Mit welchen weiteren Funktionen posmatic aufwartet und ob sich diese für dich lohnen, erfährst du bei uns im Artikel.
Was ist posmatic für ein Kassensystem?
Das Kassensystem von posmatic stammt aus Deutschland und wurde für die Gastronomie und Hotellerie in Deutschland sowie Österreich entwickelt. Mit der sogenannten AnyWay-Technologie kannst du das System jederzeit offline betreiben. Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gibt es passend dazu als unabhängige Hardware-Lösung, die deine Belege auch ohne Internet signiert. Diese musst du allerdings zusätzlich erwerben.
Wenn du dir nicht sicher bist, ob posmatic das für dich passende Kassensystem darstellt, kannst du dieses kostenlos testen. Hierfür lädst du dir die App aus dem App Store auf dein iOS-Gerät. Über die Dauer der Testphase gibt der Anbieter allerdings keine Auskunft auf seiner Website.
Finanzamtkonform in Deutschland und Österreich
Insgesamt ist posmatic finanzamtkonform in Deutschland und Österreich. Vor einer unangekündigten Kassennachschau seitens des Finanzamtes brauchst du dich nicht zu fürchten. Dieses Kassensystem erfüllt die geltenden Anforderungen.
Wenn du posmatic mit einer Internetverbindung betreibst, werden Backups deiner Daten in einer Cloud auf deutschen Servern gespeichert. Somit erfüllt dieses Kassensystem auch die Anforderungen der DSGVO.
Darüber hinaus ist die Software GoBD-konform.
Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland
Ab der Version 8.20 unterstützt der Anbieter auch TSEs nach der KassenSichV. Sie beruht auf dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 28. Dezember 2016. Die KassenSichV soll verhindern, dass Kassen manipuliert werden können. Alle elektronischen Registrierkassen fallen unter dieses Gesetz.
Seit dem 1. Januar 2020 müssen Kassen ihre Belege mithilfe einer TSE signieren. Kleinunternehmer können entweder eine neue Kasse erwerben oder ihre bestehende mit einer TSE ausstatten, sofern dies baubedingt möglich ist. Die Signatur ist einzigartig und ihr Prinzip ähnelt dem der Blockchain. Damit können Manipulationen durch veränderte Signaturen aufgedeckt werden.
TSEs kannst du als Hardware- oder Cloud-Lösung integrieren. Allerdings bietet posmatic derzeit lediglich eine Hardware-Lösung in Form eines USB-Sticks oder einer Micro-SD-Karte für den EPSON-Drucker TM-m30 an. Der Anbieter kündigt jedoch zusätzlich an, in Zukunft möglicherweise eine Cloud-Lösung anbieten zu wollen.
Sobald du deine elektronische Registrierkasse mit einer TSE ausstattest oder eine neue kaufst, musst du die Inbetriebnahme beim Finanzamt melden. Hierfür steht ein Vordruck zur Verfügung. Wenn du sie nicht mehr verwendest, musst du sie wiederum beim Finanzamt abmelden. Dies gilt auch, für alle weiteren Kassen, die du benutzt..
Alle Geschäftsvorfälle mit Aufzeichnungspflicht müssen vollständig und korrekt erfasst werden, z. B. Belege. Deine Aufzeichnungen musst du zehn Jahre lang sichern und archivieren. Für die Kassennachschau oder die Außenprüfung müssen diese jederzeit verfügbar sein.
Zuletzt besteht die Pflicht, jedem Kunden einen Beleg auszustellen. Ob dieser den Beleg überhaupt möchte, spielt dabei keine Rolle. In seltenen Ausnahmen kannst du dich von der Belegausgabepflicht befreien lassen, allerdings müssen hierfür Härtefälle vorhanden sein, die es dir unmöglich machen, jedem Kunden einen eigenen Beleg auszustellen.
Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich
In Österreich beruht der Manipulationsschutz von elektronischen Registrierkassen auf der RKSV. Diese trat am 1. Januar 2016 in Kraft und verpflichtet Betreiber von Registrierkassen zur Einzelaufzeichnungspflicht, Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht.
Im Gegensatz zu Deutschland bist du dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden, sobald du bestimmte Voraussetzungen erfüllst. Diese bestehen darin, dass dein jährlicher Umsatz 15000 € übersteigt und du mindestens 7500 € mithilfe von Barumsätzen einnimmst. Zu den Barumsätzen zählen alle Zahlungen vor Ort wie Bar- oder Kartenzahlungen, Zahlungen über das Smartphone oder das Bezahlen mit Gutscheinen, Bons und Geschenkmünzen.
Welche Funktionen bietet dieses Kassensystem?
Posmatic ist ein Kassensystem, das für die Hotellerie und Gastronomie entwickelt wurde. Aus diesem Grund liegt die Priorität des Anbieters auf einer intuitiven und übersichtlichen Bedienung.
Das posmatic-Dashboard
Wenn du dich für diesen Anbieter entscheidest, bildet das Dashboard die Schaltzentrale deines Unternehmens. Hier erhältst du zahlreiche Statistiken und Übersichten, die du in Echtzeit überwachen kannst. Darüber hinaus hast du Zugriff auf sämtliche Vorgänge in deinem Unternehmen.
Die detaillierten Statistiken helfen dir dabei, dein Angebot zu optimieren. Außerdem kannst du die Stammdaten wie deine Preise und Artikel im laufenden Betrieb verändern, ohne eine andere Software öffnen zu müssen.
Bonieren mit dem mobilen Bondrucker
Mit dem mobilen Bondrucker nimmst du Bestellungen überall auf: Auf diese Weise gelangen sie ohne Umwege vom Kunden in die Küche oder an den Tresen. Hierbei unterstützt dich der Küchenmonitor, der dich und deine Mitarbeitenden über eingehende Bestellungen informiert. Als Küchenmonitor eignet sich der Apple TV, weil du mit dessen Fernbedienung Bestellungen direkt am Bildschirm quittieren kannst.
Prozesse beschleunigen mit dem Kellnerschloss
Mit einem Kellnerschlüssel können sich deine Mitarbeitenden schnell und bequem an der Kasse an- oder abmelden. Statt den Benutzer wechseln und ein Passwort eintippen zu müssen, verwenden sie ihren Schlüssel, um sich an der Kasse zu authentifizieren. Um sich von dem System abzumelden, muss der Schlüssel lediglich entfernt werden.
Bei diesen Schlüsseln handelt es sich häufig um RFID- oder Transpondersysteme. Mit einem solchen Kellnerschlüssel ist posmatic kompatibel. Dadurch können sich die Bestell- und Kassiervorgänge in deinem Betrieb beschleunigen.
Damit Kellnerschlüssel funktionieren können, musst du für jeden Mitarbeitenden ein Benutzerkonto anlegen. Diesen weist du zusätzlich verschiedene Zugriffsrechte zu, z. B. ob sie Stornierungen vornehmen dürfen oder administrative Rechte besitzen.
Deine Gutscheine und Kunden verwalten
Mit deinen Gutscheinkarten oder -aufklebern kannst du einerseits deinen Kunden mehr Komfort bieten. Andererseits dienen Gutscheine als effektives Marketingmittel für Empfehlungen im Freundes- und Bekanntenkreis.
Jeder der Gutscheine ist mit einem einmaligen Code bedruckt und kann in deinem Dashboard nachvollzogen werden. Die Gutscheine können zudem jederzeit erneut aufgeladen werden. Hierdurch kannst du die Gutscheinkarten wiederverwenden und vermeidest Plastikmüll. Die Karten und Aufkleber kannst du über deinen Händler beziehen.
In der Kundenverwaltung lohnt es sich, deine Stammkunden anzulegen und diesen personalisierte Belege und Rechnungen auszustellen. Außerdem kannst du deren Vorlieben speichern und besser auf ihre Wünsche eingehen, z. B. bei bevorzugten Sitzplätzen oder Allergien.
Offline arbeiten mit der AnyWay-Technologie
Die AnyWay-Technologie sorgt dafür, dass du mit diesem Kassensystem auch offline Vorgänge abschließen kannst. Sobald du wieder über Internet verfügst, werden die Daten mit den Servern synchronisiert, sodass diese aktuell auf allen Geräten zur Verfügung stehen. Dabei lassen sich sogar Offlineänderungen auf mehreren Geräten untereinander synchronisieren ohne Datenverlust.
Mehr Komfort für deine Kunden
Am Tresen kannst du deinen iPod als Kundendisplay verwenden. Hiermit informierst du deine Kunden über die zu bezahlenden Beträge und über die Höhe des Wechselgeldes.
Wenn deine Kunden Bestellungen aufgeben, kannst du diese mithilfe eines Kundenmonitors wissen lassen, wie es um ihre Bestellungen steht. Gib jedem Kunden eine Bestellnummer und zeige diese auf dem Kundenmonitor an, sobald die Bestellung fertig ist.
Alternativ kannst du deinen Kunden einen Pager aushändigen. Hast du die Bestellung für einen Kunden abgeschlossen, kannst du dies auf den Pager melden. Je nach Pager zeigt dieser dem Kunden an, dass die Bestellung abgeschlossen ist, indem dieser vibriert, leuchtet oder einen Ton abgibt.
Den Überblick behalten mit dem Tischplan
Ein Tischplan verschafft dir einen Überblick über belegte, reservierte und freie Plätze. Wenn du zuvor den Aufbau deines Lokals oder Restaurants in der App abgebildet hast, kannst du dir die Bestellungen und deine Gäste auf diesem anzeigen lassen. Auf diese Weise vermeidest du es, ausstehende Bestellungen oder wartende Gäste zu übersehen.
Zusätzlich kannst du verschiedene Status definieren, z. B.:
- Tischstatus: Gast möchte zahlen
- Kontierungen: Bruch
- Küchennachrichten: Nächster Gang
- Bezahlmethoden: EC-Karte oder Kreditkarte
Dadurch optimierst du den Geschäftsalltag deiner Mitarbeitenden und dir.
Verschiedene Zahlungsarten
Posmatic unterstützt die drei Zahlungsanbieter SumUp, iZettle und CCV. Diese ermöglichen es, deinen Kunden, mit EC- und Kreditkarten sowie per NFC-Technologie mit dem Smartphone zu bezahlen. Hierfür musst du keine Kartenterminals anschaffen, sondern kannst die Bondrucker von posmatic verwenden.
Welche Kosten erwarten mich bei posmatic?
Das Kassensystem von posmatic kann monatlich oder jährlich bezahlt werden. Es gibt kein Stufenmodell, weshalb du mit beiden Zahlungsweisen alle Funktionen von posmatic erhältst.
Monatliche Kosten
Deutschland: 49,90 € exkl. MwSt. bzw. 61,61 € inkl. MwSt.
Österreich: 49,90 € exkl. MwSt. bzw. 62,38 € inkl. MwSt.
Jährliche Kosten
Deutschland: 41,58 € exkl. MwSt. bzw. 51,33 € inkl. MwSt. pro Monat
Österreich: 41,58 € exkl. MwSt. bzw. 51,98 € inkl. MwSt. pro Monat
Für das Einrichten der Kasse und das Anlegen eines neuen Mandanten fallen ebenfalls Kosten an. Diese sind allerdings einmalig:
- POS einrichten: 99,00 € exkl. MwSt.
- Neuen Mandanten anlegen: 99,00 € exkl. MwSt.
Darüber hinaus kannst du im Shop von posmatic verschiedene Zusatzgeräte erwerben.
Zusatzgeräte von posmatic
Im Shop findest du verschiedene iPad- und iPad-Pro-Halterungen mit oder ohne Kellnerschloss. Für deine Kunden kannst du zusätzlich Gutscheinkarten oder -Aufkleber bestellen. Die Karten besitzen die Größe einer Scheckkarte, bestehen aus Plastik und weisen einen fortlaufenden Code auf, mit dem du sie identifizieren kannst.
Kann ich dieses Kassensystem mit meinen Geräten verwenden?
Das Kassensystem von posmatic wurde als App für iOS-Geräte wie iPads oder iPhones entwickelt. Du kannst sie im App Store downloaden. Falls du ein anderes Betriebssystem wie Windows oder Android verwendest, kannst du dich bei anderen Anbietern nach einem geeigneten Kassensystem umsehen.
Ist posmatic mit meiner Branche kompatibel?
Die App ist für die Bedürfnisse von Unternehmern in der Gastronomie und Hotellerie entwickelt worden. Laut Angaben des Anbieters eignet sie sich für kleine und große Betriebe gleichermaßen.
Wer zeichnet für dieses System Verwantwortung?
2015 wurde die posmatic GmbH gegründet. Ihr Firmensitz liegt in Münster. Ein Jahr später erwarb die Vectron Systems AG 75 % der Unternehmensanteile, bis sie posmatic im Jahr 2019 vollständig übernahm. Seit 2018 ist Silvia Ostermann Geschäftsführerin von posmatic und im Vorstand des Mutterunternehmens Vectron Systems AG.
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