Uns erreicht häufig die Frage: „Gibt es ein Kassenprogramm kostenlos?“ Und ja, es gibt kostenlose Kassenprogramme, die du in deinem Friseursalon nutzen kannst.
Ob diese Programme sich lohnen oder ob du doch lieber zu einem kostenpflichtigen Kassenprogramm greifen solltest, erfährst du hier.
Das Wichtigste in Kürze
- Es gibt kostenlose Kassenprogramme, die dir Arbeit abnehmen können und teilweise mit einem großen Funktionsumfang daherkommen.
- Die Einrichtung eines kostenlosen Kassenprogramms kann je nach technischem Know How viel Zeit in Anspruch nehmen. Du solltest dir daher genau überlegen, ob du dir eine Open Source Software im Geschäft installieren willst.
- Grundlegend solltest du bei der Investition in ein Kassensystem nicht sparen, denn die Gesetzeskonformität kann nur bei Systemen sichergestellt werden, die regelmäßig und zuverlässig vom Anbieter aktualisiert werden.
Kassenprogramm kostenlos mit Open Source Software
Das Angebot an Kassensoftware ist nicht gerade übersichtlich – hinzu kommt, dass du durch die DSGVO sowie die bevorstehende Kassensicherungsverordnung einige Dinge beachten solltest, wenn es um dein Kassenprogramm geht.
Wenn dein Kassenprogramm kostenlos sein soll, dann kannst du auf Open Source Software zurückgreifen. Für Friseurgeschäfte bietet das Kassenprogramm OrderSprinter beispielsweise einen guten Funktionsumfang – und das Beste daran: es ist gratis.
OrderSprinter läuft auf jedem internetfähigen Endgerät – egal von welchem Hersteller. Du bist also nicht an iOS oder Android gebunden und kannst das Endgerät einsetzen, was du gerade zur Hand hast.
Ein weiterer Pluspunkt: Du hast die Möglichkeit, das Kassenprogramm frei nach deinen wünschen zu gestalten. Die Größe der Buttons sowie die Vergabe von Rechten: Du bestimmst, wie das System aufgebaut sein soll.
Natürlich gibt es aber auch Nachteile an einem kostenlosen Kassenprogramm. Tools für 0 € sind natürlich nicht frei von Fehlern. Konkret heißt das, dass du auf einen modernen, intuitiven Look verzichten musst und bei Open Source Software immer ein gewisses Händchen für Technik mitbringen solltest – sonst kannst du bei der Ersteinrichtung des Systems schnell an deine Grenzen stoßen.
Also? Ist es sinnvoll, sich ein Kassenprogramm kostenlos anzuschaffen?
Vorteile
- kostenlose Software
- teilweise umfangreiche Funktionen
- individuell anpassbar
Nachteile
- technisches Know How ist Pflicht
- kann altmodisches und umständliches Design haben
- rechtliche Regelungen nicht immer abgedeckt
Was taugen die Gratis Kassensysteme wirklich?
Es gibt viele Kassensysteme, die du dir völlig kostenlos in deinem Unternehmen installieren kannst. Jedoch solltest du dir nicht nur die Ersparnis vor Augen halten. Denn „kostenlos“ hat meistens auch seinen Preis.
Wenn du technisches Know How mitbringst, dann ist das schon mal ein wichtiges Detail, was viele Unternehmer vergessen. Denn mit der Auswahl eines kostenlosen Kassensystems ist es nicht getan. Du musst es nach der Auswahl natürlich auch noch installieren und an deinen bestehenden Betrieb anpassen. Zudem hast du vielleicht Mitarbeiter, die ebenfalls auf das System zugreifen sollen.
Dies sind alles Dinge, die du vorher evaluieren solltest – und sei immer ehrlich mit dir. Am Ende könnte die Implementation nämlich weit mehr Zeit (und somit Geld) kosten, als du denkst.
Stell dir am besten die folgenden 3 Fragen, wenn du überlegst, ein Kassenprogramm kostenlos zu beziehen:
- Kann ich das System eigenständig in meinem Unternehmen installieren und Anpassungen vornehmen?
- Erfüllt das kostenlose Kassenprogramm alle gesetzlichen Anforderungen?
- Habe ich genug Zeit für die Integration?
Ein Überblick: Was muss ein Kassensystem eigentlich leisten?
Oft ist es nicht einfach, sich einen Überblick zu den verschiedenen Funktionen eines Kassensystems zu machen. In diesem Fall hilft dir unsere Suchmaschine dabei, ein Kassensystem zu finden, das zu 100 % zu dir passt.
Zusätzlich geben wir dir in diesem Abschnitt ein paar Must-Haves an die Hand, sodass du bei der Auswahl deines neuen Kassensystems genau weißt, worauf du achten musst.
Wichtig: Der Großteil der hier aufgelisteten Funktionen wird von kostenlosen Kassenprogrammen nicht oder nur teilweise abgedeckt.
Hardware, die du kennen solltest:
- Kassenlade
Hier bewahrst du das Bargeld auf. Viele Unternehmer nutzen die Kassenlade auch für die Ablage von Belegen.
- Bondrucker
Ein Gerät, das du direkt mit deinem Kassensystem verbinden kannst, um Bons für deine Kunden auszudrucken. Gerade hinsichtlich der Belegausgabepflicht ein wichtiges Werkzeug.
- Kartenlesegerät
Wenn Kunden mit Karten zahlen möchten, muss ein Kartenlesegerät vorhanden sein. Heutzutagen wird das kontaktlose Bezahlen zudem immer beliebter – ein NFC-Chip-Reader ist daher ebenfalls sehr wichtig, um Kartenzahlungen abzuwickeln.
- Tablets und Smartphones
Viele Anbieter von Kassensystemen bieten bereits Apps an, die du auf deinem Tablet oder Smartphone installieren kannst. So bist du flexibel und kannst von überal auf deine Kasse zugreifen. Gerade in der Gastronomie macht dieser Einsatz Sinn.
- Terminal
Das Terminal ist das Zentrum deines Kassensystems. Es besteht in der Regel aus einem Bildschirm und verschiedenen Eingabegeräten (z. B. Touchscreen oder Maus und Tastatur). Meist wird das Terminal zusätzlich mit einem PC oder Laptop verbunden, um den Datentransfer schnell und einfach zu gestalten. Moderne Kassensysteme sind bereits plattformunabhängig erhältlich und laufen auf so gut wie allen Geräten.
- Barcodescanner
Ein Barcodescanner vereinfacht dir die Eingabe von Produktinformationen in dein Kassensystem. Damit dies funktioniert, musst du aber natürlich all deine Ware im System erfassen (Inventur).
Funktionen für Marketing und Kundengewinnung:
- Kundenverwaltung
Moderne Kassensysteme helfen dir bei der Kundenverwaltung, indem sie dir die Möglichkeit geben, verschiedene Daten an einem zentralen Ort zu hinterlegen. Wenn du ein Kassenprogramm kostenlos installierst, musst du in der Regel auf diese Funktion verzichten.
- Kundenkarte
Als Maßnahme zur Kundenbindung kannst du eine Kundenkarte nutzen. Kassensysteme können so konfiguriert werden, dass sie diese Karte erkennen und automatisch relevante Daten ins System hinzufügen.
- Gutscheine
Gutscheine sorgen dafür, dass deine Kunden wiederkommen. Mit modernen Kassensystemen kannst du sogar eigene Gutscheine erstellen und digital an deine Kunden senden.
- Terminvereinbarung
Gerade für Friseure ist diese Funktion Gold wert. Denn die Terminvereinbarung via Telefon mit Zettel und Stift ist fehleranfällig. Eine innovative Kasse hilft dir dabei, schnell, einfach und vorallem digital Kundentermine zu vereinbaren.
Funktionen zur Prozessoptimierung
- Bedienung von Kunden
Durch den Zugriff auf verschiedene Kundendaten kannst du deinen Kunden einen entspannten Aufenthalt in deinem Geschäft ermöglichen. Du kannst dir z. B. vermerken, welche Produkte der Kunde gerne kauft oder wann der Kunde Geburtstag hat.
- Mitarbeiterverwaltung
Wenn du Pläne für deine Mitarbeiter erstellen möchtest, musst du das in Zukunft nicht mehr händisch machen und am Schwarzen Brett aushängen. Die Pläne lassen sich ganz einfach mittels Kassensystem anfertigen und an jeden Mitarbeiter weiterleiten.
- Warenwirtschaft und Inventur
Ein Kassensystem kann auch als Warenwirtschaftssystem dienen und dir bei der Inventur helfen.
- Buchhaltung
Hinsichtlich der Buchhaltung können dir Kassensystem ebenfalls einiges an Arbeit abnehmen. So können Tagesabschlüsse z. B. automatisch an ein Buchhaltungsprogramm übergeben werden. Dein Steuerberater muss dann nur noch auf dieses Programm zugreifen und kann sich alle Daten ziehen.
- Auswertungen und Statistiken
Übersichtliche Auswertungen zu erstellen kann sehr schwierig sein. Kassensysteme sind heutzutage aber in der Lage, die wichtigsten Geschäftsdaten schnell und übersichtlich zu aussagekräftigen Berichten und Statistiken zusammenzufassen.
Anforderungen in bestimmten Branchen
- Einzelhandel
Gerade die Warenwirtschaft ist im Einzelhandel essentiell. Durch die clevere Kombination eines modernen Kassensystems mit Barcodescannern kannst du einen sauberen Workflow erschaffen, um immer den Überblick über deine Produkte zu behalten.
- Friseure
Wenn du deinen Friseursalon ideal managen willst, brauchst du ein gutes Werkzeug zur Terminvergabe und Kundenverwaltung. Moderne Kassensysteme können dir genau diese Komponenten liefern.
- Gastronomie
Für das Management deines Restaurants macht es Sinn, eine Tischübersicht zu erstellen. So kannst du clever Reservierungen buchen oder Bestellungen aufnehmen und steuern.
Wie wichtig ist eigentlich der Preis eines Kassensystems?
Wir sind vorhin schon kurz darauf eingegangen, dass ein kostenloses Kassenprogramm nicht gleich heißt, dass du bares Geld sparst. Oft nimmt es viel Zeit und Energie in Anspruch ein Kassenprogramm kostenlos im Betrieb zu installieren.
Aber wie wichtig ist der Preis eines Kassensystems dann? Nun, du solltest dir zuerst einen genauen Überblick zum Kosten-Nutzen-Verhältnis vor Augen führen.
Ein Beispiel:
Du wickelst aktuell alle Terminanfragen manuell per Telefon ab und trägst die Terminen händisch in einen Kalender ein. Es kam schon öfter vor, dass du dich im Tag vertan hast oder ein Kunde den Termin vergessen hat. Ein Kassensystem könnte zum einen dazu beitragen, dass du keine Telefonate mehr führen musst und nimmt dir außerdem die Schreibarbeit ab. Zudem bucht der Kunde seine Termine online selbst und erhält in der Regel auch eine Erinnerung – du sparst dir also extrem viel Zeit und dein Kunde erscheint zum abgemachten Termin. Für diesen Mehrwert (Kosten-Nutzen, Nutzen überwiegt) kann man ruhig etwas Geld in die Hand nehmen oder?
Die Kassensicherungsverordnung kommt
Eine weitere wichtige Sache, die du im Hinterkopf behalten solltest: im Januar 2020 tritt die sogenannte Kassensicherungsverordung in Kraft. Die Verordnung soll in erster Linie dafür sorgen, dass Manipulationen an elektronischen Registrierkassen nicht mehr möglich sind.
Und genau hier liegt das Problem bei kostenlosen Kassenprogrammen. Denn die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung können von den meisten Open Source Programmen nicht erfüllt werden.
Der Gesetzgeber ist außerdem sehr streng, was die Einhaltung der neuen Verordnung angeht – bei Nichteinhaltung drohen Dir daher Strafen von bis zu 25.000 €. Und seien wir mal ehrlich: Wer hat schon so viel Geld auf der hohen Kante?
Fazit: Es gibt kostenlose Kassenprogramme, jedoch raten wir Dir eher zu einem kostenpflichtigen Anbieter
Du sparst Dir viel Stress und Aufwand, wenn du dich direkt für einen professionellen, kostenpflichtigen Kassensystem-Anbieter entscheidest. Also: Kassenprogramm kostenlos? Ja, das geht – jedoch mit einigen Einschränkungen. Gerade hinsichtlich der neuen KassenSichVO solltest du nicht am falschen Ende sparen.