In diesem Artikel beantworten wir dir die wichtigsten Fragen zur Belegausgabepflicht 2021, z. B. für wen die Belegausgabepflicht gilt, ob du dich davon befreien lassen kannst und welche Strafen drohen, wenn du deine Bons nicht korrekt ausgibst.
Welche Kassen sind von der Belegausgabepflicht 2021 betroffen?
Grundlegend sind nur Unternehmer betroffen, die ein elektronisches Kassensystem oder eine elektronische Registrierkasse verwenden. Damit ist allerdings nicht jede Form der elektronischen Kassenaufzeichnungen gemeint. Die alten elektrischen Kassen, die einem digitalen Taschenrechner gleichen und nur die Beträge zusammenzählen, fallen nicht unter diese Regelung. Alle anderen elektrischen Kassensysteme dagegen unterliegen der Belegausgabepflicht 2021.
Für Kassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und nachweislich aufgrund ihrer Bauart nicht aufgerüstet werden können, gilt ebenfalls die Bonpflicht. Allerdings müssen sie die Anforderungen an die Belege nach § 6 KassenSichV nicht erfüllen. Diese Ausnahme wird als Übergangsregelung nach Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO bezeichnet und gilt bis zum 31. Dezember 2022. Falls du eine solche Kasse besitzt, musst du also Belege ausstellen, diese müssen allerdings nicht die Daten nach der KassenSichV enthalten.
Gut zu wissen: Offene Ladenkassen müssen keine Belege ausstellen, unterliegen also nicht der Belegausgabepflicht 2021. Allerdings solltest du deine offene Ladenkasse dennoch gründlich führen, um bei einer Betriebsprüfung oder unangekündigten Kassennachschau keine hohen Steuernachzahlungen zu riskieren. Bei der Kassennachschau können Finanzprüfer ohne vorherige Ankündigung deinen Betrieb besuchen und die gespeicherten Aufzeichnungen, Bücher und relevante Organisationsunterlagen überprüfen.
Zu diesen Unterlagen gehört die sogenannte Verfahrensdokumentation. Dank dieser können Prüfer einen Einblick in die in deinem Betrieb verwendete Hard- und Software sowie die Organisation des Unternehmens gewinnen. Die Verfahrensdokumentation soll die Transparenz und Nachprüfbarkeit sicherstellen.
Was muss laut Belegausgabepflicht 2021 auf dem Beleg stehen?
Laut der neuen KassenSichV gibt es bestimmte Vorschriften, welche Angaben jeder Beleg mindestens enthalten muss. In der nachstehenden Liste findest du alle Informationen übersichtlich angeführt:
- Angaben des Unternehmers: Dazu gehören die vollständige Bezeichnung des Unternehmens und die vollständige Anschrift.
- Daten: Das genaue Datum des Beleges und die Zeitpunkte, an denen der Vorgang begonnen und geendet hat, sollten auf dem Kassenbon stehen.
- Art der erbrachten Leistung: Als nächstes kommt eine genaue Beschreibung der gelieferten Produkte, oder Art und genauer Umfang der erbrachten Dienstleistungen.
- Belegnummer: Außerdem führst du eine einzigartige fortlaufende Belegnummer an.
- Steuern: Für jeden Betrag müssen die genauen Steuersätze und der Steuerbetrag aufgelistet sein. Sollte eine Steuerbefreiung bestehen, muss ein Hinweis darauf am Beleg sichtbar sein.
- Prüfwert: Die einzigartige Signatur, die von der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erstellt wird, muss ebenfalls auf dem Beleg zu finden sein.
- Nummer des Systems: Zuletzt führst du noch die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems und des technischen Sicherheitsmoduls an.
Wenn deine Belege die genannten Informationen enthalten, dann entsprechen sie den gesetzlichen Anforderungen.
Kann ich Belege elektronisch ausstellen, um Papier zu vermeiden?
Glücklicherweise geht der Gesetzgeber bei den neuen Bestimmungen mit der Zeit. Du muss nicht wirklich bei jedem Geschäftsvorgang einen Beleg auf Papier ausdrucken und übergeben. Im Interesse des Umweltschutzes können Belege auch in elektronischer Form übermittelt werden. Allerdings muss der Kunde mit dieser Vorgehensweise einverstanden sein und die entsprechende E-Mail-Adresse freiwillig bekanntgeben. Denn es reicht nicht aus, dass man dem Kunden den Beleg auf einem Bildschirm zeigt.
Der Beleg muss elektronisch richtig übermittelt werden, sodass der Kunde den Beleg anschließend besitzt. Gerade in der heutigen Zeit, wo Klimaschutz ein riesiges Thema in den Medien ist, sind jedoch viele Kunden mit der elektronischen Übertragung einverstanden, besonders wenn man sie auf dieses Thema hinweist.
Hier kannst du als Unternehmer zusätzliche Sympathiepunkte bei deinen Kunden herausholen, die dir außerdem auch noch Ersparnisse bringen. Da du bei dieser Vorgehensweise keine Belege auf Papier ausdrucken musst, kannst du jede Menge Geld für den Druck und das Papier einsparen.
Inzwischen ist es sogar möglich, den Beleg per Downloadlink auf deinem Server bereitzustellen und ihn z. B. per QR-Code, SMS, Bluetooth oder Messengerapp zu übertragen.
Warum gibt es die Belegausgabepflicht 2021?
Auf den ersten Blick mag die Belegausgabepflicht vornehmlich Müll erzeugen, doch wurde sie aus einem bestimmten Grund eingeführt: dem Verhindern der Steuerhinterziehung. In den letzten Jahrzehnten wurden Steuern hauptsächlich dadurch hinterzogen, weil Kunden und Unternehmer die Belege nachträglich manipulierten. Auf diese Weise wurden fällige Steuerbeträge nicht an das Finanzamt weitergeleitet.
Mit den neuen Angaben auf den Belegen, die Informationen zur Registrierkasse bzw. dem Kassensystem und die einzigartige Belegnummer enthalten, kann jeder Beleg einer eindeutigen Transaktion und Kasse zugeordnet werden. Diese wird zweifach mithilfe der TSE verschlüsselt, signiert und gespeichert. Die Verschlüsselung basiert dabei auf der Blockchain-Technologie, die nicht nur einen einzigartigen Code für die aktuelle Transaktion generiert, sondern einen Teil der Signatur der vorhergehenden Transaktion verwendet. Auf diese Weise sind die aufeinanderfolgenden Codes jederzeit miteinander verbunden.
Nachträgliche Manipulationen oder gar Löschungen der Einträge können Steuerprüfer auf diese Weise aufdecken. Aus diesem Grund müssen die TSEs eine digitale Schnittstelle bereithalten, mithilfe derer Finanzprüfer jederzeit auf die gespeicherten Daten zugreifen können, um diese zu kontrollieren. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, dann schau dir unsere Artikel zur TSE an.
Was passiert, wenn ich die Bonpflicht nicht einhalte?
Derzeit werden laut dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) keine Bußgelder für fehlende Bons ausgestellt, dennoch solltest du deinen Kunden Belege rechtskonform anbieten. Zum einen kann sich das BMF jederzeit entscheiden, Bußgelder zu verhängen. In einem solchen Fall musst du binnen kürzester Zeit alle deine Belege umstellen und dafür sorgen, dass diese alle Anforderungen nach der Belegausgabepflicht ausführen. Zum anderen kann das vorsätzliche Missachten einer gesetzlichen Anordnung dazu führen, dass dich die Finanzprüfer ins Auge fassen und eher deinen Betrieb prüfen als andere Unternehmen.
Achte also darauf, dass deine ausgestellten Belege – ob elektronisch oder herkömmlich auf Papier – alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. So vermeidest du häufige Betriebsprüfungen und Steuernachzahlungen aufgrund versäumter Aufzeichnungspflicht.
Kann ich mich von der Belegausgabepflicht 2021 befreien lassen?
„Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien.“
Außerdem darfst du kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, denn mit diesem müssen ohnehin alle Transaktionen erfasst werden, die das Erstellen eines Bons erleichtern. Es verpflichtet dich nach § 146a Abs. 1 Satz 1 AO außerdem dazu, jedem Kunden einen Beleg anzubieten.
Eine Befreiung beantragen
Solltest du kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden und Belege an zahlreiche unbekannte Personen ausstellen müssen, können du oder dein Steuerberater den Befreiungsantrag formlos beim örtlichen Finanzamt einreichen. Die Kosten für das Bonpapier und den Belegdrucker, also die Kosten für die Ausstellung der Belege an sich, zählen dagegen nicht als sachliche Härte.
Beachte beim Beantragen deiner Befreiung aber, dass die Begriffe „Praktikabilität“ und „Unzumutbarkeit“ im Ermessen des Betrachters liegen. Die Entscheidung darüber, ob du von der Belegausgabepflicht 2021 befreit wirst, ist in jedem Fall eine Einzelfallentscheidung. Diese kann rückwirkend erteilt werden, kann aber auch jederzeit vom Finanzamt widerrufen werden.
Sollte das Finanzamt deinen Antrag ablehnen, so bleibt dir die Möglichkeit, einen Widerspruch einzulegen. Ob sich dies lohnt, müssen du und dein Steuerberater anhand des Ablehnungsgrunds entscheiden. Es kann auch helfen, einen Teilantrag zu stellen, z. B. für Beträge von unter 10 Euro. In einem solchen Fall würdest du bei Beträgen unter 10 Euro keinen Bon ausstellen, bei höheren Beträgen wäre ein Beleg fällig. Von einem solchen Teilantrag profitierten in der Vergangenheit z. B. Gaststättenbesitzer, Messestandhändler und Einzelhändler.
Hast du dein Ziel erreicht und musst keine Belege mehr ausstellen, so musst du dennoch Quittungen bereitlegen. Denn deine Kunden können jederzeit nach einer solchen fragen. In einem solchen Fall bist du trotz deiner Befreiung von der Belegausgabepflicht dazu verpflichtet, Quittungen auszustellen, wenn dies deine Kunden wünschen.
Woher weiß ich, ob mein Kassensystem rechtskonforme Belege ausstellt?
Wenn du wissen möchtest, ob dein Kassensystem Belege mit den aktuellen Anforderungen erfüllt, kannst du zunächst überprüfen, ob deine Belege die obenstehenden Angaben enthalten. Ist dies nicht der Fall oder bist du dir nicht sicher, dann besuche die Website deines Kassensystemanbieters. Halte dort Ausschau nach Angaben zur TSE und den Angaben auf den automatisch ausgestellten Belegen. Prüfe bei der TSE besonders, ob diese bereits implementiert wurde. Falls du dir nach dieser Prüfung noch unsicher bist, kannst du dich an den Support deines Kassensystems wenden.