KassensicherungsVerordnung Umsetzung

KassenSicherungsverordnung Umsetzung

Die Kassensicherungsverordnung ist das zentrale Element geszetzeskonformer Kassenführung. Fehler, die du bei der Kassensicherungsverordnung Umsetzung begehst, können mit bis zu € 25.000 bestraft werden – und unabhängig davon, ob du tatsächlich die Steuern verkürzt oder nicht. Damit die Umsetzung für dich so einfach wie möglich läuft – haben wir diese Checkliste für dich vorbereitet…

Umsetzung Kassensicherungsverordnung – so gehst du am Besten vor

# 1 – Analysiere die Ist-Situation

Bist du in Verwendung eines elektronischen Kassensystems?
Wenn NEIN – dann stelle sicher, dass du in der Lage bist, ab dem Eintritt der Kassensicherungsverordnung, gesetzeskonforme Belege zu erteilen – denn dazu bist du verpflichtet. Vor allem, wenn du pro Tag mehr als 3-5 Belege erstellst, kann es bereits effizienter sein, ein gesetzeskonformes Kassensystem zu nuten, da dir dies später Kosten in der laufenden Buchhaltung sparen wird.

Wenn JA – dann musst du prüfen, ob du dein Kassensystem den Anforderungen entspricht und wenn nicht, ob du dieses aufrüsten kannst. Mache dich bitte bei deinem Kassenanbieter schlau, ob er das Kassensystem aufrüsten kann.

Prüfe, ob du ein Kassensystem benötigst – und vergleiche aber davor!

Kassensicherungsverordnung Umsetzung

# 2 – Melde dein Kassensystem an UND ODER ab

Ab dem 1.1.2020 bist du verpflichtet ein neues Kassensystem bei deinem Finanzamt anzumelden, aber auch abzumelden, wenn du dieses außer Betrieb nimmst. Die Meldung selbst muss mit einer standardisierten Vorlage erfolgen – nämlich mit dem „amtlich vorgeschriebenen Vordruck“. Und fast noch wichtiger – es muss jede Kasse einzeln gemeldet werden.

Bei der Meldung selbst, sind unter anderem diese Informationen mitzuteilen:

  • Name des Steuerpflichtigen
  • Betriebsstätte der Kasse
  • Ordnungskriterium (in der Regel die Steuernummer)
  • Art der zertifizierten TSE
  • Zertifizierungs-ID (das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz genannt „BSI„, ist die relevante zertifzierende Stelle)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung
  • Datum der In- oder Außerbetriebnahme

# 3 – Umsetzung Kassensicherungsverordnung – Beachte die enorm wichtige Belegausgabepflicht!

Wichtig – ab 2020 bist du verpflichtet, an deine Kunden Belege auszuhändigen. Dabei spielt keine Rolle, ob deine KundInnen den Beleg annehmen oder eben nicht. In welcher Form können Belege ausgegeben werden? Natürlich ist es möglich, klassische Belege in Papierform auszugeben, du kannst aber natürlich auch Belege in elektronischer Form an den Kunden übermitteln – wichtig ist, dass diese für deinen Kunden zugänglich ist.

Ist es möglich, den zu zahlenden Betrag einfach am Kassendisplay anzuzeigen? NEIN, das ist nicht ausreichend! Wenn du also den zuzahlenden Betrag nur am Kassendisplay darstellst, dann kommst du der Belegausgabepflicht NICHT nach!

Beachte bitte weiters, dass ein gesetzeskonformer Beleg die folfgenden Mindestangaben enthalten muss:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und -ende
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer, Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

# 4 – Aktualisiere deine Verfahrensdokumentation

Was ist die Verfahrensdokumentation eigentlich? Als UnternehmerIn bist du verpflichtet zu dokumenteiren, wie Prozessdaten – also deine Kassendaten – firmenintern verarbeitest, dass diese nicht verändert werden können. Dazu gehört die Beschreibung der folgenden Teilprozesse:

  • wie werden Dokumente und Belege erstellt und erfasst?
  • Wie werden diese digitalisiert, verwahrt?
  • Wie werden dieses ausgegeben?
  • Wie wird sichergestellt, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich geändert und manipuliert werden können?

Falls du noch keine Verfahrensdokumentation hast, dann solltest du dich schleunigst darum kümmern, denn bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung kann das bereits zu einem schwerwiegenden Mangel führen, der dich viel Geld kostet!

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