Verfahrensdokumentation Muster für die GoBD

Verfahrensdokumentation Muster

Um für die Verfahrensdokumentation Muster zu verwenden, sollte man vorher kurz verstehen, wozu diese notwendig ist. Die GoBD legt gewisse Grundsätze fest, die von jedem deutschen Unternehmer bei der Führung seiner Bücher eingehalten werden müssen. In der Verfahrensdokumentation bestimmst du, wie das in deiner Firma geschehen soll. Der Buchprüfer wird sich diese am Beginn seiner Prüfung genau durchlesen. Damit versteht er sofort die Abläufe in deinem Unternehmen. Prinzipiell gibt es zwar keine gesetzliche Verpflichtung für die Erstellung einer Verfahrensanweisung. Doch wer will den Prüfer schon am Start der Betriebsprüfung verärgern? Hier kommen die Grundsätze für die ordentliche Buchführung in kurzen Stichworten aufgelistet.

  • Vollständige Erfassung aller Geschäftsfälle ohne Lücken
  • Zeitnahe Erfassung aller Transaktionen in der Buchhaltung
  • Korrekte Erfassung und Verbuchung im Sinne des Gesetzes
  • Unveränderbare Speicherung und Archivierung
  • Niemals ohne Buchungsbelege Buchungen durchführen
  • Ordentliche Buchführung in zeitlicher Reihenfolge, fortlaufend und ohne Lücken
  • Gesetzeskonforme Aufbewahrungsform, egal ob physisch oder digital
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Sichere und geschützte Verwahrung sowohl digital als auch physisch

Verfahrensdokumentation Muster mit System

Es gibt ein paar Fragen, die du in der Verfahrensanweisung beantworten musst. Wenn du diese entsprechend der nachstehenden Auflistung abarbeitest, passt alles. Als kleines Unternehmen muss es sich nicht um ein großes Schriftwerk handeln. Hauptsache es gibt eine schriftliche Struktur. Wer es umfangreicher gestalten möchte, findet hier für die Verfahrensdokumentation Muster mit Erklärungen.

Die Fragen in der Verfahrensanweisung

  • Wie ist der Posteingang von Belegen organisiert?
  • Wer prüft die gesetzeskonformen Rechnungsmerkmale und wie?
  • Wie stellst du sicher, dass die Belege vollständig sind?
  • Wo legst du die Belege ab?
  • Nach welchem System legst du ab?
  • Wie sieht die Organisation der Kombination von Papierbelegen und digitalen Belegen aus?
  • Auf welche Art sicherst du den Ablageort vor unbefugtem Zugriff?
  • Wie sieht der Schutz vor Beschädigung der Belege auf Papier und digital aus?
  • Wer darf auf die Ablage der Rechnungsbelege zugreifen?
  • Wann und wie erhält die Buchhaltung die Belege zum Erfassen?
  • Wie stellst du sicher, dass alle Mitarbeiter diese Anweisung kennen und beachten?
  • Wie sorgst du dafür, dass die Belege in der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist leicht verfügbar bleiben?

Abschließend vom Steuerberater prüfen lassen

Wenn du für deine Verfahrensdokumentation Muster, wie dieses, verwendest, ist das nur ein einfacher Leitfaden. Ob deine Anweisung alle gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt, musst du immer mit deinem Steuerberater abklären. Dieser gibt dir eventuell noch Tipps, worauf die Prüfer in deiner Gegend besonders wert legen. Dabei kann es durchaus lokale Unterschiede geben. Letztendlich geht es doch darum, die Betriebsprüfung so unkompliziert, wie möglich zu gestalten.

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