Bald kommt ein neues Gesetz zur Registrierkassenpflicht und du fragst dich, ob deine Registrierkasse schon allen Vorgaben und Richtlinien entsprichtm bzw.GoBD konform ist? Hier erfährts du mehr zu diesem Thema und was künftig zu beachten ist.
Warum sollen Registrierkassen GoBD konform sein?
Mit der Pflicht zur GoBD konformen Registrierkasse will der Gesetzgeber elektronische Steuerprüfungen erleichtern und gleichzeitig Manipulationen und Betrügereien verhindern. Es soll insgesamt weniger Aufwand für beide Seiten darstellen, da elektronische Steuerprüfungen wesentlich schneller und einfacher durchführbar sind als die Abwicklung über Papierdokumente. Verpflichtet zur digitalen Aufbewahrung sind alle Unternehmer, die zur Buchhaltung verpflichtet sind und mit einer Kasse bisher Kassenbons und Rechnungen erzeugen, die alle Anforderungen einer Rechnung für Kleinstbeträge erfüllen. Ebenfalls betroffen: Freiberufler und Kleinunternehmer, wenn Aufträge elektronisch bearbeitet werden.
Welche Daten muss eine Kasse erzeugen, damit sie GoBD konform ist?
Eine GoBD konforme Registrierkasse muss alle für den Betrieb relevanten Stammdaten (z. B. Artikel, Dienstleistungen) sowie alle Daten, die den täglichen Geschäftsverkehr dokumentieren (z. B. Einzelverkäufe, Finanzberichte) bereitstellen können – und zwar ab dem 1.1.2017. Bis dahin können alte Geräte noch im Betrieb eingesetzt werden, es empfiehlt sich aber, rechtzeitig Vorkehrungen für eine Umrüstung zu treffen. Zum Beispiel sollte man sich schon informiert haben, ob die alte Kasse evtl. aufrüstbar ist oder ob in ein neues System investiert werden muss. Hier lohnt sich auch ein ausgiebiger Vergleich aller Anbieter, um das für den eigenen Betrieb passende Modell zu finden.
Welche Richtlinien müssen ab 2017 generell erfüllt werden?
Ab 2017 müssen Unternehmer alle im Gesetz definierten Vorgaben erfüllen, wenn sie keinen Ärger mit dem Finanzamt riskieren möchten. Auch die Daten der alten Registrierkasse müssen gespeichert werden. Hier gelten folgende Vorgaben:
1. Alle Daten müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden.
2. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen jeweils einzeln dokumentiert werden.
3. Sämtliche Daten müssen in digitaler Form vorliegen und so jederzeit schnell auswertbar sein. Alle Daten müssen dabei in einem Format vorliegen, was vom Finanzamt weiterverarbeitet werden kann.
4. Wichtig: Die Daten müssen sicher vor Manipulationen sein.
5. Wenn mit alten Registrierkassen gearbeitet wurde, sollte man alle Bedienungsanleitungen dazu aufbewahren.
6. Stornobuchungen sind immer korrekt auszuführen, um einen Manipulationsverdacht auszuschließen.
7. Buchungen müssen immer einzeln aufgeführt werden, eine Tages- oder Monatszusammenfassung ist nicht zulässig.
Umsätze richtig dokumentieren: Kassenbuch und Kassenbericht
Ein Kassenbericht mit der Gesamteinnahmesumme eines Tages ist nicht ausreichend, es muss zwingend ein Kassenbuch geführt werden. In diesem Kassenbuch werden alle relevanten Daten zu jeder Einnahme und Ausgabe dokumentiert. Dazu gehören das Datum, die Belegnummer sowie der jeweils gültige Steuersatz. Auch die Einnahme in der Kasse und die Ausgabe durch die Kasse sowie die Umsatzsteuer und der aktuelle Kassenbestand gehören zu einem korrekt geführten Kassenbericht. Wenn es keine offene Ladenkasse gibt, wird der Kassenbericht in einer Registrierkasse über sogenannte Z-Bons realisiert.
Was ab 2017 sonst noch zu beachten ist
Nicht nur eine GoBD konforme Kasse ist ab 2017 wichtig, diese muss natürlich auch korrekt angewendet werden. Auf welche Punkte es hier konkret ankommt und die keinesfalls vergessen werden sollten, haben wir hier für dich noch einmal aufgelistet.
- Kassensturz: Achte darauf, dass der Bestand im Kassenbuch auch wirklich immer mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse übereinstimmt.
- Unbare und bare Zahlungen müssen getrennt dokumentiert werden. Bare Zahlungen sind dabei im Kassenbuch und im Kassenbericht aufzuführen.
- Aufzeichnungen müssen immer lückenlos sein. Es sollte kein Beleg verloren gehen, daher solltest du unbedingt auf eine sorgfältige Aufbewahrung achten.
- Umsätze mit unterschiedlicher Umsatzsteuer (7% und 19%) müssen getrennt aufgezeichnet werden.
Für diesen Artikel verwendete Quellen:
https://www.orderbird.com/blog/gobd-kassencheck/
http://www.kassen-gobd.de/gobd/