Wer ein eigenes Gewerbe mit Kasse betreibt, hat für die Kassenführung die Auswahl zwischen zwei Systemen. Neben der Wahl einer elektronischen Registrierkasse kannst du dich für eine einfache Ladenkasse entscheiden. Diese ist in in größeren Geschäften und beim Eingang von höheren Bargeldbeständen aber oftmals unpraktikabel, sodass sich ein elektronisches System empfiehlt. Für die Kasse ab 2017 gelten neue Anforderungen, die Besitzer von Geschäften und Gastronomien auf jeden Fall erfüllen sollten. Hier haben wir für dich die wichtigsten Details zusammengestellt.
Welche Bedingungen Registrierkassen erfüllen müssen
Damit eine Registrierkasse den gesetzlichen Anforderungen genügt, muss sie verschiedene Eigenschaften aufweisen. Glücklicherweise bieten viele Hersteller von Kassensystemen passende Softwarelösungen an, die den Anforderungen an eine Kasse ab 2017 genügen. Wer sich eine neue elektronische Registrierkasse kaufen möchte, sollte von daher genau auf die Herstellerangaben achten. Die meisten seriösen Firmen bieten aber natürlich passende Gerätschaften mitsamt der richtigen Software und Zertifizierungen an, sodass Kunden auf der sicheren Seite sind. Eine Kasse ab 2017 muss alle Daten in einer nicht komprimierten Form speichern. Außerdem müssen die Daten jederzeit einsehbar sein, sodass sie auch bei einer Überprüfung sofort verfügbar sind. Sie müssen lesbar und maschinell auswertbar sein. Eine generelle Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu führen, besteht nicht. Wer möchte, kann theoretisch also weiterhin eine Ladenkasse führen. Diese ist aber auch mit einiger Arbeit verbunden. So muss täglich ein Tagesbericht verfasst werden, der aber nur von Hand geschrieben sein darf.
Kasse ab 2017 – welche Änderungen stehen bevor?
Ab dem Jahr 2017 gelten neue Anforderungen, die Gewerbetreibende auf jeden Fall erfüllen sollten. Die bereits aufgeführten Bedingungen, die ein elektronisches Registriersystem erfüllen muss, gelten auch für eine Kasse ab 2017. Bei der Aufbewahrung der Daten muss sichergestellt werden, dass diese nicht manipuliert werden können. Somit muss eine Lösung verwendet werden, die manipulationssicher ist. Die Registrierkasse muss alle Eingaben mitprotokollieren, sodass ohne Probleme erkennbar ist, was in die Kasse getippt und was in der Software programmiert wurde. Stornierungen müssen im System erkennbar sein und dürfen nicht einfach gelöscht werden. Außerdem dürfen die einzelnen Bons nicht in einem Tagesbon gespeichert werden und der alleinige Z-Bon wird vom Finanzamt ebenfalls nicht mehr akzeptiert. Die Daten müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden, sodass diese auch nach einigen Jahren noch problemlos einsehbar sind.
Folgende Daten müssen auf jeden Fall für das Finanzamt aufbewahrt werden:
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Änderungen von Programmierungen, Auswertungen und Stammdatenänderungen
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Die vollständigen Journaldaten
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Eine Historie aller Warengruppen, Artikel und Preise
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Die Bedienungsanleitung des Systems
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Protokolle über Zeiten und Orte, in denen die Kasse eingesetzt wurde
Ende der Übergangsfrist 2016/2017
Zum Ende des Jahres 2016 ist eine Übergangsfrist ausgelaufen, in der das Finanzamt noch Gründe für das Fehlen einer elektronischen Registrierkasse akzeptiert hat, die nicht den eigentlichen Ansprüchen genügte. Ein Grund konnte beispielsweise sein, wenn eine bestehende Kasse aufgrund der Bauart nicht aufgerüstet werden konnte und eine Neuanschaffung mit unverhältnismäßig hohen Kosten verbunden war. In diesen Fällen durften Gewerbetreibende noch mit Z-Bons arbeiten, was bei der Kasse ab 2017 aber in der Form aber nicht mehr möglich ist. Wer sein Kassensystem bisher noch nicht umgebaut hat und das Glück hatte, in keine Betriebsprüfung geraten zu sein, sollte die Nachrüstung auf jeden Fall schnellstens erledigen. Andernfalls drohen Strafzahlungen und Einnahmeschätzungen durch das Finanzamt, die zu hohen finanziellen Belastungen führen können. Die durchzuführenden Änderungen für die Kasse ab 2017 sind in der Regel deutlich günstiger als etwaige Zahlungen.