Ein Kassensystem für den Einzelhandel – das ist flour.io. Das Basissystem lässt sich mit zahlreichen Modulen erweitern und nach deinen Wünschen konfigurieren.
Welche Funktionen es gibt und wie viel diese kosten, zeigen wir dir in diesem Beitrag.
Was ist das flour.io-Kassensystem?
Flour.io ist eine Kassensoftware für den Einzelhandel in Deutschland und Österreich. Dabei handelt es sich um eine Web-Anwendung, die du mit deinem Internetbrowser aufrufst. Die Anwendung stellt dir zahlreiche Funktionen zur Verfügung, z. B. eine Datenverwaltung. Damit organisierst du deine Kunden und Lieferanten. Es ist auch möglich, Trends zu entdecken, um deine Kosten langfristig zu verringern.
Zusätzlich stehen eine Artikelverwaltung und ein Online-Shop bereit. Mit der Warenwirtschaft behältst du stets den Überblick über dein Lager und erhältst die Echtzeit-Daten: zum einen für dein stationäres Geschäft, zum anderen für dein Online-Geschäft. Dadurch vermeidest du verärgerte Kunden, die ein Produkt bestellt haben, dieses zum Bestellzeitpunkt aber bereits vergriffen war. Die Produkte im stationären und Online-Geschäft werden fortlaufend miteinander synchronisiert. Dadurch kannst du neue Produkte ordern, sobald die Bestände zur Neige gehen. Derart vermeidest du Lieferengpässe.
Die Kassensoftware flour.io wird regelmäßig weiterentwickelt. Der Anbieter spielt die Updates zeitnah auf dein System, sodass du zu jeder Zeit eine moderne Kasse mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben besitzt.
Wenn du die Software vor dem Kauf ausprobieren möchtest, dann kannst du einen kostenlosen Testzugang anlegen. Hierfür musst du dich auf der Website des Anbieters registrieren.
Gesetzliche Anforderungen mit dem flour.io-Kassensystem
Die Buchhaltung ist für Deutschland GoBD- sowie für Österreich RKSV-konform. Deshalb bereitet sie dich optimal auf deine Steuererklärung und eine etwaige Steuerprüfung vor, in Deutschland der sogenannten Kassennachschau. Dabei werden deine Buchhaltung und deine Kassen unangekündigt überprüft.
Für dein Kassensystem kannst du eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) erwerben, die deine Belege rechtskonform in Deutschland nach der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) signiert. Bei der TSE von flour.io handelt es sich um eine Cloud-Lösung. Du erhältst allerdings nur eine Lizenz für 5 Jahre. Danach musst du eine neue kaufen.
Hardware-Komplettpaket von flour.io
Der Anbieter stellt ein Hardware-Komplettpaket bereit, das sich besonders für jene eignet, die noch keine Kasse besitzen. Das Paket enthält:
- flourBOX: verbindet den Bondrucker, Barcodescanner, Kartenleser und die Kassenlade per USB mit der Kassensoftware im Browser
- Star TSP143 IIIU (USB) Bondrucker: für deine Belege
- Honeywell Voyager 1400g_2D: Barcodescanner für deine Produkte
- Star CB-2002 FN Kassenschublade
Einziger Minuspunkt des Komplettpakets ist die fehlende Hardware, auf der die webbasierte Kassensoftware funktioniert. Ein Tablet, Smartphone oder einen Desktop-PC musst du zusätzlich selbst anschaffen, um mit dem Verkauf deiner Waren zu beginnen. Wenn du ein Komplettpaket mit allen nötigen Utensilien bevorzugst, dann wirst du bei anderen Anbietern fündig.
Welche Funktionen erhalte ich mit dem flour.io-Kassensystem?
Dank seiner zahlreichen Module bietet die flour.io-Kassensoftware zahlreiche Funktionen, die du nach Bedarf erweitern kannst. Zu den Basisfunktionen gehören das Kassenbuch, die Kunden- und Lieferantenverwaltung, deine Warenwirtschaft und eine Filialverwaltung.
Kassenbuch
Im Kassensystem ist das Kassenbuch bereits integriert. Hiermit kannst du alle Barentnahmen direkt in die Kasse buchen und bekommst Zugriff auf relevante Unternehmensinformationen wie Berichte und Umsätze.
Kunden- und Lieferantenverwaltung
In der Kundenverwaltung speicherst du Kundeninformationen und definierst Rabatte oder Aktionen für Stammkunden. Die Kundenverwaltung kann mit den Kundenkarten kombiniert werden, sodass Punktesysteme, Sonderaktionen und Preisnachlässe möglich sind.
Ähnliches ist auch in der Lieferantenverwaltung möglich: Notiere dir wichtige Informationen zu deinen Lieferanten wie deren Anschrift, Lieferzeiten und –kosten.
Warenwirtschaft
Die Warenwirtschaft bringt dir alle Funktionen, die du für deine Kasse und deine Lager- bzw. Artikelverwaltung benötigst. Lege Artikel an und füge eine unbegrenzte Anzahl an Attributen und Preislisten hinzu. Um deine Artikel schneller zu finden, kannst du ihnen Kategorien zuweisen. Die Artikeldaten kannst du per CSV (Excel) exportieren. Mit der Lagerverwaltung erledigst du deine Inventur und kalkulierst deine Preise. Alle Lagerbewegungen werden automatisch protokolliert.
Filialverwaltung
Wenn du nur eine Kasse besitzt, dann ist die Filialverwaltung nicht interessant für dich. Doch sobald du mehrere Kassen in einer Filiale betreibst, lernst du, die Filialverwaltung zu schätzen. Sie ermöglicht dir den Überblick über alle deine Kassen in allen Filialen, darunter deine Warenbestände und Filialdaten. Der DATEV-Export ist besonders für deine nächste Steuererklärung nützlich, wenn du alle steuerrelevanten Unterlagen zusammenführen musst.
In der Filialverwaltung von flour.io kannst du eine unbegrenzte Anzahl an Filialen hinzufügen. Das ist unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer mit wenigen Kassen oder Filialleiter mit zahlreichen Kassen bist. Für jede Filiale kannst du ein eigenes Lager angeben. Wenn du Gutscheine oder ein Punktesystem verwendest, dann können deine Kunden diese in jeder deiner Filialen einsetzen.
Für deine Warenein- und -ausgänge steht dir jeweils ein Scanner pro Filiale zur Verfügung. Zu jedem Warenein- oder -ausgang wird ein elektronischer Lieferschein erstellt und am Bondrucker ausgedruckt.
Mitarbeiterverwaltung
Das Kassensystem von flour.io erlaubt es dir, eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitenden und Rollen anzulegen, sodass sie ausschließlich Zugang zu Bereichen erhalten, die sie benötigen. Optional kannst du für deine Mitarbeitenden Mitarbeiterkarten erwerben, die sie anschließend verwenden können, um ihre Arbeitszeit zu erfassen oder die Kasse zu wechseln.
Module
Die aufgeführten Basisfunktionen sind in der flour.io-Kassensoftware enthalten. Wenn du deine Kasse um zusätzliche Funktionen erweitern möchtest, dann stehen dir hierfür zahlreiche Module zur Verfügung. Die folgenden Module kannst du je nach Bedarf erwerben:
- Wareneingang Lager: erfasst Wareneingänge und erstellt Etiketten und WE-Lieferscheine im Lager
- Mehrbenutzermodus: eine Kasse kann an mehreren Geräten gleichzeitig betrieben werden, ermöglicht benutzerbezogene Warenkörbe
- E-Commerce: gleicht automatisch Bestände ab, kompatibel mit Online-Shop-Systemen von shopware, WooCommerce, Presta Shop, Magento, blugento und gambio
- epages: synchronisiert automatisch Bestände mit epages- und Strato-Onlineshops
- shopify: vergleicht die Bestände zu shopify-Online-Shops automatisch
- billbee: automatische Bestandssynchronisation mit billbee.io
- Franchise: ermöglicht eine mandantenübergreifende Artikelpflege, für dich als Kleinunternehmer eher unwichtig
- Kundenkarte: erstellen und annehmen von individuellen Kundenkarten
- Bonuspunkte: Bonuspunktesystem für deine Kunden
- Guthabenkarte: erstellt und akzeptiert individuelle Guthabenkarten zum Verschenken
- Zeiterfassung: Arbeitszeiterfassung für deine Mitarbeitenden
- Digitaler Kassenbon: QR-Code für deine digitalen Kassenbons
- Faktura: verwalte alle Belege, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine
- Onlinebestellungen: integriert Onlinebestellungen und Kundendaten in das Faktura-Modul; nur möglich, wenn du dich gleichzeitig für das Faktura-Modul entscheidest
Bevor du ein Modul buchst, solltest du abwägen, welche Module du wirklich benötigst. Für jedes Modul zahlst du eine monatliche Gebühr, die du zusätzlich zu den Basiskosten begleichen musst. Als Kleinunternehmer können diese Kosten rasch ein Loch in den Geldbeutel reißen.
Dienstleistungspakete
flour.io bietet zwei Dienstleistungspakete an. Das Basic-Paket ist verpflichtend, d. h., wenn du die Kassensoftware von flour.io verwenden möchtest, dann musst du mindestens das Basic-Paket wählen. Reichen dir die gebotenen Serviceleistungen nicht aus, kannst du statt des Basic-Pakets das Premium-Paket selektieren. Dieses wird außerdem obligatorisch, wenn du das Faktura-Modul einsetzen möchtest.
Basic-Paket
Im Basic-Paket übernimmt das flour.io-Team einige Grundeinrichtungen: einen ersten Mandanten, deine Filiale oder Kasse sowie die Lagerverwaltung. Darüber hinaus legt es Benutzer und Benutzerrollen an, übernimmt Artikel- und Kundendaten aus bestehenden Kassensystemen und fügt Artikeleinheiten, Nummernkreise und Preislisten hinzu.
Je nach Bedarf erstellt das Team Steuersätze, Konten, Etiketten und Zahlungsarten. Für deinen Steuerberater wird der DATEV-Export eingerichtet und du erhältst ein Kassenbon-Template mit deinem persönlichen Logo. Außerdem kannst du die Vor- und Nachtexte auf dem Bon anpassen.
Falls du eine flourBox mit einem EC-Terminal verwendest, werden diese Geräte ebenfalls miteinander verbunden.
Damit du sofort mit dem Verkauf beginnen kannst, wirst du online im Umgang mit der Software geschult.
Premium-Paket
Mit dem Premium-Paket nimmt das flour.io-Team alle Leistungen des Basic-Pakets vor. Darüber hinaus richtet es dein Faktura-Modul ein und erstellt ein A4-Template für deine Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen.
Im Gegensatz zum Basic-Paket können deine Kunden mit dem Premium-Paket Anzahlungen leisten. Auch diese Funktion konfiguriert das Team für dich.
Mit welchen Preisen muss ich rechnen?
Das Kassensystem flour.io und alle Zusatzmodule haben jeweils eine Mindestlaufzeit von 2 Jahren. Neben der Kassensoftware und den Zusatzmodulen kannst du eine Cloud-TSE, ein Hardware-Komplettpaket (ohne Tablet oder Desktop-PC), verschiedene Serviceleistungen sowie Kunden- und Mitarbeiterkarten erwerben.
In allen Leistungen sind Aktualisierungen und der Support enthalten.
flour.io-Kassensoftware
In der Kassensoftware von flour.io sind alle Basisfunktionen verfügbar, die es dir ermöglichen, sofort mit dem Verkauf deiner Waren zu starten. Die Preise gelten jeweils pro Monat und Kasse.
Deutschland
1. Kasse: 49,00 € exkl. MwSt. bzw. 60,49 € inkl. MwSt.
Ab der 2. Kasse: 19,00 € exkl. MwSt. bzw. 23,46 € inkl. MwSt.
Österreich
1. Kasse: 49,00 € exkl. MwSt. bzw. 61,25 € inkl. MwSt.
Ab der 2. Kasse: 19,00 € exkl. MwSt. bzw. 23,75 € inkl. MwSt.
Sobald du mehr als eine Filiale besitzt, kommen weitere Kosten auf dich zu, nämlich 49,00 € exkl. MwSt. pro zusätzlicher Filiale.
Zusatzmodule
Die Zusatzmodule können das Funktionsspektrum deines Kassensystems erweitern.
Monatliche Kosten
- Wareneingang Lager: 19,00 € exkl. MwSt.
- Mehrbenutzermodus: 19,00 € exkl. MwSt.
- E-Commerce: 50,00 € exkl. MwSt. pro Mandant
- epages: gebührenfrei
- shopify: 20,00 € exkl. MwSt. pro Mandant
- billbee: 20,00 € exkl. MwSt. pro Mandant
- Kundenkarte: 5,00 € exkl. MwSt. pro Kasse
- Bonuspunkte: 5,00 € exkl. MwSt. pro Kasse
- Guthabenkarte: 5,00 € exkl. MwSt. pro Kasse
- Zeiterfassung: 3,00 € exkl. MwSt. pro Mitarbeitendem
- Digitaler Kassenbon: 5,00 € exkl. MwSt. pro Kasse
- Faktura: 49,00 € exkl. MwSt., max. 5 Benutzer
- Onlinebestellungen: 19,00 € exkl. MwSt., nur mit Faktura möglich!
- Franchise: 50,00 € pro Monat und Mandant
Vor dem Vertragsabschluss solltest du entscheiden, welche Module du für dein Unternehmen tatsächlich benötigst.
Cloud-TSE
Mit der Cloud-TSE werden deine Kassen gesetzeskonform in Deutschland. Obwohl es sich bei der TSE um eine Cloud-Lösung handelt, ist diese nur 5 Jahre gültig. Nach deren Ablauf musst du eine neue TSE erwerben. Bei anderen Kassensystem-Anbietern ist die Cloud-TSE im Preis enthalten unlimitiert gültig.
Cloud-TSE: 299,00 € exkl. MwSt. bzw. 369,14 € inkl. MwSt. pro Kasse
Einrichtung der Cloud-TSE: 49,00 € exkl. MwSt. bzw. 60,49 € inkl. MwSt. pro Kasse
Neben der Kassensoftware, den Modulen und der TSE für Deutschland stehen 2 Servicepakete bereit.
Dienstleistungspaket Basic
Das Dienstleistungspaket Basic musst du verpflichtend buchen.
Einmalige Kosten
Deutschland: 399,00 € exkl. MwSt. bzw. 492,59 € inkl. MwSt. (19 %)
Österreich: 399,00 € exkl. MwSt. bzw. 498,75 € inkl. MwSt. (20 %)
Dienstleistungspaket Premium
Wenn du von deinem Kassenanbieter mehr Leistungen, wie die Faktura, oder Unterstützung wünschst, dann kann sich das Premium-Paket für dich lohnen.
Einmalige Kosten
Deutschland: 999,00 € exkl. MwSt. bzw. 1233,33 € inkl. MwSt. (19 %)
Österreich: 999,00 € exkl. MwSt. bzw. 1248,75 € inkl. MwSt. (20 %)
flour.io Hardware-Komplettpaket
Mit dem Hardware-Komplettpaket erhältst du fast alles, was du für deine erste Kasse benötigst. Im Paket fehlt ein Tablet, Smartphone oder Desktop-PC, auf dem die Kassensoftware betrieben werden kann. Diese musst du selbstständig erwerben.
Einmalige Kosten pro Komplettpaket
Deutschland: 599,00 € exkl. MwSt. bzw. 739,51 € inkl. MwSt. (19 %)
Österreich: 599,00 € exkl. MwSt. bzw. 748,75 € inkl. MwSt. (20 %)
Ist flour.io mit meinen Geräten kompatibel?
Das flour.io-Kassensystem ist browserbasiert und damit betriebssystemunabhängig, wenn dein Browser die Web-Applikation unterstützt. Unter dieser Voraussetzung funktioniert die App auf deinem Tablet, Smartphone, Laptop oder Desktop-PC. Auf der Website werden die Betriebssysteme iOS, Android und Windows aufgeführt. Mit den richtigen Einstellungen sollte die App aber auch auf Linux-Systemen laufen.
Können nur Einzelhändler dieses Kassensystem verwenden?
Die Kassensoftware flour.io wurde für den Einzelhandel konzipiert. Für andere Betriebe, wie die Gastronomie oder mobile Dienstleister wie Handwerker, eignet sich dieses Kassensystem weniger.
Wer hat flour.io konzipiert?
Das Kassensystem wurde von der bitbakers GmbH & Co.KG entwickelt. Ihr Ziel ist es, Kunden mit zum Erfolg führenden Lösungen zu unterstützen.