Die GoBD Verfahrensdokumentation ist in aller Munde, doch was bedeutet die Abkürzung GoBD eigentlich. Diese bezeichnet ein Gesetz, das seit 1. Jänner 2017 gültig ist und für alle Unternehmer in Deutschland gilt. GoBD kürzt die Bezeichnung “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” ab.
Grundsätze für die GoBD Verfahrensdokumentation
Es gibt im Gesetz einige Grundsätze, die jede Buchhaltung erfüllen muss. Ansonsten handelt es sich nicht um eine ordnungsgemäße Buchhaltung. In der GoBD Verfahrensdokumentation wird dann exakt festgelegt, wie diese in der Praxis in deinem Unternehmen umgesetzt werden. Einfacher gesagt: Der Gesetzgeber will von dir wissen, wie du gedenkst, alle gesetzlichen Vorschriften in der Buchhaltung einzuhalten.
Es soll niemals Buchungen ohne Belege geben
Die komplette Buchhaltung in einer Firma muss also überprüfbar und nachvollziehbar sein. Das heißt im Speziellen, dass ein sachverständiger Prüfer leicht Zugang auf das Buchhaltungssystem erhalten muss. Die Ausrede, dass die Software schon so alt ist, dass diese nicht mehr funktioniert, gilt also nicht während der Zeit der Aufbewahrungspflicht.
Unveränderlichkeit in der GoBD Verfahrensdokumentation darstellen
Hier erklärst du, wie du gewährleisten willst, dass niemand nachträglich etwas in der Buchhaltung an der Belegen verändert. Das heißt natürlich nicht, dass es keine Korrekturen im Rechnungswesen geben darf. Das ist in der Praxis schlichtweg unmöglich. Doch diese Änderungen müssen penibel genau dokumentiert werden. Es muss Stornorechnungen und Buchungen dazu geben. Im Endeffekt muss immer genau erkenntlich sein, was vor der Korrektur war und wozu diese geführt hat.
Vollständigkeit der Buchhaltung
Jeder einzelne Geschäftsfall muss lückenlos im Rechnungswesen dokumentiert sein. Es darf zum Beispiel keine Entnahmen aus der Kassa geben, ohne dafür einen Beleg zu erstellen. Das ist nicht nur gesetzlich so vorgeschrieben. Das ist auch für die effektive Führung deines Unternehmens enorm wichtig. In der GoBD Verfahrensdokumentation beschreibt man, wie man dafür sorgt, dass immer alles vollständig dokumentiert wird.
Korrektes Rechnungswesen
Vergiss nie, dass du als Unternehmer für die Richtigkeit deiner Buchhaltung haftest. Es liegt also in deinem ureigensten Interesse, dass alle Mitarbeiter genaue Anweisungen erhalten, wie sie vorgehen sollen. Du bist übrigens auch dann für eine gesetzeskonforme Buchhaltung verantwortlich, wenn du diese auslagerst.
Zeitnahe Buchungen in der GoBD Verfahrensdokumentation festlegen
Es gibt genaue rechtliche Vorschriften, wann ein Geschäftsfall spätestens dokumentiert werden muss. Alle Kassa Eingänge und Ausgänge sind am selben Tag schriftlich oder digital zu erfassen. Sämtliche Rechnungsbelege auf Papier oder in digitaler Form müssen binnen 10 Tagen dokumentiert sein.
Aufbewahrungsfrist
Sämtliche Belege musst du mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die genauen Fristen kann dein Steuerberater mit dir klären. Danach solltest du in der GoBD Verfahrensdokumentation erklären, wo und wie du die Belege, solange archivieren.
Ordentliche Buchhaltung in der GoBD Verfahrensdokumentation beschreiben
Alle Buchungen sollen laut Gesetz in zeitlicher Reihenfolge, einzeln und immer lesbar vorhanden sein. In der GoBD Verfahrensdokumentation musst du erklären, wie das genau geschehen soll. Jede Abteilung sollte hier genaue Anweisung erhalten, was zu tun ist.
Sicherheit und Schutz vor Verlust
In der GoBD Verfahrensdokumentation musst du zudem detailliert beschreiben, wie du alle Unterlagen schützen und vor fremden Zugriff schützen möchten. Das gilt nicht nur für die Papierbelege. Auch alle digitalen Speicherungen müssen, entsprechend abgesichert und nur für Berechtigte zugänglich sein.