Registrierkassen sind eine praktische Möglichkeit, um den Ablauf in einem Geschäft zu vereinfachen und einen klaren Überblick über die verkauften Produkte zu behalten. Da es immer wieder vorkommt, dass Personen das Kassensystem umgehen und manipulieren, ist die Regierung an sichereren Systemen interessiert. Ab 2017 gelten neue Voraussetzungen, die Registrierkassen erfüllen müssen. Alles zu den Vorschriften und mit welchen Kosten Registrierkasse du rechnen musst, zeigen wir dir hier.
Du hast keine Zeit? Hier die wichtigsten Antworten auf deine Fragen
Was kostet eine elektronische Registrierkasse?
Eine einfache Registrierkasse kostet je nach Funktionsumfang 150 bis 500 Euro. Natürlich handelt es sich hierbei dann um ein Basismodell. Digitale Registrierkassen erfüllen höhere Ansprüche und kosten zwischen 500 und 1.000 Euro.
Wie unterscheiden sich die verschiedenen Arten von Kassen?
Mittlerweile gibt es viele verschiedene Arten von Kassensystemen. Grundsätzlich kann zwischen 4 Systemen Unterschieden werden:
- Einfache Registrierkasse
Als Basismodell im Funktionsumfang sehr beschränkt. Die Kosten belaufen sich zwischen 150 und 500 Euro.
- Digitale Registrierkasse
Der Markt für digitale Registrierkassen wächst stetig. Diese Kassensysteme kosten zwischen 500 und 1.000 Euro und bieten einen größeren Funktionsumfang als einfache Registrierkasse.
- Touchscreen Kasse
Eine Touchscreen Kasse bietet einen sehr großen Funktionsumfang und sticht durch die eingängige Bedienweise hervor. Touchscreen Kassen kosten zwischen 500 und 1.500 Euro.
- iPad Kasse / Tablet Kasse
Mittlerweile lassen sich auch Tablets durch Software von Drittanbietern als Kasse betreiben. Die Kosten sind hier sehr unterschiedlich, da jeder Anbieter ein individuelles Leistungsspektrum anbietet. Generell liegt das Investment hier bei 20-50 Euro pro Monat.
Neben den verschiedenen Kassenarten sind Bondrucker essentiell für eine ordnungsgemäße Abwicklung des Kaufprozesses. Gerade hinsichtlich der Belegerteilungspflicht. Die Kosten für einen Bondrucker schwanken zwischen 60 und 300 Euro.
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Checkliste: Das erwartet das Finanzamt
Auch das Finanzamt hat hinsichtlich neuer Kassensysteme einige Anforderungen. Wir haben die grundlegenden Anforderungen in der folgenden Liste zusammengefasst.
- Gesamte Brutto-Einnahmen sind aufrufbar
- Fortlaufend nummerierte Z-Bons zur Aufbewahrung
- Kassenbuch inkl. Darstellung einzelner Positionen sowie Art der Zahlung ersichtlich
- Stornierungen, Retouren sowie Kassenentnahmen übersichtlich dargestellt
- Aufbewahrung von Originalbelegen
- Speicherung der Programmabrufe je nach Änderung (z. B. Einzelpreis für Artikel)
- Protokolle über Trainingsspeicherdaten liegen vor
- Wartungsprotokolle und Bedienungsanleitungen sind vorhanden
- Basis für Kalkulation ist nachprüfbar gelistet (z. B. Speise- und Getränkekarte)
Kosten Registrierkasse: Warum sollte ich mich für ein Kassensystem mit monatlicher Gebühr entscheiden?
Viele Kassenhersteller bieten mittlerweile innovative Kassensysteme zu monatlichen Gebühren an (z. B. helloCash). Aber ist diese Investition wirklich clever? Im Grunde solltest du dir vor Augen führen, wie intensiv du dein Kassensystem in Zukunft nutzen möchtest. Stelle dir hierzu am besten folgende Fragen:
- Wie viele Menschen arbeiten mit dem Kassensystem?
- Wie hoch ist mein monatlicher Umsatz?
- Habe ich mehrere Standorte (Geschäfte)?
- Welche Geschäftsprozesse fallen im Alltag an?
- Muss das Kassensystem einfach zu bedienen sein?
Nachdem du dir diese Fragen ehrlich beantwortet hast, kannst du dir die Ausgangsfrage sehr viel besser beantworten. Innovative Kassensysteme bieten dir eine Reihe von Vorteilen. Neben den Basisfunktionen einer Kasse bieten dir diese Systeme beispielsweise folgende Funktionen:
- Gesetzeskonformität (100%)
Bei neuen Kassensystemen, die monatlich Gebühren kosten, musst du dir keine Sorgen um die Gesetzeskonformität machen. Denn im Normalfall wird mehrmals im Jahr ein Systemupdate vom Hersteller zur Verfügung gestellt. Durch dieses Update wird ein System automatisch auf den neuesten Stand gebracht.
- Regelmäßige Updates
Regelmäßige Updates sorgen für eine sichere und vor allem nachhaltige Instandhaltung deiner Kasse. Du musst dir daher nicht extra neue Hardware kaufen.
- Exporte deiner Datensätze
Wenn du deine Buchhaltungs-Dateien weiterverarbeiten möchtest, kannst du sie ganz einfach von deinem Kassensystem in beliebige Formate exportieren. Hiervon profitiert auch dein Steuerberater.
- Übersichtliche Auswertungen
Mit smarten Auswertungen verschaffst du dir schnell und einfach einen Überblick über deine Umsätze und Kosten.
- Innovative Kundenverwaltung
Daten sind Gold wert. Mithilfe eines innovativen Kassensystems kannst du schnell Kundendaten erfassen und diese auch verwalten. So lernst du deine Zielgruppe automatisch besser kennen und kannst praktische Marketingmaßnahmen ergreifen.
- Einfache Kartenzahlung
Die Zahlung mit Karte wird immer beliebter. Mit einem neuen Kassensystem können deine Kunden bequem mit Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay bezahlen.
- Clevere Gutscheinverwaltung
Gutscheine sind ein großartiges Mittel, um Kunden langfristig zu binden. Viele Kassensystem-Anbieter (z. B. helloCash) setzen auf eine integrierte Gutscheinverwaltung, um deine Kundenbeziehungen nachhaltig zu verbessern.
- Individuelle Einstellungsmöglichkeiten
Dank individueller Möglichkeiten zur Konfiguration kannst du dein Kassensystem perfekt an dein Unternehmen anpassen.
- App
Kassensysteme laufen mittlerweile auch über eine App, die du auf beliebig vielen Geräten (z. B. iPad oder iPhone) installieren kannst.
- Plattformunabhängigkeit
Ob Browser, PC, Laptop oder auf mobilen Geräten: Moderne Kassensysteme laufen plattformunabhängig.
- Berechtigungssystem für Mitarbeiter
Wenn du das Kassensystem zusammen mit Mitarbeitern nutzt, kannst du verschiedene Berechtigungseinstellungen vornehmen.
- Warenwirtschaftssystem
Auch die Warenwirtschaft kann über ein modernes Kassensystem abgewickelt werden. Wenn du Produkte verkaufst, kannst du z. B. den Bestand und die Preise im System abbilden.
- Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen
Angebote und Lieferscheine können bequem über ein zentrales System erstellt werden. Die umständliche Erstellung dieser Dokumente mit einem Textverarbeitungsprogramm fällt also weg.
Was mache ich, wenn die Registrierkasse die Voraussetzungen nicht erfüllt?
Wenn du feststellst, dass deine Registrierkasse die Voraussetzungen nicht erfüllt, solltest du den Hersteller kontaktieren. Grundlegend sollte von dieser Seite aus nämlich sichergestellt werden, dass deine Registrierkasse alle Voraussetzungen der lokalen Behörden erfüllt. Oft sorgt ein Software Update bereits für Klarheit. Falls es jedoch kein Update (mehr) gibt, solltest du dich in jedem Fall nach einer neuen Registrierkasse umschauen, die regelkonform daherkommt.
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Wichtig ist auch, dass du die sogenannte Kassennachschau-Regelung im Hinterkopf behalten solltest. Diese besagt, dass Prüfer ab 2018 ohne Voranmeldung jederzeit während deiner Öffnungszeiten im Betrieb vorbeischauen können. In diesem Fall wird deine Kasse „auf Herz und Nieren“ geprüft. Wenn sie an diesem Punkt nicht den Vorgaben entspricht, kann es schnell teuer werden.
Welche Personen einen Registrierkasse benötigen
Ab dem 01. Januar 2015 gilt, dass ab einem jährlichen Umsatz von 15.000 Euro und Barumsätzen von 7.500 Euro eine Registrierkasse zwingend vorgeschrieben ist, um die Umsätze zu erfassen. Schließlich sind die Barumsätze jener Bereich, in dem sich der Fiskus am einfachsten umgehen lässt. Ab dem 01. Januar 2016 gilt zudem die Pflicht, Kunden einen Beleg auszugeben. Personen, die nur wenig Geld umsetzen, benötigen eventuell keine Kasse und werden durch die Kosten der Registrierkasse nicht belastet. Für Personen, die nicht bar bezahlt werden, ist eine solche Kasse nicht notwendig. Somit können Dienstleister, die beispielsweise über das Internet arbeiten oder einfach keine Barzahlung anbieten, auf eine Kasse verzichten.
Kosten Registrierkasse – was Verkäufer erwartet
Eine Registrierkasse ist keine günstige Anschaffung, auch wenn sie nicht so teuer wie manche andere Dinge oder spezielle Maschinen ist. Gerade Gewerbetreibende und Geschäftsfilialen werden wahrscheinlich keine Probleme mit den Kosten Registrierkasse haben. Für kleinere Läden kann der Kauf allerdings recht teuer werden, wobei die in den nächsten Jahren anstehenden Kosten einer Aufrüstung der Registrierkasse noch höher werden könnten. Für eine gewöhnliche Registrierkasse muss mit einem Preis von rund 1.000 Euro Netto gerechnet werden, es gibt aber auch Modelle mit erweitertem Funktionsumfang, die deutlich darüber liegen. Zudem fallen noch die Kosten der Beschaffung, eventuelle Softwarekosten und die Einarbeitungszeit an. Immerhin lassen sich 200 Euro per Jahresausgleich geltend machen, sodass Gewerbetreibende etwas von ihrem Geld wiedersehen und die Kosten Registrierkasse senken können.
Ab dem 01. Januar 2017 gelten neue Regeln
Ab dem Januar 2017 gelten nun neue Regeln, die das System weiter spezifizieren. Ab diesem Zeitpunkt müssen die Registrierkassen jeden einzelnen Beleg beziehungsweise jede einzelne Buchung zu jedem Zeitpunkt anzeigen können. Hierbei gilt ein Zeitrahmen von 10 Jahren, in denen die Buchungen ausgegeben werden können müssen. Eine Ausnahme hiervon kann für manche Freiberufler und Markthändler gelten, die schon zuvor über eine Kasse, aber keine elektronische Registrierkasse verfügt haben. Händler sollten aber bedenken, dass ab dem Jahr 2019 neue verschärfte Regeln gelten sollen. Wer also den Kauf oder die Investition in ein neues Kassensystem plant, sollte eventuell noch etwas warten, bis Genaueres über das neue System und dessen Anforderungen bekannt ist.
Kosten Registrierkasse – Welche Strafen bei einer fehlenden Registrierkasse drohen
Wer noch keine Registrierkasse besitzt und noch einige Monate warten möchte, um Informationen über die ab 2019 geltenden Regeln zu erhalten, sollte lieber erst einmal eine einfache Registrierkasse kaufen, um den oben genannten Anforderungen gerecht zu werden. Ab dem 30.06.2016 gelten keine Gründe mehr, um einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung entgehen zu können. Es drohen nicht nur Strafen, sondern der eigene Umsatz kann auch geschätzt und dabei zu hoch angesetzt werden. Auf gar keinen Fall sollten an der eigenen Kasse Veränderungen vorgenommen werden. Selbst wenn das nicht als Versuch des Steuerbetrugs gedacht ist, kann es mit einer Strafe von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Fazit: Kosten Registrierkasse
Wir haben dir in diesem Beitrag verschiedene Arten von Kassen gezeigt und auch die Kosten für ein Registrierkasse thematisiert. Grundlegend kommt es auf deine individuellen Anforderungen und Bedürfnisse an. Es kann daher sein, dass du bereits mit einer einfachen Kasse (Kosten Registrierkasse: 150-500 Euro) zurecht kommst. Achte hier jedoch genau auf die Regelkonformität. Vielleicht soll es aber auch etwas fortgeschritteneres sein. Dann kommt eine digitale Registrierkasse in Frage (Kosten Registrierkasse: 500-1.000 Euro). Für die Gastronomie sind vor allem Touchscreen Kassen (Kosten Registrierkasse: 500-1.500 Euro) oder Tablet Kassen (Kosten Registrierkasse: 20-50 Euro pro Monat) sehr gefragt.
Wofür du dich im Endeffekt entscheidest und wie viel Geld zu ausgibst, solltest du in jedem Fall von deiner individuellen Situation abhängig machen.