daher gilt auch für dieses Geschäft die Kassenführungspflicht.

Wer muss eine Kasse führen? Geschäfte, die Bargeld einnehmen.

Nun nehmen wir zum Vergleich mal einen Elektrotechniker. Dieser arbeitet und schickt nach Fertigstellung des Projekts eine Rechnung. Anschließend bezahlt ihn der Auftraggeber per Überweisung. Eine Kassenführung benötigt der Elektrotechniker daher nicht.

Wer muss eine Kasse führen? Diese Frage haben wir nun beantwortet: Geschäfte mit Bargeldeinnahmen. Doch trotz dessen muss sich jeder Freiberufler und Geschäftsführer bewusst sein, dass ihn dies nicht von seiner Aufzeichnungspflicht erhebt. Aufzeichnungspflicht gilt für jeden, der Einnahmen hat ohne fest angestellt zu sein.

Keine Regel ohne Ausnahmen

Jedoch gibt es keine Regel ohne Ausnahme, stimmts? Es gibt also auch Unternehmen, die keine Bareinnahmen verzeichnen und dennoch der Kassenpflicht unterliegen: Das sind diejenigen, die buchführungspflichtig sind. Auch sie kommen um eine Kassenführung nicht herum.  Buchführungspflichtig ist nach § 238 des Handelsgesetzbuchs jeder Kaufmann.

Die § 141 AO (Abgabenordnung) bestimmt, dass Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze von mehr als 500.000,00 € im Kalenderjahr (nach dem 31.12.2015 beginnende Wirtschaftsjahre: 600.000 € im Kalenderjahr) oder

selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000,00 € oder

einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000,00 € im Wirtschaftsjahr (nach dem 31.12.2015 beginnende Wirtschaftsjahre: 60.000 € im Wirtschaftsjahr) oder

einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000,00 € im Kalenderjahr (nach dem 31.12.2015 beginnende Wirtschaftsjahre: 60.000 € im Kalenderjahr) gehabt haben.

Fazit zur Kassenführung

Ganz schön kompliziert, oder? Doch keine Sorge: Eine gut geführte Kasse bringt kaum zusätzliche Arbeit auf einen zu und heutzutage gibt es sogar elektrische Registrierkassen, die die Kassenführung und die Buchführung dich machen. Mit nur wenigen Klicks kannst du so die Kassenführung elektronischen abwickeln lassen. 

Auf datev.de findest du auch ein Video und noch weitere Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenführung.
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