helloCash: der Allrounder der Kassensysteme

helloCash

helloCash bietet elektronische Registrierkassen zum Monatspreis als Cloudlösung an. Das Kassensystem ist gesetzkonform sowohl in Deutschland als auch in Österreich. Die Cloudlösung ermöglicht mobiles Arbeiten von überall: Im Browser kann sie plattformunabhängig auf jedem Gerät wie Android oder iOS eingesetzt werden.

Was die Kassen von helloCash genau sind, welche Funktionen dir zur Verfügung stehen und wie viel sie kosten, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist helloCash?

helloCash ist der Allrounder unter den Kassensystemen: Plattformunabhängig lässt sich das System mobil wie stationär auf allen Geräten einsetzen. Dank individueller Einstellungen erfüllen sie zudem branchenspezifische Anforderungen.

In Deutschland wie in Österreich nimmt helloCash die gesetzlichen Bedingungen ernst, z. B. die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) oder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Da es sich bei den helloCash-Systemen um eine Cloudlösung handelt, werden diese regelmäßig aktualisiert – auch im Falle von Gesetzesänderungen. Auf diese Weise entsprechen sie stets den geltenden Verordnungen; als Kunde musst du dich nicht selbst darum kümmern.

helloCash bietet eine 30-tägige Testphase an, während der du alle Premium-Features ausprobieren kannst. Entgegen anderer Abo-Modelle verlängert sich diese Testphase nicht automatisch, d. h., dass auf dich keine unerwarteten Kosten zukommen. Allerdings solltest du die Testphase nicht für deinen Echtbetrieb verwenden – erstellte Rechnung werden nach dem Ablauf der Testphase nicht übernommen und gehen verloren. Dadurch verletzt du die 10-jährige Aufbewahrungspflicht deiner Protokolle und Rechnungen.

Welche Unterschiede gibt es in Deutschland?

helloCash begann in Österreich und expandierte auf den deutschen Markt. Ursprünglich auf die gesetzlichen Anforderungen Österreichs ausgelegt, passte das Team seine Kassen auch an die deutsche Gesetzeslage an. Dabei profitierten sie von ihrer langjährigen Erfahrung im Bereich Registrierkassen.

Die RKSV und die KassenSichV ähneln sich zwar, dennoch bringt die KassenSichV die sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) mit sich. Diese sorgt für einzigartige Signaturen auf Basis der Blockchain-Technologie. Damit sollen digitale Aufzeichnungen in Unternehmen vor Manipulation geschützt werden. Die TSE gibt es als externe, interne, LAN-Hub- oder Cloudlösung. Bei den helloCash-Kassensystemen kann sie direkt dazu gebucht werden.

Pro Jahr kostet die TSE 99,- € (exkl. MwSt.); die Laufzeit beträgt mindestens ein Jahr und kann jährlich gekündigt werden. Ohne TSE sind elektronische Registrierkassen seit dem 1. Januar 2020 nicht mehr rechtskonform – ob bei helloCash oder einem anderen Anbieter gekauft, eine TSE solltest du in Deutschland zwingend verwenden.

Welche Basisfunktionen besitzen die Registrierkassen von helloCash?

Die Kassensysteme von helloCash besitzen zahlreiche Funktionen, die in 3 Bereiche gegliedert sind: „Überblick und Rechnungstellung“, „Analyse und Statistiken“ sowie „Sicher und gesetzeskonform“.

Überblick und Rechnungstellung

  • Onboarding Tours mit zahlreichen Anleitungen und Videos zum Umgang mit der Registrierkasse
  • Kassabuch mit einem Überblick der Einnahmen und Ausgaben
  • Importfunktion für Artikel, Kunden oder Mitarbeiter aus bereits bestehenden Systemen
  • Artikel sortieren per Drag&Drop-Funktion
  • individuelle Angebote für Kunden und Rabatte für Stammkunden erstellen
  • Lieferscheine anlegen
  • Online-Kalender für Terminbuchungen

Analyse und Statistiken

  • Rechnungsübersicht mit offenen und bezahlten Rechnungen
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Datenexport
  • interaktive Statistiken

Sicher und gesetzeskonform

  • individuelle Konfiguration für verschiedene Branchen
  • Cloud-basiert: mobil, plattformunabhängig und mit kontinuierlicher Internetverbindung stets aktuell
  • hohe Datensicherheit dank derzeitiger Sicherheitsstandards
  • RKSV-, KassenSichV- und GoBD-konform
  • DSGVO-konform

Die helloCash-Registrierkassen sind ohne Installation sofort einsatzbereit. Einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.

Welche Preismodelle bietet helloCash?

helloCash stellt 4 verschiedene Preismodelle bereit, eines davon sogar fast kostenlos: Gratis, Medium, Premium und Gastro. In Deutschland wird keine Servicegebühr erhoben, in Österreich dagegen muss ab dem 2. Jahr eine variierende Gebühr beglichen werden, je nach gewähltem Modell. Je teurer das Modell, desto geringer fällt die jährliche Servicegebühr aus.

Das Modell kann jederzeit verändert werden: Wenn das Gratis- oder Medium-Modell deinen Bedürfnissen nicht mehr entspricht, kannst du sofort auf das Premium- oder Gastro-Modell wechseln – natürlich auch andersherum vom z. B. Premium- auf das Gratis-Modell!

Die 4 Modelle dieses Anbieters sind dabei besonders für Betriebe mit vielen Mitarbeitern attraktiv, weil sich die Kosten nicht aufgrund der Mitarbeiteranzahl erhöhen, sondern stets gleich bleiben. helloCash rechnet nach der Anzahl der Funktionen ab, nicht anhand derjenigen, die das System verwenden. Wenn dein Unternehmen wächst, fallen also keine höheren Gebühren an. Stattdessen zahlst du jeden Monat dasselbe.

Für Einsteiger: das Gratis-Modell

In Österreich beträgt die Servicegebühr für das Gratis-Modell 29,90 € jährlich. Diese Gebühr wird ab dem 2. Jahr fällig. Die deutschen und österreichischen Kassen enthalten die folgenden Funktionen:

  • alle Basisfunktionen
  • Tagesabschluss als Bondruck
  • individuelles Layout für deine Belege
  • kostenloser E-Mail-Support
  • Online-Shop für den Online-Verkauf deiner Artikel und Dienstleistungen
  • Newsletter, mithilfe dessen du Kunden über Neuigkeiten informieren kannst
  • individuelle, länderspezifische Steuersätze für deine Produkte

Fazit: Das Gratis-Modell eignet sich vor allem für den sparsamen Geldbeutel oder als Einsteigermodell. Für wenig Geld bekommst du hier ordentliche Funktionen, die dir deinen Geschäftsalltag erleichtern.

Für Durchstarter: das Medium-Modell

Das Medium-Modell kommt mit allen Funktionen des Gratis-Modells; im Gegensatz dazu ist es jedoch nicht kostenfrei.

Das Medium-Modell bietet die nachstehenden Funktionen:

  • alle Funktionen des Gratis-Modells
  • kostenloser Telefon-Support
  • Belege ohne helloCash-Logo
  • helloCash-App für Android- und iOS-Geräte bringt einen Überblick über die Kassa und druckt Bons unterwegs mithilfe eines Bluetooth-Druckers; downloadbar im Google Play Store und AppStore
  • Schnellbonier-Funktion, mit der du Rechnungen noch schneller erstellst
  • Tagesabschluss per PDF statt nur Bon möglich
  • individuelle Zahlungsarten mit dem SumUp-Kartenterminal: Kreditkarten wie VISA, American Express, Mastercard und kontaktlos mit Google Pay und Apple Pay; bei Bankomatkarten fallen pro Transaktion 0,95 % Gebühren an, bei Kreditkarten 2,50 %
  • Gutscheine verwalten möglich

Fazit: Das Medium-Modell bringt dein Unternehmen auf die nächste Stufe: Kleinunternehmer bekommen Belege ohne helloCash-Werbung, können Kunden zahlreiche Zahlungsmittel anbieten oder mit Gutscheinen und attraktiven Angeboten das Kauferlebnis ihrer Kunden erweitern.

Komfort+ für Unternehmer: das Premium-Modell

Das Premium-Modell kommt mit noch mehr Funktionen, die deinen Geschäftsalltag grundlegend verändern können.

Das Medium-Modell enthält umfassende Leistungen:

  • alle Leistungen des Medium-Modells
  • Tagesabschluss wird automatisch generiert
  • detaillierter Monatsabschluss
  • Artikel verwalten mit der Warenwirtschaft- und Inventur-Funktion
  • beschleunigte Artikelsuche dank Schnittstelle zum Barcodescanner
  • Mitarbeiter-Berechtigungssystem, mithilfe dessen der Zugriff auf die Kassa-Funktionen eingeschränkt wird – vor allem bei vielen Mitarbeitern von Vorteil
  • Export in Buchhaltungsprogrammen per CSV-Files
  • Überblick über den Warenbestand mit der Inventurliste
  • personalisierte Oberfläche mit eigenen Bildern für deine Artikel oder Dienstleistungen
  • Zeit sparen mit dem Sammeldruck von Rechnungen
  • kompletter Kassabuch-Export für den Steuerberater oder zur externen Datensicherung
  • Belegversand zusätzlich per WhatsApp für einen erhöhten Kundenkomfort

Fazit: Das Premium-Modell lohnt sich vor allem für Kleinunternehmer, die den Zugriff ihrer Mitarbeiter auf das Kassensystem einschränken wollen. Außerdem bietet es zahlreiche Funktionen, die Zeit sparen – so bleibt dir mehr Zeit für das Unternehmen, die Mitarbeiter und Kunden.

Eigens für Gastro-Betriebe: das Gastro-Modell

Das Gastro-Modell richtet sich speziell an Gastronomiebetriebe: Es enthält alle Premium-Leistungen und darüber hinaus Funktionen, die besonders für z. B. Restaurants relevant sind.

Die folgenden Funktionen sind im Gastro-Modell enthalten:

  • alle Premium-Leistungen
  • Tisch-Übersicht mit mehreren Bereichen
  • geteilte Rechnungen für getrennte Zahlungen bei z. B. Tischgesellschaften
  • zeitsparender, individueller Bestellablauf

Fazit: Das Gastro-Modell ist, wie der Name vermuten lässt, speziell für Gastronomiebetriebe entwickelt worden. Mit allen Premium-Funktionen zuzüglich weiterer Leistungen für die Branche bietet es das perfekte Modell für Gastro-Unternehmer.

Mit welchen Geräten sind die helloCash-Registrierkassen kompatibel?

helloCash ist plattformunabhängig: Ob Smartphone, Tablet oder Laptop, mit einem beliebigen Browser lässt sich das Kassensystem verwalten. Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und in Echtzeit synchronisiert – auf diese Weise stehen dir zu jeder Zeit alle Daten zur Verfügung. Inzwischen steht sogar der Sprachassistent Alexa bereit, um deine Fragen zu beantworten, z. B. „Alexa, wie hoch ist mein heutiger Tagesumsatz?“.

Die Voraussetzung dafür ist allerdings eine stets aufrechte Internetverbindung – an Orten ohne Netz kannst du die elektronischen Registrierkassen von helloCash nicht einsetzen.

In welchen Branchen lohnt sich helloCash?

Die elektronischen Registrierkassen eignen sich für stationäre wie mobile Betriebe. Dank der Kompatibilität auf allen Geräten wie Tablets oder Smartphones bringst du deinen Point of Sale zum Kunden. Dadurch werden insbesondere Friseure, Beauty-Unternehmen wie Nagel- und Kosmetikstudios, Fußpfleger, Masseure und weitere Dienstleistungen angesprochen. Stationär eignen sich die Kassen von helloCash aber auch für den Einzelhandel oder mit dem Gastro-Modell besonders für Gastronomiebetriebe.

Insgesamt profitieren alle Unternehmer, die eine rechtskonforme, elektronische Registrierkasse verwenden möchten.

Wer steckt hinter helloCash?

helloCash haben die beiden Gründer Anna und Laurenz aufgesetzt. Anna ist heute für die Leitung und Expansion tätig, Laurenz für das Finanzwesen. Tatkräftige Unterstützung erhalten sie von Daniel (Leitung Entwicklung), Martin (TDM), sowie Mario, (Backend-Entwicklung). Schwanzwedelnden Beistand bringt der Kundenzufriedenheitsmanager Balu in die Büros.

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