Du hast in Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht schon mal den Begriff GoBD und GoBD Zertifizierung gehört und fragst dich nun, was du beim Kauf einer Registrierkassensoftware zu beachten hast? Hier erfährst du mehr zu den Details einer GoBD Zertifizierung.
Du hast keine Zeit? Hier findest du alle Infos auf einen Blick
- Eine spezielle GoBD Zertifizierung gibt es bisher nicht – Kassensysteme müssen jedoch GoBD-konform sein.
- Fokussiere dich in jedem Fall auf eine ordentliche und gewissenhafte Buchführung.
- Nimm ausschließlich Kassensysteme in die engere Auswahl, die auf ihrer Website klare Informationen zur GoBD veröffentlichen.
GoBD Zertifikat- Was bedeutet überhaupt GoBD?
Das GoBD Zertifikat umfasst alle Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieser soll dadurch dem Finanzamt erleichtert werden. Die GoBD gilt damit seit 2015 in Deutschland als Nachfolger von GDPdU und GoBS, da Inhalte beider zusammengeführt wurden. In Zusammenhang beschreiben nun viele Registrierkassenhersteller ihre Geräte als GoBD-konform. Einige werben sogar mit Zertifikaten, die diese Konformität nachweisen sollen. Doch gibt es das GoBD Zertifikat überhaupt schon offiziell?
Gibt es ein GoBD Zertifikat?
Eine Registrierkasse muss GoBD-konform sein. Eine spezielle GoBD Zertifizierung gibt es allerdings bisher nicht. Das bedeutet, dass ein solches Zertifikat nichts darüber aussagt, ob die angebotene Registrierkasse wirklich den gesetzlichen Vorgaben zur GoBD-Konformität entspricht. Daher sollten alle Unternehmer, die auf ein neues Kassensystem umrüsten, genau nachprüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben durch die Kassensysteme wirklich erfüllt werden können. Nichts wäre hier schließlich ärgerlicher, als in ein neues, vielleicht sogar sehr teures Kassensystem zu investieren und am Ende eine nicht GoBD-konforme Kasse zu besitzen. Noch dazu, wenn diese einer Prüfung des Finanzamtes nicht standhalten kann. Hohe Nachzahlungen oder sogar Strafen könnten hier die Folge sein. Und erwirbt man ein sogenanntes GoBD-Zertifikat beim Kauf einer Registrierkasse, ist dies noch lange kein Garant, dass das Finanzamt die Konformität der Kasse bei einer Prüfung anerkennt.
GoBD Zertifizierung - Wichtiger ist eine ordentliche Buchführung
Um bei einer Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein, sollte man sich lieber auf eine ordentliche Buchführung und Umsatzerfassung gemäß der Registrierkassenpflicht konzentrieren, statt hier auf ein vermeintlich sicheres Zertifikat (zum Beispiel GoBD Zertifikat) zu vertrauen. Das bedeutet, alle Umsätze müssen nachvollziehbar und mit allen nötigen Details nachweisbar dokumentiert werden. Egal ob mit einer Software oder auch mit handschriftlichen Ausführungen im Kassenbuch und Papierbelegen. Wichtig ist, dass alles nachprüfbar ist und keine Buchung ausgelassen sowie nachträgliche Änderungen durchgeführt wurden.
Zwar kann man mit vielen Softwaresystemen GoBD-konform arbeiten, automatisch funktioniert das aber nicht. Es ist zudem immer auch eine gewissenhafte Anwendung durch den Unternehmer und dessen Mitarbeiter notwendig. Absolut prüfungssicher kann eine Software auch mit einem vermeintlich sicheren Zertifikat nicht sein. Zum Beispiel, wenn Daten fehlerhaft erfasst oder Eingaben komplett vergessen wurden.
GoBD Zertifikat - Seriöse Unternehmen werben damit nicht
Viele Anbieter von Registrierkassensystemen werben mit einem GoBD Zertifikat für ihre Produkte. Es gibt aber auch seriöse Anbieter, die bewusst auf diese Irreführung verzichten. Zertifikate und Werbesprüche dienen in der Regel nur zu Werbezwecken. Viel wichtiger sind manchen Anbietern die Funktionalitäten, die zur Einhaltung der GoBD notwendig sind und auch optimal zu den Bedürfnissen der Unternehmenskunden passen. Die Buchhaltung soll mit einem solchen System erleichtert werden und nicht als Hauptmerkmal die Gesetzeskonformität in den Vordergrund rücken.
Am besten lässt man sich vor der Entscheidung für eine bestimmte Kassensoftware ausführlich zum Thema GoBD-Konformität beraten. Zum Beispiel durch einen unabhängigen Finanzberater oder Buchhalter, der sich mit dieser Thematik bereits gut auskennt. Hat man sich bereits für einen Registrierkassenhersteller entschieden, steht hier der Kundensupport oftmals auch beratend zur Seite. Auch, wenn es darum geht das Thema GoBD-Konformität zu klären.
Kassensicherungsverordnung
Prüfungssichere Kassenführung – 5 wesentliche Regeln
Ob GoBD Zertifizierung oder nicht – eine GoBD-Kasse entspricht zu 100 % den Regeln der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.. Das ist der wichtige Punkt, den du verstehen musst.
Hierzu gibt es 5 wesentliche Regeln, die wir dir nachfolgend an die Hand geben möchten:
- Manipulationssicherheit
Deine neue GoBD-Kasse darf in keinem Fall manipuliert werden können. Gegenüber des Finanzamts musst du dies durch ein gültiges TSE-Zertifikat dokumentieren.
- Einzelaufzeichnung
Im Grunde gilt: Jeder Vorgang an deiner Kasse muss einzeln aufgezeichnet werden.
- Belegausgabepflicht
Als Unternehmer und vor allem Händler musst du deiner Kundschaft Belege aushändigen – ob du willst oder nicht. Wenn diese Belegausgabe aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird in der Regel automatisch eine häufigere Betriebsprüfung von den Behörden durchgeführt.
- Kassenregistrierung beim Finanzamt
Deine elektronische Kasse muss als Bezahlsystem beim Finanzamt registriert sein. Ohne Registrierung gibt es Ärger bei der Betriebsprüfung.
- Unangemeldete Kassennachschau
Es ist jederzeit möglich, dass Beamte des Finanzamtes eine Kassennachschau bei dir durchführen – unangemeldet. Aus diesem Grund solltest du GoDB-konform arbeiten. Denn nichts ist belastender als Ärger mit dem Finanzamt.
Aber warum gibt es die GoBD überhaupt?
Viele Kassenhersteller werben nicht umsonst mit der „GoBD Zertifizierung“. Im Endeffekt bietet ein Kassensystem, das dich zu 100 % regelkonform arbeiten lässt nunmal einen großen Mehrwert.
Als Hintergrund der o. g. Regelungen können wir vor allem ein Buzzword nennen: Datenmanipulation. Und zwar an elektronischen Kassen. Es gab nämlich tatsächlich Unternehmer, die durch eine nachträgliche Manipulation an ihren Kassen, Vorgänge verfälscht haben. Hierzu wurde ein sogenanntes Zapper-Programm genutzt.
Strafen bei Nichteinhaltung
Ein Punkt, den sicherlich viele Unternehmer interessieren wird ist, welche Strafen bei einer Nichteinhaltung der GoBD blühen.
Vorab: Betrug – selbst, wenn es ganz kleine Änderungen sind – lohnt sich nie. Und fliegt früher oder später immer auf.
Wenn deine Kasse gegen die GoBD verstößt, drohen Bußgelder von bis zu 25.000 €. Aber auch bei kleineren Fehlern oder einer unsauberen Buchführung musst du mit hohen Steuernachzahlungen rechnen. Hinzu kommt eine zukünftig genauere Überprüfung durch das Finanzamt. Und mal ganz ehrlich: Das möchte doch keiner über sich ergehen lassen, oder?
Grundlegende Regeln – So gehst du bei der Kassenführung auf Nummer sicher
Du möchtest Bußgelder und Steuernachzahlungen in jedem Fall vermeiden und deine Buchführung so sorgfältig wie möglich durchführen? Dann haben wir in diesem Abschnitt ein paar wichtige Informationen für dich.
Sorgfalt siegt
Auch, wenn es banal klingt. Sorgfalt sollte in deinem Unternehmen hinsichtlich der Buchhaltung das oberste Gebot haben. Du solltest dir daher eine strukturierte und vor allem standardisierte Vorgehensweise zur Kasseneröffung sowie zum Kassenabschluss überlegen. Hierbei gilt: Je einfacher das Kassensystem zu bedienen ist, desto sorgfältiger kannst du arbeiten.
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Kassenvorgänge dokumentieren
Du solltest sicherstellen, dass du alle Kassenvorgänge dokumentierst. Von Stornos bis hin zu Barausgaben für Einkäufe vor Ort. Die folgenden Vorgänge solltest du in deinem Unternehmen aufzeichnen:
- Stornos
- Umtausch gegen Barauszahlung
- Verkäufe mit Verrechnung von geleisteter Anzahlung
- Verkäufe mit Verrechnung von Gutscheinen
- Barausgaben für Einkäufe vor Ort
Beispiel: Der Friseur, der nur jeden dritten Kunden abkassiert
Wir möchten ein kleines Beispiel dafür bringen, wie Unternehmer den Staat in den letzten Jahren um einige Milliarden Euro gebracht haben. Das folgende Beispiel ist zwar fiktiv, veranschaulicht den Prozess der Steuerhinterziehung aber sehr gut.
Stell dir den Inhaber einer Bäckerei vor. Das Geschäft läuft im Grunde gut. Irgendwann hat der Inhaber es sich aber zur Gewohnheit gemacht, nur jeden dritten Kunden auch wirklich abzukassieren. Die anderen beiden Kundenzahlungen wurden also storniert – aber natürlich trotzdem umgesetzt. Über die Jahre hat der Inhaber der Bäckerei so eine große Menge an Steuern hinterzogen. Insolvenz und ein paar Jahre Gefängnis sind in so einem Fall vorprogrammiert.
Durch eine Kassennachschau werden solche Arten von Tricks regelmäßig aufgedeckt. Am vorangegangenen Beispiel siehst du: Die Vorgaben vom Staat wurden also nicht ohne Grund verschärft.
Die Kassennachschau – Warum du vorbereitet sein solltest
Wie bereits erwähnt kann dich eine Kassennachschau aus dem Nichts treffen. Dann stehen Prüfer vor der Tür und wollen allerhand Dokumente sehen. Und es muss schnell gehen – denn in fast jedem Dokument der Steuerbehörden heißt es „Belege müssen leicht nachprüfbar vorliegen“.
Du solltest aus diesem Grund ganz besonders gut auf eine solche Kassennachschau vorbereitet sein.
Fazit: GoBD Zertifizierung – Mehr Marketing als Realität
In diesem Beitrag haben wir dir gezeigt, dass es eine GoBD Zertifizierung bisher nicht gibt. Viele Anbieter von Kassensystemen nutzen diesen Begriff lediglich zu Marketing-Zwecken. Und trotzdem ist die GoBD-Konformität extrem wichtig. Denn wenn du keine geeignete Kasse hast, die den Vorgaben der Finanzbehörden entspricht, kann es schnell teuer werden.
Die Investition in ein neues Kassensystem ist daher wichtiger denn je. Bei Nichteinhaltung der GoBD warten nämlich hohe Bußgelder auf dich. Sorgfältige Prozesse hinsichtlich deiner Buchführung sind also essentiell.
Fest steht also: Schummeln lohnt sich 2021 nicht mehr. Denn die fortschrittlichen Technologien sorgen dafür, dass Betriebsprüfer in kurzer Zeit feststellen können, ob ein Geschäftsprozess manipuliert wurde oder nicht.
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