Kassensysteme

Die Auswahl an elektronischen Kassensystemen ist insbesondere in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Die Gründe hierfür liegen insbesondere in den immer strengeren rechtlichen Regelungen zur Führung einer offenen Ladenkasse, aber auch in den Möglichkeiten die Unternehmern mit einer elektronischen Registrierkasse eröffnet werden.

War eine Kasse früher nur ein Gerät zur Abrechnung und Bonerstellung, eröffnen diese heute Möglichkeiten von denen man vor nicht einmal zwei Jahrzehnten nur träumen konnte. Ob einfache Mitarbeiterberechtigungssysteme, Auswertungen und Statistiken, integrierte Warensysteme oder Personalverwaltungs-Tools. 

Doch ehrlicherweise sind all das keine neuen Funktionen, sondern standen diese, insbesondere großen (Handels-) Unternehmen bereits damals offen. Neu ist das nunmehr auch kleine- und mittelständische Unternehmen (KMU) durch die Digitalisierung in den Genuss dieser Kassenlösungen kommen und das zu äußerst günstigen Preisen. 

Doch was ist eigentlich ein Kassensystem? Was ist eine offene Ladenkasse? Cloud-Kassensystem? So viele Begriffe und Fragen, die wir hier für dich beantwortet haben:

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist eine EDV-Lösung die Peripheriegeräte (z.B. Bondrucker, also ein Teil der sich außerhalb des PC´s, Rechner etc. befindet ) oder eine Software mit einem PC, Tablet etc. oder einer elektronischen Registrierkasse verbindet.

Umgangssprachlich werden die Begriffe elektronische Registrierkasse und Kassensystem meist synonym verwendet. 

Kassensicherungsverordnung

Die Kassensicherungsverordnung ist mit 01.01.2020 in Kraft getreten. Aufgrund der neuen Nichtbeanstandungsregelung  haben Unternehmen und Kassenanbieter nunmehr bis einschließlich 30.09.2020 Zeit zur Umsetzung, allerdings ist das entsprechende Schreiben des Bundesfinanzministeriums noch nicht öffentlich. Unabhängig davon, wir empfehlen, lieber jetzt handeln. 

Was für Kassensysteme gibt es?

Es gibt eine große Bandbreite an Kassensystemen und dabei auch untereinander Überschneidungen. Grundsätzlich lassen sich allerdings die 4 folgenden Arten von Kassensystemen unterscheiden:

1. Die offene Ladenkasse

Die sogenannte offene Ladenkasse (auch Schubladenkasse genannt) war früher häufig der Regelfall. Hierbei handelt es sich im Endeffekt beispielsweise um eine Geldkassette in die das Bargeld gelegt wird und parallel Buch über die Einnahmen und Ausgaben geführt werden. Alternativ dazu kann man auch eine Excel-Liste führen.

Die offene Ladenkasse ist in Deutschland unter strengen Bedingungen weiterhin erlaubt. In Österreich gilt die allgemeine Registrierkassenpflicht, mit nur sehr wenigen Ausnahmen.

Die offene Ladenkasse bedarf in Deutschland u.a. der täglichen Führung eines Kassenberichtshefts, zusätzlich zum Kassenbuch. Ferner muss auch hier bei einer Betriebsführung bzw. sogenannten Kassennachschau die Buchführung nachvollziehbar sein. Die Grundsätze ordungsgemäßer Buchführung gelten auch hier.

Vorteile der offenen Ladenkasse

  • – Eine mobile Kasse
  • – geringe Kosten (außer beispielsweise für Vordrucke sowie eine etwaige Geldkassette)

Nachteile einer offenen Ladenkasse

  • – hohes Fehlerpotential und damit etwaige Probleme mit dem Finanzamt
  • – Gefahr der Steuerschätzung bzw. Verwerfung der Kassenführung ist wahrscheinlicher
  • – wertvolle Einsichten in Statistiken und Auswertungen sind nur manuell möglich, was eine Übersicht über den aktuellen Stand des Unternehmens erschwert

2. Die klassische elektronische Registrierkasse

Eine elektronische Registrierkasse nimmt Unternehmern eine Menge an Arbeit ab. Von der manuellen Eingabe bis hin zur Scannerkasse, über Bon-Erstellung hin zu Auswertungs- und Statistik-Funktionen.
Die klassische Registrierkasse mit internem oder externen Laufwerk zur Bonerstellung (häufig geschlossene Systeme) sind meist relativ günstig zu erwerben. Hier ist jedoch zu beachten, dass nicht alle Kassen dieser Art auch den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Wichtig ist eine GoBD-Konformität, und dass sie der seit 01.01.2020 gültigen KassenSichV entspricht.

Vorteile der klassischen Registrierkasse

  • – häufig recht günstig zu erwerben
  • – erleichtern den Unternehmeralltag ungemein

Nachteile der klassischen Registrierkasse

  • – teilweise keine Möglickeit, diese aufzurüsten
  • – entsprechen nicht zwangsläufig den aktuellen gesetzlichen Regelungen
  • – Auswertungs- und Statistik-Funktionen sind häufig begrenzt

3. PC-Kassen und computergestützte Kassensysteme

PC-Kassen sowie computergestützte Kassen bieten meist einen größeren Funktionsumfang. Vom Speichern sämtlicher Artikel und/oder Dienstleistungen, Warenscanner, Touchscreen und Self-Checkout-Kasse bis hin zu integrierten Warenwirtschafs- und Buchhaltungssystemen ist vieles dabei.

Je nach Kassensystem handelt es sich um ein offenes System, bei dem die Hard- und Software getrennt bezogen wird. Oder um ein geschlossenes System, bei dem alle Bestandteile des Kassensystems von einem Anbieter bezogen wird.

Vorteile von PC-Kassen und computergestützten Kassensystemen

  • – höherer Funktionsumfang
  • – mehr Auswertungsmöglichkeiten die Einsicht in das Unternehmensgeschehen erlauben
  • – je nach Auswahl höhere Rechtssicherheit

Nachteile von PC-Kassen und computergestützten Kassensystemen

  • – höhere Kosten
  • – teilweise lange Vertragslaufzeiten
  • – bei geschlossenen Systemen bindet man sich häufig an einen Anbieter und der Wechsel ist nur unter meist größerem Aufwand möglich

4. Cloud-Kassensysteme

Cloud System

Cloud-Kassensysteme erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Dabei wird beispielsweise ein PC, Tablet oder Smartphone genutzt um auf das Kassensystem zuzugreifen. Sämtliche Daten sind dabei in der Cloud gespeichert und erlauben dem Benutzer den Zugriff auf das eigene Kassensystem über das Internet.

Je nach Anbieter haben sich einige auf nur wenige Geräte-Hersteller bzw. einen Einzigen spezialisiert (Android oder Apple). Deshalb findest du beispielsweise häufig den Begriff der iPad-Kasse. Andere Anbieter wiederum bieten den Zugriff auf allen gängigen Geräten und auch den Zugriff bequem über den Browser. 

Grundsätzlich bieten Cloud-Kassensysteme häufig ein breites Spektrum an Funktionen. 

Vorteile von Cloud-Kassensystemen

  • – meist bereits vorhandene Geräte wie Tablet, iPad oder PC können mit wenigen Klicks in eine Kasse „verwandelt“ werden
  • – die Kosten sind häufig geringer
  • – mehr Auswertungs- und Statistik-Möglichkeiten
  • – neue gesetzliche Regelungen zur Kassenführung können seitens des Anbieters einfach hinterlegt werden, ohne dass eine neue Kasse angeschafft werden muss

Nachteile von Cloud-Kassensystemen

  • – Internetzugang ist zwingend notwendig
  • – Datensicherheit sollte gewährleistet sein

Was kosten Kassensysteme?

Die Antwort hierzu lautet wie so oft: Es kommt darauf an! Die Bandbreite an Kassensystemen wächst ständig und je nach Funktionsumfang, Branche, mit Geräten oder eigener Hardware sind die Preise höchst unterschiedlich. Allerdings gibt es auch wenige Anbieter, die eine Basis-Kasse per Cloud sogar kostenfrei zur Verfügung stellen. Hier zu nennen ist beispielsweise helloCash.

Grundsätzlich lässt sich feststellen, das insbesondere die sogenannten Cloud-Kassen häufig eine günstigere Alternative darstellen. Meist ist es hier möglich, sich mit dem (wahrscheinlich bereits vorhandenen) Tablet, Smartphone oder auch Desktop-PC einfach per App oder Browser in seine Registrierkasse einzuloggen. Kosten entstehen hier dann nur für die Nutzung der Software in der Cloud (von 0 EUR bis zu mehreren Hundert EUR). 

Wenn du Hardware, also sprich eine Kassenlade, Bondrucker, Touchscreen-Display, Kartenterminal etc. benötigst und diese im Idealfall auch noch aus einer Hand haben möchtest, sind Kassensysteme natürlich entsprechend teurer. In der Regel gibt es bei der Hardware eine Einmalzahlung. Manchmal werden auch Alternativen wie Miete oder Ratenzahlung angeboten. Für die Systeme selbst ist meist eine Einmalzahlung oder eine monatliche Gebühr fällig.

Ferner sollte aber auch nicht nur der Preis eine Rolle spielen, denn gerade im Bezug auf rechtliche Erfordernisse sollte deine heute erworbene Kasse auch noch morgen rechtskonform sein. Zu nennen ist hier beispielsweise die Belegpflicht ab 2020 mit der Kassensicherungsverordnung. Diese gilt für alle elektronischen Kassensysteme und verpflichtet zur Ausgabe eines Belegs. Dies kann in Papierform aber auch (mit Zustimmung deines Kunden) elektronisch erfolgen.

Was muss ein Kassensystem können?

Grundsätzlich solltest du zunächst deine Anforderungen an eine Kasse kennen. Sprich was brauchst du bzw. dein Unternehmen und ferner welchen rechtlichen (etwaige branchen-eigenen) Anforderungen muss das System erfüllen.

Folgende Fragen könntest du dir hierzu stellen:

1. Brauche ich eine spezielle Branchenlösung?

Gastro-Kasse

Musst du auf verschiedene Tische bonieren? Brauchst du Funktionen wie Teilzahlung, aufsplitten der Rechnung, Menüfolgen und eine Integration von Funk- oder mobilen Bondruckern? Für jeden Kellner? Dann solltest du dich nach einer guten Gastro-Kasse umsehen!

gedeckter-Restaurant-Tisch

Beauty-Kassensysteme

Betreibst du ein Friseur- oder Nagelstudio, oder bist Masseur oder Physiotherapeut? Ein Beauty-Kassensystem ist hier optimal für dich. Es unterstützt dich nämlich auch bei der Terminplanung. So kommen dir garantiert keine Buchungen mehr durcheinander!

Einzelhandel-Kassensystem

Wenn du im Einzelhandel arbeitest ist ein Kassensystem besonders wichtig, welches auch die Möglichkeit zur Waren- und Artikelverwaltung bietet. So hast du immer einen Überblick und auch bei der Inventur kann nicht mehr viel schief gehen!

Shopping Mall

2. Welche Hardware brauche ich für mein Kassensystem?

Tablet, PC oder Smartphone

Hast du beispielsweise bereits ein Tablet, iPad, PC oder Smartphone, das du in eine Kasse umfunktionieren kannst? Alternativ gibt es auch günstige Pakete. Achte jedoch darauf, dass einige Anbieter beispielsweise nur iPads unterstützen, sogenannte iPad-Kassen. Andere setzen nur auf das Einloggen innerhalb deines Browsers, wieder andere unterstützen nur Android Tablets. Wenige Anbieter bieten dir hier das volle Spektrum. Speziell bei einem Systemausfall könnte dies aber relevant werden.

Der passende Bondrucker

Aufgrund der mit der KassenSichV in Verbindung stehenden Belegausgabepflicht musst du jedem Kunden einen Beleg aushändigen. Dies kann via Papierform passieren, oder aber auch auf elektronischem Wege. Je nachdem, benötigst du dann natürlich auch einen Bondrucker. Achtung: Es besteht keine Pflicht, dass der Kunde den ausgestellten Beleg auch annimmt.

Ein kleines Kartenterminal

Möchtest du auch bargeldlose Zahlungen akzeptieren? Eine gute Entscheidung, auch wenn insbesondere der deutschsprachige Raum im internationalen Vergleich noch immer gerne mit Bargeld zahlt, wandelt sich das Bild zunehmends. Mit einem Kartenterminal kannst du bargeldlose Zahlungen entgegennehmen. Achte hierbei darauf, dass diese Einnahmen auch automatisch mit deinem Kassensystem synchronisiert werden. So ersparst du dir zusätzliche Arbeit. Übrigens: Kunden die mit Karte bezahlen können geben in der Regel auch mehr Geld aus, und lassen sich auch eher zu Spontankäufen verleiten. Das heißt, mehr Umsatz mit teilweise sogar kostenfreien Kartenterminals. Besser geht es nicht!

Der praktische Handscanner

Handscanner machen das Leben eines jeden Unternehmers leichter. Und glücklicherweise sind günstige Kassensysteme mit Scannern keine teure Anschaffung mehr. Erlebe wie du mehr Zeit für deine Kunden hast, anstatt sie mit deiner Kasse zu verbingen!

Eine Kassenlade für Bargeld

Es gibt keine rechtlichen Verpflichtungen, wo du deine Einnahmen aufbewahren sollst. Eine Kassenlade hat sich aber aus vielen Gründen bewährt. Sie verstaut sicher dein Bargeld, und durch intelligente Anordnung der Innenfächer bist du bei der Ausgabe von Wechselgeld immer auf zack!

Schon gewusst? Allein 2018 wurden deutschlandweit über 63 Mrd. EUR unbar (also per Kreditkarte, EC-Karte oder andere Zahlungsdienstleister) umgesetzt. In der EU insgesamt waren es über 2,16 Billionen EUR.

Quelle: Statista.de

Was ist ein POS?

Die Abkürzung POS steht für Point of Sale bzw. Point of Service. Gemeint ist damit die Verkaufs- (für den Unternehmer) bzw. Einkaufsstelle (für den Kunden).

Grundsätzlich kann es sich hierbei um den Kassenbereich eines Geschäfts handeln, aber auch um den Online-Shop oder die Plattform des Verkaufs, wie etwa eBay oder Amazon. Kurzum: Etwas wird zum Kauf angeboten, Kunde und Verkäufer treffen am POS zusammen.

Im Bereich von Kassensystemen wird dieser Begriff häufig auch synonym verwandt, man spricht dann hier von POS-Kassen (insbesondere bei Gastro-Kassen) aber auch Registrierkassen, elektronischen Kassen und ähnliche.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Aktuell gibt es noch keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Allerdings knüpft der Gesetzgeber immer mehr Bedingungen an das Führen einer sogenannten offenen Kasse. So ist u.a. neben dem Kassenbuch auch ein sogenanntes Kassenberichtsheft täglich zu führen. 

Die Fehlerquellen bei Führung einer offenen Kasse sind immens und dazu kommt, dass das Finanzamt Betriebe mit offener Kasse meist häufiger im Visier hat, als beispielsweise Besitzer einer elektronischen Registrierkasse. 

Bei unseren Nachbarn in Österreich ist die Registrierkasse bereits seit mehreren Jahren Pflicht. Mit der Kassensicherungsverordnung inklusive zahlreicher Neuerungen und Verschärfungen nähert sich Deutschland einer Registrierkassenpflicht aber durchaus an.

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