Kassensysteme Friseur – Warum ist ein gutes Kassensystem im Friseursalon so wichtig?
Friseure müssen nicht nur ihr Handwerk perfekt verstehen, sondern auch für eine optimale administrative Abwicklung an der Kasse sorgen. Dass das nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen gehört, teilen uns unsere Leser immer wieder mit.
Kassensysteme Friseur: Aber warum ist ein gutes Kassensystem so wichtig? Und worauf solltest du bei einem Kassensystem für deinen Friseursalon achten?
Am Ende dieses Beitrags weißt du genau, worauf es ankommt und findest dich im Dschungel der Kassensysteme garantiert besser zurecht.
Checkliste: Funktionen, die ein Kassensystem im Friseursalon haben sollte
Lass uns die wichtigste Frage am besten zuerst klären: Welche Funktionen sollte ein Kassensystem im Friseursalon eigentlich besitzen?
Hierzu haben wir Dir eine Checkliste mit 7 Punkten zusammengestellt – auf diese solltest du beim Kauf eines neuen Kassensystems in jedem Fall achten:
- – Bedienbarkeit
In puncto Bedienbarkeit gibt es kein wenn und aber – du weißt ja: Zeit ist Geld. Niemand möchte Ewigkeiten mit der Lektüre von Bedienungsanleitungen verbringen. Vor allem nicht du und deine Kollegen. Ein neues Kassensystem sollte in erster Linie eine Arbeitserleichterung darstellen. Achte also in jedem Fall darauf, dass das System intuitiv gestaltet ist und im Idealfall einen Touchscreen hat.
- – Finanzamt-Konformität und Datensicherheit
Den meisten Friseuren läuft es kalt den Rücken herunter, wenn das Wort Finanzamt fällt. Aber leider musst du dich auch mit diesem Thema auseinandersetzen, wenn es um die Anschaffung eines neuen Kassensystems für deinen Friseursalon geht. Auch wenn das Thema trocken ist: es ist essenziell, dass das neue System GoBD-konform ist. Das Bundesfinanzministerium stellt nämlich hohe Anforderungen an gewerblich eingesetzte Kassensysteme. Daher sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) penibel vom Finanzamt festgeschrieben. Da Kunden für die Dienstleistung von Friseuren in der Regel in bar bezahlen, sind die Betriebsprüfer hier nicht selten besonders kritisch (gerade beim Thema Kassensysteme Friseur). Ein regelkonformes Kassensystem erspart Dir hier also viel Stress und Ärger.
- – Termin-Eingabe
Wir haben es bereits festgestellt: das neue Kassensystem sollte zur Arbeitserleichterung beitragen. Wenn das neue System also mit deiner Friseur-Software zur Terminbuchung gut zusammenarbeitet – umso besser. Alle Kundendaten jederzeit aktuell an einem Ort zu führen sollte ebenfalls dein Ziel sein, um lästigen Papierkram zu vermeiden.
- – Auswahl von Kundenbindungstools (z. B. Rabatte oder Gutscheine)
Nicht kriegsentscheidend aber trotzdem komfortabel: eine Direktauswahl von Rabatten, Gutscheinen oder der automatische Versand von Erinnerungs-Emails zum Friseurtermin an Kunden.
- – Finanzberichte und Analysen
Natürlich sollte das neue Kassensystem dazu in der Lage sein, übersichtliche Auswertungen zu erstellen, damit du Dir monatlich einen detaillierten Überblick zu den Zahlen verschaffen kannst. Ob Statistiken, Historien oder Informationen zum Monatsumsatz: je mehr Daten das System erfasst, desto besser kannst du langfristig planen.
- – On- und Offlineverfügbarkeit
Gerade in Deutschland klagen viele Menschen über schlechtes Internet. Deshalb solltest du darauf achten, dass Dein neues Kassensystem auch offline funktioniert. Moderne Kassensysteme bieten eine sogenannte Synchronisationsfunktion – hierbei werden alle Daten, die du offline erzeugst automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder online ist. du kannst daher zu jeder Zeit und an jedem Ort Kunden abkassieren.
- – Mitarbeiterverwaltung (inkl. Dienstpläne)
Auch kein Must-Have aber sicherlich ein tolles Feature: die Mitarbeiterverwaltung. Einige Kassensysteme für Friseure bieten die Möglichkeit, direkt Dienstpläne einzusehen und Mitarbeiter für bestimmte Kunden zu blocken.
Kassensysteme Friseur: Besonderheiten
Das Friseurgeschäft ist in den meisten Fällen ein Termingeschäft. Eine gute Terminverwaltung ist daher essentiell. Im 21. Jahrhundert muss die Terminbuchung aber nicht mehr in einem großen, unübersichtlichen Terminkalender vonstatten gehen. Moderne Kassensysteme verfügen über eine Funktion zur Terminvereinbarung.
Außerdem kannst du beim Kauf eines neuen Kassensystems für deinen Friseursalon darauf achten, dass das System in der Lage ist Shampoos, Sets zur Haarpflege oder Kaffee zu verkaufen.
Kosten für ein Kassensystem
Grundsätzlich leiten sich die Kosten für ein Kassensystem aus deinen Ansprüchen ab. Bei Kassensystemen, die mittels App auf deinem Laptop, Tablet oder Smartphone laufen kannst du mit einer monatlichen Nutzungsgebühr zwischen 30 € und 80 € rechnen. Einige Anbieter vergeben aber auch Einmal-Lizenzen, die dann bis zu 600 € kosten können.
Wenn du noch keine Hardware (Tablet, Laptop, etc.) besitzt, fallen natürlich weitere Kosten an – 600 € bis 1.500 € je nach Gerät.
Info Kassensysteme Friseur: Wie hoch die Preise genau sind, lässt sich pauschal schwer sagen, da jeder Friseursalon natürlich über eine unterschiedliche Grundausstattung verfügt und zudem verschiedene Anforderungen mitbringt.
Die Kassensicherungsverordnung kommt
Die Kassensicherungsverordnung tritt zum 01.01.2020 in Kraft und gilt für alle elektronischen Kassensysteme. Grundsätzlich möchte der Gesetzgeber durch die neue Verordnung Manipulationen an elektronischen Registrierkassen verhindern. Das Löschen bzw. Verändern von Umsätzen ist somit nicht mehr möglich. Die rechtlichen Anforderungen an Kassen werden in diesem Zuge verschärft – Du solltest beim Kauf eines neuen Kassensystems also darauf achten, dass dieses allen neuen Anforderungen gerecht wird.
Du fragst dich jetzt sicher, welche Strafen bei einer Nichteinhaltung der neuen Verordnung greifen, oder? Nun, hier wird es ungemütlich. Denn der Gesetzgeber hat eine Nichteinhaltung mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € versehen.
Daher finden wir es sehr wichtig, dich über das Thema aufzuklären – denn eine solch hohe Geldstrafe bedeutet für viele Friseure die Insolvenz.
Wann gibt es Ärger mit dem Finanzamt?
Das Finanzamt ist bekannt dafür, immer etwas genauer hinzuschauen, als man selbst es tut. Daher solltest du unbedingt sicherstellen, dass deine Kasse alle Anforderungen erfüllt, um Ärger zu vermeiden. Seit 2017 herrschen strenge Regelungen für elektronische Kassensysteme – die bereits thematisierten GoBD.
Bitte informiere dich auf jeden Fall bei dem Anbieter deines Kassensystems ob für diese Regelungen alle Anforderungen problemlos erfüllt werden. Nur so kannst du Ärger, Stress und mögliche Strafen proaktiv vermeiden.
Fazit zu Kassensysteme Friseur: Ein qualitativ hochwertiges Kassensystem erspart Dir viel Stress und Ärger im Friseursalon
Wie du gesehen hast, gibt es etliche Punkte, auf die du als Friseur achten solltest, wenn es um den Kauf eines neuen Kassensystems geht. Wir haben Dir in diesem Artikel die 7 wichtigsten Punkte mit an die Hand gegeben, auf die du achten solltest, um keinen Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen. Sprich den Anbieter deines Kassensystems außerdem unbedingt auf die 2020 in Kraft tretende Kassensicherungsverordnung an! Denn hier droht Dir bei Nichteinhaltung ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 €.