Die vielen Begriffe und Anforderungen rund um die Kassenführung sind zuweilen verwirrend. Es ist nicht immer klar, welche Unterlagen und Aufzeichnungen erforderlich sind, damit sich deine Buchführung vor dem Finanzamt sehen lassen kann. Grundsätzlich gilt, dass du im Zweifelsfall dem Fiskus beweisen können musst, dass mit deiner Kasse alles stimmt. Auch ein Kassenzählprotokoll kann dabei hilfreich sein.
Ab wann bin ich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?
Als Gewerbetreibender bist du in der Regel ab einem Gewinn von 60.000 € dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Um dieses korrekt ausfüllen zu können, braucht es einen täglichen Kassenbericht, der Aufschluss über die Bareinnahmen und –ausgaben des Tages gibt.
Wozu dient ein Kassenzählprotokoll?
Ein wichtiges Element des Kassenberichts ist der Kassenbestand bei Geschäftsschluss, bzw. am Vortag. Um diesen zu kennen, führt kein Weg daran vorbei, die Kasse auszuzählen. Nur so kann überprüft werden, dass in der Kasse alles rund läuft.
Das eigentliche Auszählen ist keine Kunst. Es werden ganz einfach alle Münzen und Scheine gezählt. Im Kassenzählprotokoll wird dann Stück für Stück festgehalten, welche Cent-Münzen und Euro-Scheine sich in der Kasse befinden und die entsprechenden Beträge eingetragen. Addiert ergeben sie dann den effektiven Kassenbestand.
Was sagt das Gesetz in Deutschland?
Das Kassenzählprotokoll wird in deutschen Gesetzen nicht namentlich erwähnt. Auch der Bundesfinanzhof hat 2017 bestätigt, dass eine Protokollführung der Auszählung bei offenen Kassen nicht unbedingt erforderlich ist. Es geht aber aus verschiedenen Paragrafen der Steuergesetze hervor, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO) und der Unternehmer dazu verpflichtet ist, Aufzeichnungen zu machen (§ 22 Abs. 1 Satz 1 UStG). Um diesen Vorschriften gerecht zu werden, muss die Kasse ausgezählt und das Ergebnis festgehalten werden. Am einfachsten geht dies mit einem täglichen Kassenzählprotokoll.
Deshalb solltest du trotz gesetzlicher Spielräume täglich ein Kassenzählprotokoll erstellen
Auch wenn das Kassenzählprotokoll nicht in allen Fällen zwingend ist, wird es als Grundlage für einen ordnungsgemäßen Kassenbericht dringend empfohlen. Wenn nämlich das Finanzamt den Verdacht hegt, dass mit deiner Buchführung irgendetwas nicht stimmt, dann musst du beweisen können, dass dem nicht so ist – und nicht umgekehrt.
Außerdem können mit dem regelmäßigen Auszählen und dem dazugehörigen Protokoll Unstimmigkeiten sofort erkannt werden. Meist lassen sich Unterschiede am selben Tag leicht erklären, was ein paar Tage später nicht mehr der Fall ist. Vielleicht sind ja in der Kasse noch private Ein- oder Auslagen, die noch festgehalten werden müssten? Mit dem täglichen Kassenzählprotokoll kannst du mit dem guten Gefühl, dass alles stimmt, den verdienten Feierabend antreten.
So einfach wird ein Kassenzählprotokoll erstellt
Ein Kassenzählprotokoll ist keine große Sache. Mit einer guten Vorlage, die du dir zum Beispiel im Internet holen kannst, ist es sehr schnell ausgefüllt. Natürlich musst du bis nach Kassenschluss warten, um ein Kassenzählprotokoll zu erstellen.
Trage, wenn die Zeit dafür gekommen ist, ganz einfach die Anzahl der ausgezählten Münzen und Scheine in die richtige Kategorie ein. Abschließend berechnest du die Beträge, die sich daraus ergeben, sowie den Kassenendbestand. Wichtig für eine saubere Dokumentation ist außerdem, dass das Kassenzählprotokoll mit Datum versehen und vom Zählenden unterschrieben wird.
Bei gewissen Registrierkassen können die Stückzahlen auch elektronisch erfasst werden. Wenn sich regelmäßig sehr viel Geld in der Kasse befindet, kann sich auch die Anschaffung einer Geldzählmaschine durchaus lohnen.
Mit einer gut dokumentierten Buchführung bleiben dir Sorgen erspart
Kurzum: das Auszählen der Kasse und das entsprechende Kassenzählprotokoll sind die Grundlagen einer transparenten Kassenführung. Es ist die einfachste Art, um den Kassenbestand korrekt zusammenzuzählen und festzuhalten, dient in Zweifelsfällen als Beweis für die täglichen Aufzeichnungen und deckt Unregelmäßigkeiten innerhalb nützlicher Frist auf. Wenn du dir jeden Tag ein paar Minuten Zeit dafür nimmst, bist du vor bösen Überraschungen gewappnet.