Die KassenSichV: Alles, was du jetzt wissen musst

Die rechtlichen Regelungen zur Führung einer Kasse wurden insbesondere in den letzten Jahren zunehmend verschärft. Doch der Blick über den Tellerrand kann manchmal beruhigen. So trat in Österreich eine allgemeine Registrierkassenpflicht bereits vor einigen Jahren in Kraft. In Deutschland sind wir davon zwar noch entfernt, doch trotz dessen ist das Tempo der Verschärfung beachtlich. Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt seit dem 1. Januar 2020. Mit ihr wurden auch die Richtlinien für die deutschen digitalen Kassen verschärft.

Erfahre in diesem Beitrag alle Infos rund um die aktuellen Verordnungen.

Worum geht es bei der Kassensicherungsverordnung?

Die KassenSichV soll Manipulationen an elektronischen Registrierkassen verhindern. Vereinfacht gesagt, soll es damit unmöglich sein, Manipulationen vorzunehmen. Hierzu gehören z. B. das Löschen und Verändern von Umsätzen. Aus diesem Grund wurden die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme einmal mehr verschärft. Beispielsweise wurde die sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für alle elektronischen Registrierkassen verpflichtend eingeführt, die sämtliche Transaktionen speichert und einen Code auf jeden Beleg druckt.

Die KassenSichV vom 26. September 2017 basiert dabei auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (16. Dezember 2016).

Ab wann und für wen gilt die Verordnung?

Die Kassensicherungsverordnung trat zum 1. Januar 2020 in Kraft und gilt für alle elektronischen Kassensysteme. Die sogenannten offenen Ladenkassen sind in Teilen von diesem Gesetz ausgenommen. Auch für elektronische Registrierkassen gibt es jedoch Ausnahmen: So gilt die KassenSichV für einzelne Kassensysteme später, nämlich für jene, die nach dem 25. November 2010 bis einschließlich zum 31. Dezember 2019 angeschafft wurden. Darüber hinaus muss es bauartbedingt unmöglich sein, die entsprechenden Kassen aufzurüsten.

Wenn du eine solche Kasse besitzt, dann findet der Stichtag vom 31. Dezember 2022 auf deine Kasse Anwendung. Erst zu diesem Datum müssen Kassenbetreiber sie gegen eine Kasse austauschen, die den Regelungen der KassenSichV entspricht. Jedoch kann es im Einzelfall schwierig sein nachzuweisen, dass eine Kasse bauartbedingt nicht aufrüstbar ist. Solltest du von der Ausnahmeregelung Gebrauch machen wollen, empfiehlt sich eine Rücksprache mit deinem Kassenanbieter sowie deinem Steuerberater.

Unseres Erachtens können die meisten der sogenannten PC-Kassen, Cloud-Kassensysteme oder auch Tablet-Kassen die Ausnahmeregelung kaum in Anspruch nehmen, da eine Aufrüstung hier keinerlei Probleme darstellen sollte.

Welche Strafen drohen, wenn die KassenSichV nicht eingehalten wird?

Der Gesetzgeber sieht beim Nichteinhalten der Vorgaben Strafen von bis zu 25.000 Euro vor. Das Risiko einer Verwerfung der gesamten Buchhaltung bzw. Kassenführung besteht ebenfalls. Daher kann es auch zu einer Schätzung des Umsatzes durch das Finanzamt kommen.

Was regelt die KassenSichV im Detail?

Grundsätzlich lassen sich vier Kernelemente der Kassensicherungsverordnung zusammenfassen:

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Jedes elektronische Kassensystem muss nunmehr über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Vereinfacht gesagt, stellt die TSE sicher, dass Unternehmer sämtliche Regelungen der GoBD auch tatsächlich umsetzen.

So sind alle Buchungen in zeitlicher und sachlich richtiger Reihenfolge anzugeben. Es dürfen keinerlei Veränderungen vorgenommen werden. Somit müssen auch Stornos und Löschungen aus dem Buchungsverlauf erkennbar sein.

Einheitliche digitale Schnittstelle

Die einheitliche digitale Schnittstelle gehört zur technischen Sicherheitseinrichtung, da sie innerhalb der TSE sicherstellt, dass die gespeicherten Daten auch vom Finanzamt ausgelesen werden können.

Beleg(ausgabe)pflicht

Die Belegpflicht oder auch Belegausgabepflicht besagt, dass jedem Kunden ein Beleg auszuhändigen ist. Das kann entweder in Papierform oder elektronisch erfolgen. Jedoch ist für einen elektronischen Beleg die Zustimmung des Kunden erforderlich. Elektronische Belege kannst du z. B. per E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder QR-Code versenden. Den Beleg musst du dabei deinen Kunden aktiv anbieten. Ein Zwang zur Mitnahme für Kunden besteht allerdings nicht.

Ausnahmen sind möglich, diese musst du jedoch beim Finanzamt beantragen. Beachte zusätzlich, dass zugesagte Ausnahmen jederzeit wieder zurückgenommen werden können.

Meldepflicht beim Finanzamt

Elektronische Kassen sind nunmehr auch dem Finanzamt zu melden. Hierfür hat der Gesetzgeber strenge Fristen vorgesehen. So waren bestehende Kassensysteme mit dem Inkrafttreten der Verordnung am 1. Januar 2020 spätestens bis zum 31. Januar 2020 zu melden. Für ab 2021 gekaufte Kassensysteme gilt dies ohnehin.

Aus was besteht die technische Sicherheitseinrichtung?

Die technische Sicherheitseinrichtung soll dafür sorgen, dass Manipulationen an der Kasse nicht mehr möglich sind. Zuvor wurden Steuern z. B. mit spezieller Manipulationssoftware hinterzogen. Die TSE besteht aus drei Teilen:

Sicherheitsmodul: Das Sicherheitsmodul stellt sicher, das sämtliche Kasseneingaben protokolliert werden. Im Unterschied zum Beispiel zu Österreich, wo eine allgemeine Registrierkassenpflicht bereits seit Jahren in Kraft ist, wird in Deutschland der Vorgang bereits von Beginn an protokolliert. So sollen Manipulationen erst gar nicht möglich sein.
Speichermedium: Das Speichermedium sichert die aufgezeichneten Daten. Dies geschieht im Einklang mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren.
Einheitliche digitale Schnittstelle: Die Schnittstelle sorgt dafür, dass sämtliche Daten im Rahmen einer Überprüfung des Finanzamts auch ausgelesen werden können. Durch die Vereinheitlichung wird dies sichergestellt.

Wie sieht eine technische Sicherheitseinrichtung aus? Wo kann ich sie kaufen?

Die technische Sicherheitseinrichtung ist insbesondere bei Cloud-Kassenlösungen auf einem USB-Stick, einer SD-Karte oder einem externen Speicher (wie bei iPads ohne USB-Port), teilweise auch in der Cloud verfügbar. Die Lösungen können sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.

Du kannst diese direkt bei deinem Kassensystemanbieter erwerben.

Gibt es Zuschüsse für den Kauf einer technischen Sicherheitseinrichtung oder einer neuen Kasse?

Leider hat der Gesetzgeber keine Zuschüsse für den Erwerb der technischen Sicherheitseinrichtung oder einer neuen Kasse vorgesehen. Jedoch kannst du durch kostengünstige Anbieter von Cloud-Kassensystemen bares Geld sparen, denn auch die technische Sicherheitseinrichtung darf sich hier in der Cloud befinden.

Einmal mehr ist es daher wichtig, bei der Auswahl deines Kassenanbieters auf transparente Kostenstrukturen zu achten und die laufenden Kosten bereits vorab zu kalkulieren. Wenn du noch nach einem passenden Kassensystem suchst, dann hilft dir unsere Kassensystem-Suchmaschine weiter.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

„Keine Buchung ohne Beleg“ lautet der Grundsatz. Was ein Beleg zu enthalten hat, wird mit der KassenSichV zusätzlich erweitert. Seit 2020 muss ein Beleg die folgenden Angaben beinhalten:

sämtliche Angaben zum Unternehmen
das Datum des Belegs
dem Zeitpunkt des Vorgangs, d. h. den Beginn und das Ende
die Menge der Artikel bzw. Dienstleistungen
den Umfang und die Art der Leistung
die Transaktionsnummer
das Entgelt und den Steuerbetrag sowie die Gesamtsumme mit dem entsprechenden Steuersatz
die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Da ein Beleg immer auch eine Beweisfunktion für die Gewinn- bzw. Umsatzermittlung darstellt, muss für den Fall, dass dieser abhandenkommt, ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden. Er gilt als Ersatz für den Beleg.

Eigenbelege sind übrigens nicht vorsteuerabzugsfähig nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes, da eine entsprechende ordnungsgemäße Rechnung hierfür laut § 14 Umsatzsteuergesetz nicht ersetzlich ist.

Muss ich mein Kassensystem zertifizieren lassen?

Ein klares Nein. Dein Kassensystem musst du nicht zertifizieren. Jedoch muss deine elektronische Kasse dem Finanzamt gemeldet werden. Die Zertifizierung bezieht sich nur auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ausgestellt wird.

Die Zertifizierung der TSE musst du als Benutzer/Käufer nicht beantragen; dein Kassensystemanbieter ist hierfür zuständig. Du solltest allerdings zu deiner eigenen Sicherheit sicherstellen, dass dein (neuer) Kassensystemanbieter auch tatsächlich eine GoBD-konforme Kasse mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung anbietet. Sollte dies nicht der Fall sein und stellt das Finanzamt bei einer Prüfung fest, dass deine Kasse nicht gesetzeskonform ist, dann musst du das Bußgeld begleichen.

Sollte ich mir aufgrund der neuen Verordnung jetzt eine neue Kasse anschaffen?

Diese Frage lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Grundsätzlich hat der Gesetzgeber mit den Übergangsregelungen für Besitzer mit bauartbedingt nicht umrüstbaren Kassen einen Zeitraum bis zum Jahr 2022 gelassen. Doch eine moderne Kasse bietet dir bereits jetzt mehr Möglichkeiten. Darüber hinaus gehst du mit einer solchen Kasse sicher, dass du ein entsprechend rechtskonformes System betreibst.

Sollte deine Kasse wie die Mehrheit der elektronischen Kassen umrüstbar sein, ist die KassenSichV für dich rechtlich bindend. Frage daher bei deinem Kassenanbieter nach, welche Lösungen er für die Einrichtung der technischen Sicherheitseinrichtung anbietet. Hier findest du eine Übersicht zur Umsetzung der Kassensicherungsverordnung.

Was hat es mit der Nichtaufgriffsregelung bzw. Nichtbeanstandungsregelung auf sich?

Geschätzt gibt es mehr als 2 Millionen Kassensysteme allein in Deutschland. Sofern diese Systeme nicht unter die Ausnahmeregelung fallen, müssen diese mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden. Doch viele Unternehmen sind darauf auch im Jahr 2021 nur ungenügend vorbereitet, zumal die Richtlinien für die zertifizierte Sicherheitseinrichtung erst spät veröffentlicht wurden.

Aus diesem Grund beschloss der Gesetzgeber in der gemeinsamen Bund-Länder-Arbeitsgruppensitzung vom 25. bis 26. September, dass eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung bzw. Nichtbeanstandungsregelung in Kraft treten sollte. Diese wurde im Jahr 2020 von 15 Bundesländern verlängert. Bremen stellt das einzige Bundesland dar, das sich gegen die Verlängerung ausgesprochen hat.

Derart trat zwar die KassenSichV zum 01.01.2020 in Kraft, jedoch werden Zuwiderhandlungen bis einschließlich Ende März 2021 nicht geahndet, wenn bestimmte Voraussetzungen auf dein Kassensystem zutreffen. Dies wurde in einem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht.

Was heißt das für Kassenbesitzer?

Unabhängig von der Verlängerung solltest du die Umstellung bzw. Implementierung der TSE nicht auf die lange Bank schieben, zumal die Übergangsfrist Ende März 2021 naht. Von einer erneuten Verlängerung ist nicht auszugehen.

Die Handelskammern empfehlen hierzu, einen gesonderten Plan zur Umstellung zu erstellen und die bereits vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren. Denn auch während der Fristverlängerung kann die berüchtigte Kassennachschau sowie Betriebsprüfungen deinen Betrieb betreffen. Auf diese Möglichkeit solltest du vorbereitet sein.

Weitere Infos und Downloads

Wenn du weitere Informationen suchst, dann findest du die rechtlichen Grundlagen zur Kassensicherungsverordnung unter diesem Absatz als Downloads. Bitte beachte, dass es sich hierbei nicht zwangsläufig um die aktuellste Fassung handeln muss. Ferner dient diese Webseite zur Information und stellt keinerlei Rechtsberatung dar. Bitte wende dich hierzu an dein zuständiges Finanzamt, deinen Rechtsanwalt bzw. Steuerberater.