Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist das zentrale Element einer gesetzeskonformen Kassenführung. Wenn du Fehler bei der Kassensicherungsverordnung-Umsetzung begehst, dann kannst du mit bis zu 25.000 € bestraft werden – unabhängig davon, ob du tatsächlich die Steuern verkürzt hast oder nicht.
Damit die Kassensicherungsverordnung-Umsetzung für dich so einfach wie möglich läuft, haben wir diese Checkliste mit vier Punkten für dich vorbereitet. Wenn du alle Punkte erledigt hast, dann kassierst du fortan finanzamtkonform!
Die Kassensicherungsverordnung-Umsetzung: So gehst du am besten vor
# 1 – Analysiere die Ist-Situation
Stelle dir zunächst die Frage, ob du ein elektronisches Kassensystem verwendest. Sollte dies nicht der Fall sein, dann stelle sicher, dass du in der Lage bist, gesetzeskonforme Belege zu erteilen. Denn mit dem Inkrafttreten der KassenSichV am 1. Januar 2020 bist du verpflichtet, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Vor allem, wenn du pro Tag mehr als drei bis fünf Belege erstellst, kann es effizienter sein, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen. Dadurch sparst du dir später Kosten in der laufenden Buchhaltung.
Wie erkenne ich, ob mein Kassensystemanbieter der richtige ist?
Benutzt du bereits ein elektronisches Kassensystem, dann musst du prüfen, ob dein Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Falls nicht, dann stelle fest, ob du dieses aufrüsten kannst. Informiere dich auf der Website deines Kassensystemanbieters oder rufe den Support an, um zu erfahren, ob sie dein Kassensystem aufrüsten können. Überprüfe dabei auch, ob dein derzeitiger Anbieter das entsprechende Wissen mitbringt, um dein Kassensystem jetzt und in Zukunft gesetzeskonform auszustatten. Dabei können dir die folgenden Fragen helfen:
- Wie kommt dein Anbieter den Richtlinien der KassenSichV nach?
- Bietet er die TSE-Lösungen, die du für dein Kassensystem verwenden möchtest? Z. B. eine Cloud- oder Hardware-Lösung und interne oder externe Speichermedien?
- Ist die TSE des Anbieters vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert worden und enthält alle Änderungen der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K 2.0)?
- Kann dich dein Anbieter dabei unterstützen, deine Registrierkassen beim Finanzamt an- oder abzumelden?
- Druckt die Kassensoftware deines Anbieters automatisch alle gesetzlichen Anforderungen auf den e-Beleg oder herkömmlichen Beleg?
Solltest du feststellen, dass dein Kassensystem nicht den Anforderungen entspricht und dein Anbieter dieses nicht gesetzeskonform aufrüsten kann, dann bleibt dir nur der Wechsel zu einem anderen Kassensystem. In unserer Kassensystem-Suchmaschine findest du Anbieter mit zertifizierten Fiskalkassensystemen, die den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen.
Kann dein Kassensystemanbieter dagegen dein System aufrüsten, dann bitte ihn darum, dies zu tun. Auf diese Weise erhältst du zeitnah eine gesetzeskonforme Kasse.
# 2 – Melde dein Kassensystem beim Finanzamt an oder ab
Seit dem 1. Januar 2020 bist du verpflichtet, ein neues Kassensystem bei deinem Finanzamt anzumelden. Gleichermaßen musst du dieses aber auch abmelden, wenn du dieses außer Betrieb nimmst. Die Meldung selbst muss mit einer standardisierten Vorlage erfolgen, nämlich mit dem „amtlich vorgeschriebenen Vordruck“. Genauso wichtig ist es, jede einzelne Kasse zu melden. Wenn du mehrere Kassen betreibst, dann genügt es nicht, nur eine dem Finanzamt zu melden. Stattdessen musst du dieses über alle deine Kassen informieren.
- die Betriebsstätte der Kasse: Ort und Anschrift
- die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- den Namen des Steuerpflichtigen
- die Zertifizierungs-ID, z. B. BSI-DSC-CC-nnnn-yyyy: das BSI ist die relevante zertifizierende Stelle
- die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- das Ordnungskriterium: in der Regel die Steuernummer
- die Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- das Datum der Anschaffung
- das Datum der In- oder Außerbetriebnahme
# 3 – Beachte die Anforderungen der Belegausgabepflicht
Wichtig: Seit dem 1. Januar 2020 bist du zusätzlich verpflichtet, deinen Kunden Belege auszuhändigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob deine Kunden den Beleg annehmen oder nicht.
In welcher Form können Belege ausgegeben werden?
Natürlich ist es möglich, klassische Belege in Papierform auszugeben, du kannst aber auch Belege in elektronischer Form an den Kunden übermitteln, z. B. per PDF oder QR-Code. Ausschlaggebend für eine gesetzeskonforme Belegausgabe ist lediglich, dass die Belege für deine Kunden zugänglich sind.
Ist es möglich, den zu zahlenden Betrag einfach am Kassendisplay anzuzeigen?
Nein, das reicht nicht aus! Wenn du den zu zahlenden Betrag nur am Kassendisplay darstellst, dann kommst du der Belegausgabepflicht nicht nach. Diese schreibt explizit vor, einen Beleg zu erstellen und diesen dem Kunden anzubieten bzw. auszuhändigen – elektronisch oder herkömmlich auf Papier. Nicht vergessen: Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen!
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls
- das Datum der Belegausstellung sowie den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes
- die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- die Transaktionsnummer, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag
- den Betrag je Zahlungsart
- den Signaturzähler
- den Prüfwert/die Signatur
# 4 – Aktualisiere deine Verfahrensdokumentation
Die KassenSichV soll seit dem 1. Januar 2020 Steuerhinterziehungen verhindern und nachträgliche Manipulationen an Kassenumsätzen vermeiden. Als Kassenbetreiber müssen Unternehmer deshalb dokumentieren, wie Prozessdaten firmenintern verarbeitet werden, d. h. wie deine Kassendaten firmenintern verarbeitet werden, sodass weder du noch deine Mitarbeiter diese nachträglich verändern können. Dazu gehört die Beschreibung der folgenden Teilprozesse:
- Wie erstellst und erfasst du Dokumente und Belege?
- Wie digitalisierst und verwahrst du sie?
- Auf welche Weise werden deine Belege ausgegeben?
- Wie stellst du sicher, dass die digitalen Grundaufzeichnungen nicht nachträglich geändert und manipuliert werden können?
Falls du noch keine Verfahrensdokumentation besitzt, dann solltest du dich so zeitnah wie möglich darum kümmern, denn bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung kann das bereits zu einem schwerwiegenden Mangel führen, der dich viel Geld kostet!