Registrierkassen: Definition, Arten, Anbieter

Registrierkassen: Definition, Arten, Anbieter

Man hört und liest viel über Registrierkassen, aber was versteht man genau unter dem Begriff „Registrierkasse“, welche Arten von Registrierkassen gibt es und wer bietet konforme Kassenlösungen an?

 

Im Folgenden haben wir für dich die wichtigsten Informationen zum Thema „Registrierkassen“ zusammengestellt.

Du hast keine Zeit? Hier das Wichtigste in Kürze

Was ist eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse gilt als elektronisches Aufzeichnungssystem und sorgt unter anderem für eine ordnungsgemäße Belegerstellung.

Ist eine elektronische Registrierkasse Pflicht?

Nein. Grundlegend sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Du kannst daher frei entscheiden, ob du eine offene Ladenkasse oder eine elektronische Kasse nutzen willst.

Welche Alternativen gibt es?

Es gibt heutzutage viele Alternativen zur elektronischen Kasse. Das Angebot an innovativen Kassensystemen, die dir bei der Optimierung deiner Geschäftsprozesse helfen, wächst stetig.

Wo liegen die Vor- und Nachteile einer Registrierkasse?

Vorteile:

  • Hohe Effizienz
  • Sichere Aufbewahrung des Geldes
  • Fehlerquellen werden minimiert
  • Strukturierte Auswertungen möglich
  • Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten rechtssicher

 

Nachteile:

  • Hoher Papierverbrauch
  • Hoher Preis
  • Teilweise komplex in der Bedienung

Definition der Registrierkasse

Je nach Quelle, Gesetzestext und Land fällt die Definition einer Registrierkasse ein bisschen anders aus, aber es sind sich alle einig, dass es sich bei Registrierkassen um elektronische Aufzeichnungssysteme handelt, die bei Verkäufen von Waren und Dienstleistungen die Bargeldumsätze mittels Datenspeicherung festhalten und die dazugehörigen Belege erstellen.

Anforderungen an Registrierkassen

In Österreich werden die technischen Anforderungen an die Registrierkasse durch die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt, während in Deutschland die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ausschlaggebend sind.

 

Aus diesen Texten geht zusammenfassend hervor, dass eine gesetzeskonforme Registrierkasse  fähig sein muss, die einzelnen Bareinnahmen zu dokumentieren, konforme Belege zu erstellen und zu drucken, die Einnahmen aufzusummieren und ein Datenerfassungsprotokoll zu führen. Außerdem muss die Kasse manipulationssicher sein, was bedeutet, dass es nicht möglich sein darf, dass die  erfassten Daten im Nachhinein verändert, ersetzt oder überschrieben oder von Unbefugten manipuliert werden können.

Die verschiedenen Arten von Registrierkassen

Die zulässigen Registrierkassen-Arten sind vielseitig und gehören entweder zur Gruppe der geschlossenen oder offenen Kassensysteme:

 

Geschlossenes Kassensystem: 

Bei dieser Registrierkasse handelt es sich um Kassensysteme, bei denen die Kassensoftware und die Zusatzfeatures schon in der Kasse integriert sind. Diese Lösung ist meist ziemlich kostspielig und eignet sich vor allem für Großbetriebe, die innerhalb kurzer Zeit viele Artikel verkaufen und wo es schnell gehen muss. Diese Kassensysteme sind oft auch über Schnittstellen zu anderen Geschäftsprozessen wie Bestellungen, Lagerbestand, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Mitarbeiterverwaltung verbunden.

 

Offenes System / PC-Kassen: 

Die Kasse besteht aus einer Kassenhardware (Computer, Tablet oder Handy) und einer Kassensoftware sowie zusätzlichen Peripheriegeräten wie beispielsweise Bildschirm, Drucker, Kartenlesegerät oder Scanner. Die Kassensoftware kann hierbei auch webbasiert sein, das heißt, der Kassennutzer loggt sich bei übers Internet in seine Kasse ein. Idealerweise erleichtert die Software auch hier den Geschäftsalltag durch interessante Zusatzfunktionen wie die Verwaltung der Artikel, Kunden und Mitarbeiter oder gar der Belegversand per WhatsApp.

Registrierkassen Funktion: So funktioniert eine elektronische Registrierkasse

Eine elektronische Registrierkasse lässt dich Kassiervorgänge auf unterschiedliche Weise erfassen. Du kannst entweder den Preis deiner Dienstleistung bzw. deines Produkts eingeben oder eben die vorher angelegte Artikelnummer.

 

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, den Vorgang durch einen Handscanner zu vereinfachen. Sobald du dann alle Artikel bzw. Dienstleistungen via Registrierkasse aufgenommen hast, wird ein Gesamtbetrag ermittelt. Diesen muss der Kunde dann begleichen. 

 

Ein Vorteil von neuen Kassensystemen ist, dass du ganz bequem neue Zahlungsmöglichkeiten wie z. B. Google Pay oder Apple Pay anbieten kannst, ohne großartig viel neue Hardware kaufen zu müssen.

 

Aber zurück zur Funktionsweise der Registrierkasse: Nachdem dein Kunde dir das Geld übergeben hat, tippst du den erhaltenen Betrag in die Kasse ein. Anschließend öffnet sich die Geldschublade und zeigt je nach erhaltenem Geldbetrag einen Betrag für das auszugebende Wechselgeld an.

 

Viele elektronische Registrierkassen können auch Zahlungen via EC- oder Kreditkarte verarbeiten. Der Umstieg auf ein modernes Kassensystem lohnt sich aber trotzdem. Denn viele aktuelle Kassensysteme bieten dir zusätzliche Funktionen zur Prozessoptimierung. 

Zum Beispiel:

  • Regelmäßige Updates

Regelmäßige Updates sorgen für eine sichere und vor allem nachhaltige Instandhaltung deiner Kasse. Du musst dir daher nicht extra neue Hardware kaufen.

  • Übersichtliche Auswertungen

Mit smarten Auswertungen verschaffst du dir schnell und einfach einen Überblick über deine Umsätze und Kosten. 

  • Innovative Kundenverwaltung

Daten sind Gold wert. Mithilfe eines innovativen Kassensystems kannst du schnell Kundendaten erfassen und diese auch verwalten. So lernst du deine Zielgruppe automatisch besser kennen und kannst praktische Marketingmaßnahmen ergreifen.

  • Einfache Kartenzahlung

Die Zahlung mit Karte wird immer beliebter. Mit einem neuen Kassensystem können deine Kunden bequem mit Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay bezahlen.

  • Clevere Gutscheinverwaltung

Gutscheine sind ein großartiges Mittel, um Kunden langfristig zu binden. Viele Kassensystem-Anbieter (z. B. helloCash) setzen auf eine integrierte Gutscheinverwaltung, um deine Kundenbeziehungen nachhaltig zu verbessern.

  • Individuelle Einstellungsmöglichkeiten

Dank individueller Möglichkeiten zur Konfiguration kannst du dein Kassensystem perfekt an dein Unternehmen anpassen.

  • App

Kassensysteme laufen mittlerweile auch über eine App, die du auf beliebig vielen Geräten (z. B. iPad oder iPhone) installieren kannst.

  • Plattformunabhängigkeit

Ob Browser, PC, Laptop oder auf mobilen Geräten: Moderne Kassensysteme laufen plattformunabhängig.

Wichtig beim Betrieb von Registrierkassen: Bedienungsanleitung aufbewahren

Bei der Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse musst du unbedingt darauf achten, die Bedienungsanleitung aufzubewahren. So stellst du sicher, dass du bei Fragen immer ein Dokument zur Hand hast, auf das du zurückgreifen kannst.

 

Denn eine Bedienungsanleitung sagt viel über die technischen Voraussetzungen deiner Kasse aus. Auch Handbücher und Wartungsprotokolle solltest du sorgfältig nach Datum ablegen, damit du im Falle einer Störung direkt weißt, was als letztes gemacht wurde. 

 

Es mag nur ein Stück Papier sein – aber die Bedienungsanleitung deiner Registrierkasse kann dir in jedem Fall viel Ärger ersparen.

Gesetzeskonforme Registrierkassen-Anbieter

Es gibt zahlreiche Kassenhersteller auf dem Markt. Um herauszufinden, welches der Beste ist, kannst du dich zum Beispiel bei anderen Ladenbesitzern aus deinem Umfeld umhören und so erfahren, mit welchem Kassensystem sie arbeiten und ob sie damit zufrieden sind. Eine andere Möglichkeit, um sich über die verschiedenen Kassenanbieter zu informieren, sind die zahlreichen Erfahrungsberichte von zufriedenen Kassennutzern.

Außerdem solltest du wissen, dass sich die meisten Kassenanbieter sich auf bestimmte Branchen und Unternehmenstypen spezialisiert haben. Um dir bei deiner Wahl zu helfen, haben auch wir verschiedene Kassenlösungen für dich getestet. Unter folgenden Links kannst du nachlesen, welche Anbieter sich besonders gut für Kleinbetriebe oder für den Einzelhandel eignen.

 

Eine gute Übersicht über Kassenanbieter findest du auch auf der Webseite der österreichischen Wirtschaftskammer, die eine Liste aller in Österreich ansässigen Anbieter von zulässigen Kassensystemen sowie Abfragemöglichkeiten nach Region zur Verfügung stellt.

Alternativen zu Registrierkassen – Wie Online-Programme dir helfen können

Der Markt im Bereich Registrierkassen verändert sich stetig. Immer neue, innovativere Modelle werden vorgestellt. Langsam aber sicher verliert die klassische elektronische Registrierkasse daher an Bedeutung.

 

Die Konkurrenz ist groß und schläft nunmal nicht. Moderne Kassensysteme bieten Unternehmen heutzutage ein weit größeres Leistungsspektrum, als die normale elektronische Registrierkasse es je könnte. Was wir damit meinen? Nun, Kassensysteme, die ans Internet angebunden sind, aktualisieren sich selbstständig.

 

Gerade hinsichtlich der gesetzlichen Änderungen, die immer wieder von Behörden erlassen werden, ist das ein riesiger Vorteil. Denn so musst du dich nicht permanent mit Gesetzen und Verordnungen herumschlagen. Die Kassensysteme werden automatisch via Update aktualisiert, sodass du jederzeit gesetzeskonform agierst. 

 

Um die Konformität deiner Kasse musst du dir mit einem innovativen Kassensystem daher keine Sorgen mehr machen. 

Fragen und Antworten zum Thema Registrierkasse

Was für eine Registrierkasse brauche ich?

Was für eine Kasse du für deine individuellen Prozesse benötigst, hängt natürlich von deinen Anforderungen ab. Im Grunde solltest du dir also im ersten Schritt Gedanken über die verschiedenen Use-Cases der Kasse machen. Um die die Auswahl aber direkt etwas einfacher zu machen, gibts hier ein paar grundsätzliche Funktionen, die deine zukünftige Kasse beinhalten muss:

 

  • Speicherung von Eingaben
  • Signaturfunktion
  • QR-Code-Funktion
  • Exportfunktion (wichtig für das Finanzamt)
  • Belegausstellung

 

Was ist eine TSE?

Die Abkürzung TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung. Wer eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse nutzt, muss zwingend eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung hinzufügen. Kassen, die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind, dürfen nicht mehr benutzt werden. Für alle anderen Kassen ist eine Übergangsphase bis Dezember 2022 eingerichtet worden.

 

Wo finde ich einen Vergleich zu den Registrierkassen am Markt?

Wenn du dir einen Überblick zu den einzelnen Kassensystemen am Markt verschaffen willst, legen wir dir unsere Suchmaschine ans Herz. Mit ihr kannst du die verschiedenen Systeme ganz bequem miteinander vergleichen. 

Fazit zu Registrierkassen: Moderne Kassensysteme sorgen für weit mehr als Zahlungsabwicklungen

Wir haben dir in diesem Artikel gezeigt, was eine Registrierkasse im Jahr 2021 können muss und worauf du besonders achten musst. Das Ergebnis: Gerade die Gesetzeskonformität spielt eine wichtige Rolle. Du solltest bei der Auswahl einer neuen Registrierkasse also immer darauf achten, dass sie regelmäßig vom Anbieter aktualisiert wird. Am besten nutzt du daher innovative Kassensysteme, die über das Internet automatisch neue Updates empfangen können. So sparst du dir nämlich viel Zeit für die Recherche zu neuen Gesetzen und Verordnungen. 

 

Einen guten Überblick zu den einzelnen Kassensystemen am Markt kannst du dir verschaffen, indem du unsere Suchmaschine nutzt. Mit ihr kannst du die verschiedenen Systeme ganz bequem miteinander vergleichen und das beste Kassensystem für deine individuellen Bedürfnisse finden.

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