Technische Sicherheitseinrichtung 2021 – einfach erklärt

Telefon mit Sicherheitsschloss

Zum Jahresbeginn 2020 war es so weit: Neben den vielen guten Vorsätzen durften Gewerbetreibende auch ihr Kassensystem modernisieren. Die Kassennachschau macht seit 2018  spontane Überprüfungen durch das Finanzamt möglich. Wer den Anforderungen nicht entspricht, dem drohen hohe Steuernachzahlungen. In elektronische Kassen muss zusätzlich eine sogenannte TSE eingebaut werden. Die Technische Sicherheitseinrichtung 2021 ist zum Beispiel als Hardware- oder Cloudlösung erhältlich.

Die TSE ist eine zusätzliche Sicherungsmethode, die dem Finanzamt einen permanenten Zugriff auf die Kopie der Registrierkassendaten gibt. Deswegen ist die TSE seit 2020 Pflicht für alle elektronischen Registrierkassen. Von dieser Pflicht sind lediglich offene Ladenkassen befreit. Auch letzte Fristverlängerungen laufen nun aus, oder sind bereits ausgelaufen. 2021 wird es für den Großteil der Kassenbesitzer also ernst.

Fragen und Antworten zur Technischen Sicherheitseinrichtung 2021

Für viele Unternehmende birgt das Thema TSE jede Menge Fragen. Nachdem immer wieder neue Auflagen kommen, sind einige Händler skeptisch. Jeder möchte sich genau informieren, bevor erneut Geld investiert wird. Wir möchten dir helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. Deshalb beantworten wir in diesem Artikel einige der häufigsten Fragen zum Thema TSE.

Was verstehen die Finanzbehörden unter einer TSE 2021 für elektronische Aufzeichnungssysteme?

In dieser Frage stecken Begriffe, die definiert werden sollten. Mit elektronischen Aufzeichnungssystemen sind die elektronischen Registrierkassen gemeint. Jede Geldeinlage oder Geldentnahme aus der Kassa muss digital aufgezeichnet werden. Dies ist bereits seit geraumer Zeit vorgeschrieben.

Seit dem 1. Januar 2020 ist nun auch die TSE verpflichtend. Diese besteht aus einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Über diese kann das Finanzamt jederzeit eine Stichprobe des Datenbestandes entnehmen. Die Behörde prüft diese Daten dann. Zusätzlich gehört ein Sicherheitsmodul zur TSE. Dieses Sicherheitsmodul muss ebenfalls zertifiziert sein. Der Speicher kann ein USB-Stick, eine (Micro-)SD-Karte oder die Cloud sein.

Welchen Sinn hat die Technische Sicherheitseinrichtung 2021?

Mit der TSE soll sichergestellt werden, dass alle Daten unverändert bleiben. Nachträglich darfst du nichts mehr verändern können. Auch das Löschen von einzelnen Datensätzen soll unmöglich sein. Gleichzeitig schützt man die Daten so, dass eine Änderung jederzeit sofort erkennbar wäre. Durch ein einheitliches Format der Daten können die Behörden jederzeit unangemeldet darauf zugreifen. All diese Maßnahmen bewirken, dass die Registrierkasse überhaupt ihren ursprünglichen Sinn erfüllt.

Muss ich eine neue elektronische Registrierkasse kaufen?

Ob du eine neue Kasse kaufen musst, oder deine bestehende weiterverwenden kannst, hängt vom Kaufdatum der Kasse und dieser an sich ab.

Die Kasse wurde ab dem 1. Januar 2020 gekauft

Alle neu angeschafften Registrierkassen im Jahr 2020 müssen mit einer TSE ausgestattet sein. Falls du eine neue Kasse kaufen musst, vergleiche die Kassensystemanbieter gründlich. Auf diese Weise erhältst du direkt eine Kasse mit einer TSE.

Kauf der Kasse zwischen 25. November 2010 und 31. Dezember 2019

Wenn du deine Kasse in diesem Zeitraum erworben hast, musst du diese mit einer TSE aufrüsten oder ausstatten lassen. Dies ist bis zum 31. Dezember 2022 unter zwei Bedingungen möglich:

  1. 1. Die Kasse muss die Mindestanforderungen erfüllen.
  2. 2. Sie muss regelmäßig aktualisiert werden.

Sowohl die Hard- als auch die Software müssen auf dem aktuellen Stand sein.

Zu den Mindestvoraussetzungen gehören die Belegausgabepflicht, das Melden deiner Kasse beim Finanzamt sowie die Aufbewahrungspflicht.

Belegausgabepflicht

Die Belegausgabepflicht gilt seit 2018 und sieht vor, dass für jede Transaktion ein Einzelbeleg für deine Kunden ausgestellt wird. Hierbei ist es egal, ob sie einen Beleg wünschen oder nicht. Die neuen Einzelbelege können elektronisch erstellt oder auf herkömmlichem Wege gedruckt werden. Der sogenannte Z-Bon reicht seit 2018 also nicht mehr aus. Dieser wurde einmal am Ende des Tages beim Kassenabschluss ausgegeben und archiviert.

Gespeicherte Daten

Dein elektronisches Kassensystem muss verschiedene Daten speichern:
  • Alle steuerliche relevanten Daten, u. a. der Verkaufspreis, die Zahlungssumme, die Artikel und Nutzerkennungen
  • Stammdatenänderungen, z. B. Änderungen des Artikelpreises

Aufbewahrungspflicht

Alle Daten deines Kassensystems müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden. Hierzu zählen auch deine Belege sowie alle Angaben und Unterlagen zu deinem Kassensystem und die Verfahrensdokumentation. Im Falle einer Prüfung müssen die Daten sofort zur Verfügung stehen. Dies ist z. B. bei einer unangekündigten Kassennachschau der Fall.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation soll es Prüfern ermöglichen, vergleichsweise zügig einen Einblick in die verwendete Hardware und Software sowie die Organisation des Unternehmens zu erhalten. Sie dient der Transparenz und Nachprüfbarkeit. Aus diesem Grund enthält die Verfahrensdokumentation Angaben über die Arbeitsweise bzw. Organisation in deinem Unternehmen. Hierzu gehören z. B. Angaben darüber, wie deine Mitarbeitenden und du mit Belegen, Rechnungen und anderen Unterlagen umgehen. Wie und wo werden diese gespeichert? Wie werden sie erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht?

Neben diesen organisatorischen Angaben enthält die Verfahrensdokumentation ebenfalls Angaben über die einzelnen Bestandteile, z. B.:

  • das benutzte Kassensystem
  • die Seriennummer der Registrierkasse
  • die Einsatzzeiten
  • etwaige Programmieranleitungen

Registrierung beim Finanzamt

Darüber hinaus musst du deine Kasse innerhalb eines Monats beim Finanzamt registrieren. Der Monat beginnt, sobald du die Kasse kaufst oder in Betrieb nimmst. Falls du mehrere Kassen betreibst, gilt die Meldepflicht für alle Kassen. Beim Registrieren musst du die folgenden Angaben angeben:

 

  • die Steuernummer deines Unternehmens
  • die Art des Aufzeichnungssystems
  • die Anzahl der verwendeten Systeme sowie deren Seriennummern
  • das Datum der Anschaffung der Registrierkasse

Sollte deine Registrierkasse diese Anforderungen nicht erfüllen können, so musst du eine neue Kasse bestellen.

Die Kasse wurde vor dem 25. November 2010 gekauft

Liegt das Kaufdatum deiner Kasse vor dem 25. November 2010, hast du keine andere Wahl, als die Kasse zu ersetzen, wenn sie die neuesten Voraussetzungen nicht erfüllen kann. Bei einer so alten Kasse ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du dir eine neue Registrierkasse anschaffen musst, die den Gesetzesvorgaben entspricht. Achte in diesem Fall ebenso auf eine bereits eingebaute TSE bei deinem Kassensystemanbieter.

Wo kann man sein Kassensystem aufrüsten lassen oder ein neues erwerben?

Natürlich will jeder ordentliche Unternehmer die vorgeschriebene Technische Sicherheitseinrichtung 2021 vorweisen können. Daher haben wir bereits vorab einen umfassenden Test der Kassensysteme durchgeführt. Hier findest du einen Kassensystem-Vergleich. Auch die Kosten werden detailliert angeführt.

Was ist die Nichtbeanstandungsregel?

Seit dem 1. Januar 2020 ist der Einbau einer TSE in elektronischen Registrierkassen Pflicht. Da zahlreiche noch über keine solche technische Lösung verfügen, trat die Nichtbeanstandungsregel in Kraft. Sie besagte, dass Kassenbetreibenden keine Strafen auferlegt würde, wenn sie eine Kasse ohne TSE betrieben. Wenn ein Unternehmender darüber hinaus einen Aufschub für den Einbau der TSE benötigt, muss dieser einen separaten Antrag stellen. Dieser kann bewilligt oder abgelehnt werden.

Zahlreiche Anbieter von Kassensystemen konnten auch nach dem 30. September 2020 keine TSE bereitstellen bzw. befanden sich diese noch in der Zertifizierungsstelle des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Deshalb verlängerten 15 von 16 deutschen Bundesländern die Nichtbeanstandungsregel bis zum 31. März 2021. Mit dieser Verlängerung entfällt der Antrag zur Fristverlängerung, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.

Welche deutschen Bundesländer entschieden sich für die Fristverlängerung?

Zuvor war die Nichtbeanstandungsregel bis zum 30. September vom Bundesministerium für Finanzen veranlasst worden. Nach dem Ablauf dieser Frist wollte das Bundesministerium diese nicht verlängern. Doch 15 Bundesländer sprachen sich für eine Verlängerung um sechs Monate bis zum 31. März 2021 aus. Wenn du deine Registrierkasse noch nicht mit einer TSE ausgestattet hast, solltest du diese Regelungen beachten.

Diese Bundesländer sind:

  • Baden-Württemberg
  • Hessen
  • Hamburg
  • Nordrhein-Westfalen
  • Bayern
  • Niedersachsen
  • Schleswig-Holstein
  • Sachsen
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Saarland
  • Berlin
  • Brandenburg
  • Rheinland-Pfalz
  • Sachsen-Anhalt
  • Thüringen

Sofern du deine Registrierkasse in einem dieser Bundesländer betreibst, hast du also noch bis zum 31. März 2021 Zeit, deine Kasse aufzurüsten. Allerdings solltest du beachten, dass du gewisse Voraussetzungen erfüllen musst, um von der verlängerten Frist profitieren zu können. Befindet sich deine Kasse im Bundesland Bremen, solltest du so schnell wie möglich eine TSE einbauen lassen und ggf. einen Antrag auf Fristverlängerung stellen.

Welche Voraussetzungen brauche ich, um die verlängerte Frist in Anspruch nehmen zu können?

In den meisten Bundesländern gilt, dass du die TSE für deine Kasse bis zum 30. September 2020 verbindlich bestellt haben musst. Hierbei sind sowohl Hardware-Lösungen in Form von USB-Sticks oder Micro-SD-Karten möglich als auch Cloud-Lösungen. Der Nachweis muss der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beigefügt werden. Einen zusätzlichen Antrag brauchst du nicht zu stellen.

Bei Hardwarelösungen kannst du den Nachweis von deinem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister einholen. Wenn du eine Cloud-Lösung verwendest, musst du ebenfalls nachweisen können, dass der Einbau einer TSE in die Cloud vorgesehen ist. Viele Kassensystemanbieter informieren ihre Kunden auf der Firmenwebseite über ihre Pläne zur TSE. Hier erfährst du, ob die TSE zukünftig in Form einer Cloud- oder Hardware-Lösung zur Verfügung gestellt wird. Auch erfährst du, ob die TSE bereits eingebaut wurde und nur noch von dir aktiviert werden muss. Überprüfe die Webseite deines Anbieters oder rufe den Support an, falls du dir unsicher bist.

In den fünf Bundesländern Niedersachsen, Sachsen, Berlin, Brandenburg und Rheinland-Pfalz gelten leicht abweichende Regelungen: Hier musste die TSE bereits bis zum 31. August 2020 verbindlich bestellt worden sein. Zusätzlich musste der Beauftragte bestätigen, dass ein Einbau bis zum 30. September 2020 nicht möglich war.

Alle weiteren landesspezifischen Voraussetzungen findest du auf der Webseite des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH). Bitte beachte: Wir bieten keine Rechtsberatung. Kontaktiere im Zweifelsfall immer deinen Steuerberater. So bist du auf der sicheren Seite.

In der Kassensystem-Suchmaschine findest du unterschiedlichste Anbieter, falls du dein Kassensystem aufrüsten musst.

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