Die erste Frage ist doch, wozu man ein Verfahrensanweisung Muster überhaupt benötigt. Um die Grundsätze der Nachprüfbarkeit und der Nachvollziehbarkeit zu wahren, ist in jeder Buchhaltung eine sogenannte Verfahrensanweisung notwendig. Die gibt Aufschluss über die Vorgänge in der Datenverarbeitung in Bezug auf die Rechnungsbelege. Dort sollten Inhalt, Ablauf, Aufbau und Ergebnisse exakt ersichtlich sein. Normalerweise besteht diese aus diesen vier Hauptteilen:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
Inhaltsverzeichnis Verfahrensanweisung Muster
Hier bieten wir als Verfahrensanweisung Muster einen groben Überblick, was diese alles enthalten soll. Du findest nachstehend eine einfache Struktur, die du sozusagen als Inhaltsverzeichnis verwenden kannst. So kannst du den folgenden Teil einfach kopieren und für deine Firma als Verfahrensanweisung Muster verwenden.
Überblick und Zielsetzung
Hier erläuterst du kurz die Ziele dieser Anweisung und wofür und von wem diese angewendet werden soll. Dazu gibst du noch einen kurzen Hinweis auf die rechtlichen Grundlagen. Dann solltest du erklären, welche Unterlagen wirklich als Rechnungsbelege gelten und davon betroffen sind. Gib anschließend auch einen groben Überblick auf die korrekte Ablage der Belege. Zuletzt solltest du die Bearbeitungsbereiche genau beschreiben. Umso größer die Firma ist, umso umfangreicher wird dieser Teil.
Sicherheit und Organisation
In diesem Punkt beschreibst du die eingesetzte Software und Hardware. Das ist sozusagen der technische Teil in diesem Verfahrensanweisung Muster. Dazu solltest du auch genau festlegen, wer wofür zuständig ist. Danach muss das interne Kontrollsystem und die Organisation definiert werden. Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Punkt in diesem Teil der Verfahrensanweisung.
Maßnahmen und Verfahren im Verfahrensanweisung Muster
Hier kommt der praktische Teil in unserem Verfahrensanweisungs-Muster. Jetzt geht es darum, wie mit welchen Rechnungsbelegen genau umgegangen wird.
Physische Rechnungsbelege auf Papier aus dem Posteingang
Da solltest du erklären, wie der Posteingang und die Sortierung in deiner Firma funktioniert. Danach wird definiert, wie die Rechnungsmerkmale genau überprüft werden. Als Nächstes muss klar sein, wer die eigenen Belege erstellt und wie. Auch über die Ordnung in der Ablage der Rechnungsbelege sollten hier Angaben vorhanden sein. Zuletzt musst du ausführlich beschreiben, wie die Belege genau archiviert werden und ob Papierbelege abschließend und wie vernichtet werden.
Digital empfangene Rechnungen
Hier sollte im Prinzip alles, wie im letzten Teil enthalten sein. Zusätzlich muss noch die korrekte Speicherung und vor allem die Plausibilitätskontrolle beschrieben werden. Es geht dabei um die Prüfung, ob alle gesetzlichen Erfordernisse für eine digitale Rechnung und Rechnungsübermittlung erfüllt sind.
Digital vorliegende Rechnungen nach dem Einscannen
In diesem wird der Vorgang des Einscannens und Digitalisierens genau beschrieben. Außerdem muss man detailliert klären, wie man die eingescannten Papierbelege abschließend vernichtet.
Verfahrensanweisung Muster prüfen lassen
Das war ein ganz einfaches Verfahrensanweisung Muster. Da wir davon ausgehen, dass größere Firmen sowieso ein viel umfangreicheres Muster vom Steuerberater erhalten. Aber für kleinere Firmen reicht es, wenn die oben genannten Punkte beschrieben werden. Anschließend solltest du deine Verfahrensdokumentation auf jeden Fall von deinem Steuerberater auf die Gesetzmäßigkeit überprüfen lassen.