Gerade für Kleinunternehmer, Freiberufler oder Handwerker, die sich selber um ihre Buchführung kümmern, ist es mit den sich ständig ändernden Vorgaben nicht immer ganz einfach zu wissen, was nun genau festgehalten und aufbewahrt werden muss, damit die Kassenführung auch vom Finanzamt als ordnungsgemäß eingestuft wird.
Was versteht man genau unter Kassenführung?
Die Kassenführung ist die tägliche Aufzeichnung von allem, was in der Kasse passiert – also in der Regel der Kasseneinnahmen und -ausgaben. Je nach Art und Größe des Unternehmens, der Geschäftsvorfälle und des Kassensystems sind die Vorgaben dazu unterschiedlich. Für bilanzierungspflichtige Unternehmen wird die ordnungsgemäße Kassenführung im Kassenbuch dokumentiert, während für Gewerbetreibende wie Ladenbesitzer oder Dienstleistungsanbieter mit Umsätzen unter € 600.000 pro Jahr gewöhnlich ein Kassenbericht ausreichend ist.
Wie sieht die Gesetzeslage in Deutschland bezüglich der Kassenführung aus?
Die genauen, in Deutschland geltenden Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen sind in der Abgabenordnung unter § 146 und im Handelsgesetzbuch unter § 239 nachzulesen.
Zusammengefasst geht daraus hervor, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich in Einzelaufzeichnungen festgehalten werden müssen, sofern dies zumutbar ist. Nachträgliche Veränderungen der Aufzeichnungen müssen sichtbar, nachvollziehbar und begründbar sein.
Bei Kassen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen ist die Einzelaufzeichnung nicht notwendig, da man sich bei einem automatisierten Kassensystem mit den verschiedenen abrufbaren Berichten jederzeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann.
Seit dem 1.1.2018 darf das Finanzamt jederzeit unangekündigt an die Türe klopfen, um das Kassenbuch oder die Kassenberichte für eine sogenannte Kassen-Nachschau zu prüfen. Es ist also wirklich wichtig, dass deine Kassenführung immer aktuell ist.
Die korrekte Kassenführung je nach Kassentyp
Im Allgemeinen können die großen Kassenkategorien in offene Ladenkassen und Registrierkassen unterteilt werden, wobei sich letztere in den meisten Geschäften durchgesetzt haben. Offene Ladenkassen, bei die Einnahmen einfach in eine Schublade in der Ladentheke oder ins Portemonnaie des Kellners gelegt und das Wechselgeld auch dort entnommen wird, sieht man vor allem noch in Kleinst- oder Gastronomiebetrieben. Es ist eine kostengünstige Art der Kassenführung, die aber mit einem Mehraufwand bei den täglichen Aufzeichnungen verbunden ist.
Kassenführung bei der offenen Ladenkasse
Konkret sieht die Kassenführung bei der offenen Ladenkasse so aus: die Kasse wird täglich ausgezählt und in einem Kassenzählprotokoll festgehalten. Aufgrund dieses Protokolls wird dann der Kassenbericht erstellt, auf dem der Kassenbestand am Anfang des Tages, am Ende des Tages, sonstige Einlagen und Ausgaben sowie die Tageslosung ersichtlich sind.
Dienstleistungsbetriebe wie Hotels, Reparaturwerkstätte oder Friseursalons müssen für alle Einnahmen die Gegenleistung, den Inhalt des Geschäfts und den Namen des Vertragspartners aufzeichnen. Für Einzelhandelsbetriebe, die Waren für den täglichen Gebrauch an nicht feststellbare Personen verkaufen, entfällt die Einzelaufzeichnungspflicht.
Für offene Ladenkassen gibt es natürlich auch Computerprogramme, welche die Erfassung der Geschäftsvorfälle und das Erstellen der Kassenberichte erleichtern.
Kassenführung bei Registrierkassen
Registrierkassen und PC-Kassensysteme übernehmen einen Teil der Handarbeit, indem sie alle einzelnen Kasseneinnahmen und –ausgaben erfassen. Diese Daten werden dann gespeichert und können somit jederzeit abgefragt werden. Auf diese Weise ist es möglich, Berichte und Belege ganz einfach automatisch zu erstellen und auszudrucken.
Aufbewahrung der Belege und digitalen Unterlagen zur ordnungsgemässen Kassenführung
Egal in welcher Form die Kassenführung dokumentiert wird, besteht eine Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege und sonstige Unterlagen und zwar in der Regel für 10 Jahre. Sofern digitale Daten unverzüglich verfügbar, lesbar und auswertbar sind, müssen diese nicht auch noch in Papierform vorhanden sein. Insofern kann es sich auch aus Gründen der Nachhaltigkeit lohnen, sich eine Registrierkasse anzuschaffen, weil damit Papier gespart werden kann.
Das solltest du dir zum Thema Kassenführung merken
Zusammenfassend kann man also sagen, dass die ordnungsgemäße Kassenführung die täglichen Einnahmen und Ausgaben je nach Anforderungen in einem Kassenbuch oder in Form von einem Kassenbericht laufend ausweist und dass die dafür erforderlichen Unterlagen aufbewahrt werden müssen.