Zählprotokoll Vorlage: So füllst du das Protokoll richtig aus

Damit deine Kassenführung vom Finanzamt als ordnungsgemäß eingestuft werden kann, musst du verschiedene Unterlagen bereithalten, mit denen du beweisen kannst, dass in deiner Kasse alles mit rechten Dingen zugeht. Die Dokumente haben natürlich alle irgendwie etwas mit der Kasse zu tun, aber erfüllen doch unterschiedliche Zwecke. Das Kassenzählprotokoll ist eine der Anforderungen aus dem Steuergesetz zur Aufzeichnung von Kasseneinnahmen und -ausgaben. Eine Zählprotokoll Vorlage erleichtert die Aufzeichnung ungemein.

Es lässt sich zwar darüber streiten, ob das Zählprotokoll wirklich zwingend ist oder nicht, aber sicher ist, dass als Grundlage von Kassenbericht und/oder Kassenbuch das Geld in der Kasse so oder so täglich gezählt und das Ergebnis festzuhalten werden muss.

Wie sieht ein Zählprotokoll aus?

Das Kassenzählprotokoll ist ein Dokument, auf dem ersichtlich ist, wie groß der Bestand der einzelnen Münzen und Geldscheine nach Kassenschluss war.

Beispiel Zählprotokoll Vorlage

Ein gewöhnliches Zählprotokoll könnte etwa so aussehen:

Kassenzählprotokoll vom 16.03.2018
Scheine/Münzen	Stück	Betrag
1 Cent	3	€ 0.03
2 Cent	5	€ 0.10
5 Cent	10	€ 0.50
10 Cent	22	€ 2.20
20 Cent	15	€ 3.00
50 Cent	18	€ 3.60
1 Euro	5	€ 5.00
2 Euro	8	€ 16.00
5 Euro	9	€ 45.00
10 Euro	15	€ 150.00
20 Euro	7	€ 140.00
50 Euro	8	€ 400.00
100 Euro	2	€ 200.00
200 Euro	0	€ 0.00
500 Euro	0	€ 0.00
Kassenendbestand		€ 965.43

So wird das Kassenzählprotokoll ausgefüllt

Bei der Stückzahl wird für jede Kategorie (einzelne Münzen und Scheine) ganz einfach eingetragen, was sich wirklich in der Kasse befindet. Die Beträge werden dann errechnet.

Integrierte Zählprotokolle

In vielen Kassensystemen ist das Zählprotokoll bereits integriert und rechnet dann natürlich die Beträge selber aus. Sollte dies nicht der Fall sein, kannst du auf eine Zählprotokoll Vorlage zurückgreifen.

Zählprotokoll Vorlage: Wo findet man eine?

Eine Zählprotokoll Vorlage lässt sich ohne großen Aufwand selber erstellen. Es braucht nur eine ganz einfache Tabelle, die mit den gängigen Büroprogrammen angefertigt werden kann.

Wer lieber auf eine vorgedruckte Zählprotokoll Vorlage zurückgreift oder diese gleich am Computer ausfüllen möchte, wird im Internet bestimmt fündig. Du kannst dich auch an deinen Steuerberater oder Rechnungsprüfer wenden, der dir die notwendige Vorlage bestimmt gerne zur Verfügung stellt.

Formvorgaben Zählprotokoll

Egal, woher die Vorlage kommt und wie sie aussieht, wichtig ist, dass alle notwendigen Elemente vorhanden sind.

Beim Kassenzählprotokoll sind die Formvorgaben nämlich wie folgt:

Es muss eine Zeile für jede Einheit (Münzen/Scheine) vorhanden sein, in der die Stückzahl und der Betrag eingetragen werden.
Als Resultat wird dann die Summe der Einzelbeträge (=Kassenendbestand) aufgeschrieben.
Das Zählprotoll muss unbedingt ein Datum enthalten.
Das Zählprotokoll muss von der Person, die die Kasse ausgezählt hat, unterschrieben werden, dafür muss es also unbedingt auch in Papierform vorhanden sein, selbst wenn es am Computer oder auf der Kasse ausgefüllt wird.

Ist das Zählprotokoll auch bei offenen Ladenkassen erforderlich?

Bei einer offenen Ladenkasse ist ein Kassenbericht ausreichend, der auf Basis des tatsächlichen Auszählens entstanden ist. Dies stellt ein Urteil des BFH vom 25.03.2015 fest.

Praxis-Tipp: Stückzahl von Münzen und Geldscheinen muss nicht erfasst werden

Beim Einsatz von offenen Ladenkassen muss die Stückzahl von Münzen und Geldscheinen nicht gesondert protokolliert werden. Das hat die OFD Karlsruhe in einem Merkblatt vom 31.10.2016 festgehalten.

Kassenbestand ermitteln: So geht’s

Du fragst dich, wie du deinen Kassenbestand mit einer offenen Ladenkasse oder Schubladenkasse ermittelst? Wir haben die Antwort.

Du musst deine Bareinnahmen täglich durch einen fortlaufenden Kassenbericht erfassen. Das funktioniert folgendermaßen:

Basis: Kassenbestand vom Vortag
Subtrahiere die Bareinlagen
Addiere die Ausgaben
Addiere Barentnahmen
Ermittle so die Tageseinnahmen

Wichtig ist, dass der Bundesfinanzhof (BFH) am 16.12.2016 klargestellt hat, dass bei offenen Ladenkassen ein Kassenbericht ausreicht.

Hast du dir schon mal Gedanken über ein neues, modernes Kassensystem gemacht, welches dir das protokollieren erleichtert? Mithilfe unserer Suchmaschine wirst du bestimmt fündig!

Exkurs: Das ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht

Wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen einem Kassenbuch und einem Kassenbericht? Man könnte meinen, es handle sich hier um Synonyme – aber dem ist nicht so. Denn Kassenberichte können als Bestandteil des Kassenbuchs angesehen werden. Wir zeigen dir, welche Unterschiede du beachten musst.

Das Kassenbuch

Hier werden Geschäftsvorfälle erfasst, die in bar bezahlt wurden. Die Aktivposten werden im Umlaufvermögen als Saldo dargestellt.

Der Kassenbericht

Beim Kassenbericht sieht es ein wenig anders aus. Hier erfasst du den täglich ausgezählten Bestand der Kasse.

Wichtig: Sei gründlich! Jeder Cent zählt. Der Bestand der Kasse ergibt durch eine Rückrechnung genau die Einnahmen des Tages.

Als Grundlage für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch dienen deine täglichen Kassenberichte. Sei daher unbedingt sorgfältig bei der Erstellung.

Bin ich dazu verpflichtet, ein Kassenbericht zu erstellen?

Diese Frage stellen sich viele Unternehmer. Gibt es eine Pflicht, einen Kassenbericht bzw. ein Kassenbuch zu führen? Nun, eines steht fest: Wer bilanzierungspflichtig ist, muss auch ein Kassenbuch führen.

Gibt es hierzu rechtliche Grundlagen?

Ja, die gibt es. Im wesentlichen findest du die rechtlichen Grundlagen hierzu im Steuerrecht. Wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt, berufen sich die Prüfer meist genau auf diese Gesetzgebung.

Zwei besonders wichtige Paragraphen möchten wir dir in diesem Beitrag an die Hand geben:

§ 22 Abs. 1 Satz 1 UStG: Hier wird festgestellt, dass der Unternehmer zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen, verpflichtet ist.
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Dieser Paragraph beschreibt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden müssen.

Du siehst: Neben dem Zählprotokoll gibt es noch einige weitere Dinge zu beachten. Auf unserem Blog findest du regelmäßig neue, interessante Beiträge zu genau diesen Themen. Stelle also sicher, dass du diesen Blog als Favoriten abspeicherst, um immer auf der sicheren Seite zu sein!

Zählprotokoll in der Praxis: Was du beachten musst

Du hast eine offene Ladenkasse? Dann musst du den Kassenbestand bei Kassenschluss ermitteln. Hierzu wird der Anfangsbestand sowie Privateinlagen subtrahiert. Privatentnahmen werden addiert.

Auch alle bar bezahlten Rechnungen werden hinzugerechnet. Durch dieses Vorgehen ermittelst du die sogenannte Tageslosung. Um genauer zu sein: Die steuerpflichtigen Einnahmen des Tages.

Wir haben dir in diesem Artikel genau beschrieben, was es mit der retrograden Berechnung auf sich hat. Kurz gesagt: Du sattelst das Pferd von hinten auf und rechnest ausgehend vom Kassenbestand zu den tatsächlichen Tageseinnahmen zurück.

Wichtig: Bei einer offenen Ladenkasse muss also zwingend der Schlussbestand gezählt werden. Bei elektronischen Kassen muss nicht zwingend ausgezählt werden, um den Endbestand zu errechnen. Hier kommt nämlich der Z-Bon ins Spiel.

Achtung Betriebsprüfung: Darauf musst du dich gefasst machen

Bei einer Betriebsprüfung musst du dich auf eine Menge Fragen gefasst machen. Denn der Prüfer legt in jedem Fall viel Wert auf einfach nachprüfbare Belege und Buchführungsunterlagen.

Du solltest daher auf Nummer sicher gehen und dein Zählprotokoll immer zur Hand haben. Dieses Protokoll schafft nämlich den Nachweis, dass auch wirklich gezählt wurde.

Unser Tipp aus der Praxis: Führe am besten immer ein Zählprotokoll. Dies vereinfacht die Kommunikation mit dem Betriebsprüfer in jedem Fall. Denn fest steht: Je besser du vorbereitet bist, desto weniger musst du dich vor den Behörden fürchten. Und: Wer einmal negativ auffällt, der wird in Zukunft genauer unter die Lupe genommen.

Das richtige Kassensystem vereinfacht dir dein Leben

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Aber was ist der Vorteil von innovativen Kassensystemen? Nun, grundlegend gibt es etliche Vorteile. Denn Kassensysteme sind in der Lage, dir eine Menge Arbeit abzunehmen und tragen so dazu bei, dass du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben hast.

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Clevere Unternehmer investieren in ein innovatives Kassensystem

Eines steht fest: Als Unternehmer haftest immer du selbst. Auch bei Dingen, die versehentlich passiert sind. Investiere daher frühzeitig in ein zuverlässiges Kassensystem und achte zusätzlich darauf, dass der Support erstklassig ist. Glücklicherweise gibt es am Markt mittlerweile viele Kassensystem-Hersteller, die einen großartigen Service bieten und ihre Systeme regelmäßig kostenlos aktualisieren.

Tatsächlich bieten manche Anbieter ihre Kassensysteme komplett kostenlos an. Wenn du dir also noch nicht zu 100 % sicher bist, ob ein neues Kassensystem wirklich das richtige für dich und dein Unternehmen ist, solltest du dir diese Angebote einfach mal anschauen.

Fazit

Das Zählprotokoll ist eine simple Sache. Es muss lediglich täglich festgehalten werden, was sich nach Kassenschluss in der Kasse befindet. Viele Registrierkassen enthalten integrierte Protokollfunktionalitäten. Sollte dies bei deiner Kasse nicht der Fall sein, kannst du eine eigene Zählprotokoll Vorlage erstellen oder sie dir im Internet oder bei einem Finanzberater besorgen. Vergiss nicht, das Datum auf das Protokoll zu setzen und es zu unterschreiben. Und das wars dann schon.