GoBD Verfahrensdokumentation – einfach erklärt

GoBD Verfahrensdokumentation

Die GoBD Verfahrensdokumentation ist in aller Munde, doch was bedeutet die Abkürzung GoBD eigentlich. Diese bezeichnet ein Gesetz, das seit 1. Jänner 2017 gültig ist und für alle Unternehmer in Deutschland gilt. GoBD kürzt die Bezeichnung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ ab.

 

Grundsätze für die GoBD Verfahrensdokumentation

 

 

Es gibt im Gesetz einige Grundsätze, die jede Buchhaltung erfüllen muss. Ansonsten handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Buchhaltung. In der GoBD Verfahrensdokumentation wird dann exakt festgelegt, wie diese in der Praxis in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden. Einfacher gesagt: Der Gesetzgeber will von Ihnen wissen, wie Sie gedenken alle gesetzlichen Vorschriften in der Buchhaltung einzuhalten.

 

Es soll niemals Buchungen ohne Belege geben

 

 

Die komplette Buchhaltung in einer Firma muss also überprüfbar und nachvollziehbar sein. Das heißt im Speziellen, dass ein sachverständiger Prüfer leicht Zugang auf das Buchhaltungssystem erhalten muss. Die Ausrede, dass die Software schon so alt ist, dass diese nicht mehr funktioniert, gilt also nicht während der Zeit der Aufbewahrungspflicht.

 

Unveränderlichkeit in der GoBD Verfahrensdokumentation darstellen

 

Hier erklären Sie, wie Sie gewährleisten wollen, dass niemand nachträglich etwas in der Buchhaltung an der Belegen verändert. Das heißt natürlich nicht, dass es keine Korrekturen im Rechnungswesen geben darf. Das ist in der Praxis schlichtweg unmöglich. Doch diese Änderungen müssen penibel genau dokumentiert werden. Es muss Stornorechnungen und Buchungen dazu geben. Im Endeffekt muss immer genau erkenntlich sein, was vor der Korrektur war und wozu diese geführt hat.

 

Vollständigkeit der Buchhaltung

 

 

Jeder einzelne Geschäftsfall muss lückenlos im Rechnungswesen dokumentiert sein. Es darf zum Beispiel keine Entnahmen aus der Kassa geben, ohne dafür einen Beleg zu erstellen. Das ist nicht nur gesetzlich so vorgeschrieben. Das ist auch für die effektive Führung Ihres Unternehmens enorm wichtig. In der GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt man, wie man dafür sorgt, dass immer alles vollständig dokumentiert wird.

 

Korrektes Rechnungswesen

 

 

Vergessen Sie nie, dass Sie als Unternehmer für die Richtigkeit Ihrer Buchhaltung haften. Es liegt also in Ihrem ureigensten Interesse, dass alle Mitarbeiter genaue Anweisungen erhalten, wie sie vorgehen sollen. Sie sind übrigens auch für eine gesetzeskonforme Buchhaltung verantwortlich, wenn Sie diese auslagern.

 

Zeitnahe Buchungen in der GoBD Verfahrensdokumentation festlegen

 

 

Es gibt genaue rechtliche Vorschriften, wann ein Geschäftsfall spätestens dokumentiert werden muss. Alle Kassa Eingänge und Ausgänge sind am selben Tag schriftlich oder digital zu erfassen. Sämtliche Rechnungsbelege auf Papier oder in digitaler Form müssen binnen 10 Tagen dokumentiert sein.

 

Aufbewahrungsfrist

 

 

Sämtliche Belege müssen Sie mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die genauen Fristen kann Ihr Steuerberater mit Ihnen klären. Danach sollten Sie in der GoBD Verfahrensdokumentation erklären, wo und wie Sie die Belege, solange archivieren.

 

Ordentliche Buchhaltung in der GoBD Verfahrensdokumentation beschreiben

 

 

Alle Buchungen sollen laut Gesetz in zeitlicher Reihenfolge, einzeln und immer lesbar vorhanden sein. In der GoBD Verfahrensdokumentation müssen Sie erklären, wie das genau geschehen soll. Jede Abteilung sollte hier genaue Anweisung erhalten, was zu tun ist.

 

Sicherheit und Schutz vor Verlust

 

 

In der GoBD Verfahrensdokumentation müssen sie auch detailliert beschreiben, wie sie alle Unterlagen schützen und vor fremden Zugriff schützen möchten. Das gilt nicht nur für die Papierbelege. Auch alle digitalen Speicherungen müssen, entsprechend abgesichert und nur für Berechtigte zugänglich sein.

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