Verfahrensanweisung Muster GoDB

Verfahrensanweisung Muster

Die erste Frage ist doch, wozu man ein Verfahrensanweisung Muster überhaupt benötigt. Um die Grundsätze der Nachprüfbarkeit und der Nachvollziehbarkeit zu wahren, ist in jeder Buchhaltung eine sogenannte Verfahrensanweisung notwendig. Die gibt Aufschluss über die Vorgänge in der Datenverarbeitung in Bezug auf die Rechnungsbelege. Dort sollten Inhalt, Ablauf, Aufbau und Ergebnisse exakt ersichtlich sein. Normalerweise besteht diese aus diesen vier Hauptteilen:

 

  1.  
  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation
  1.  

Inhaltsverzeichnis Verfahrensanweisung Muster

 

Hier bieten wir als Verfahrensanweisung Muster einen groben Überblick, was diese alles enthalten soll. Sie finden nachstehen eine einfache Struktur, die sie sozusagen als Inhaltsverzeichnis verwenden können. So können Sie den folgenden Teil einfach kopieren und für Ihre Firma als Verfahrensanweisung Muster verwenden.

 

Überblick und Zielsetzung

 

Hier erläutern Sie kurz die Ziele dieser Anweisung und wofür und von wem diese angewendet werden soll. Dazu geben Sie noch einen kurzen Hinweis auf die rechtlichen Grundlagen. Dann sollten Sie erklären, welche Unterlagen wirklich als Rechnungsbelege gelten und davon betroffen sind. Geben Sie anschließend auch einen groben Überblick auf die korrekte Ablage der Belege. Zuletzt sollten Sie die Bearbeitungsbereiche genau beschreiben. Umso größer die Firma ist, umso umfangreicher wird dieser Teil.

 

Sicherheit und Organisation

 

In diesem Punkt beschreiben Sie die eingesetzte Software und Hardware. Das ist sozusagen der technische Teil in diesem Verfahrensanweisung Muster. Dazu sollten Sie auch genau festlegen, wer wofür zuständig ist. Danach muss das interne Kontrollsystem und die Organisation definiert werden. Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Punkt in diesem Teil der Verfahrensanweisung.

 

Maßnahmen und Verfahren im Verfahrensanweisung Muster

 

Hier kommt der praktische Teil in unserem Verfahrensanweisungs-Muster. Jetzt geht es darum, wie mit welchen Rechnungsbelegen genau umgegangen wird.

 

Physische Rechnungsbelege auf Papier aus dem Posteingang

 

Da sollten Sie erklären, wie der Posteingang und die Sortierung in Ihrer Firma funktioniert. Danach wird definiert, wie die Rechnungsmerkmale genau überprüft werden. Als Nächstes muss klar sein, wer die eigenen Belege erstellt und wie. Auch über die Ordnung in der Ablage der Rechnungsbelege sollten hier Angaben vorhanden sein. Zuletzt müssen Sie ausführlich beschreiben, wie die Belege genau archiviert werden und ob Papierbelege abschließend und wie vernichtet werden.

 

Digital empfangene Rechnungen

 

Hier sollte im Prinzip alles, wie im letzten Teil enthalten sein. Zusätzlich muss noch die korrekte Speicherung und vor allem die Plausibilitätskontrolle beschrieben werden. Es geht dabei um die Prüfung, ob alle gesetzlichen Erfordernisse für eine digitale Rechnung und Rechnungsübermittlung erfüllt sind.

 

Digital vorliegende Rechnungen nach dem Einscannen

 

In diesem wird der Vorgang des Einscannens und Digitalisierens genau beschrieben. Außerdem muss man detailliert klären, wie man die eingescannten Papierbelege abschließend vernichtet.

 

Verfahrensanweisung Muster prüfen lassen

 

Das war ein ganz einfaches Verfahrensanweisung Muster. Da wir davon ausgehen, dass größere Firmen sowieso ein viel umfangreicheres Muster vom Steuerberater erhalten. Aber für kleinere Firmen reicht es, wenn die oben genannten Punkte beschrieben werden. Anschließend sollten Sie Ihre Verfahrensdokumentation auf jeden Fall von Ihrem Steuerberater auf die Gesetzmäßigkeit überprüfen lassen.

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