Belegausgabepflicht für mehr Gerechtigkeit

Belegausgabepflicht bringt mehr Gerechtigkeit

Das Bundesministerium für Finanzen betont in seinen Informationen mehrmals, dass es bei der Belegausgabepflicht um mehr Gerechtigkeit geht. Damit ist gemeint, dass dieses Gesetz keine Schikane sein soll. Ganz im Gegenteil soll es dazu führen, dass alle Unternehmer gleichermaßen ihre Steuern abführen. Die Belegausgabepflicht soll verhindern, dass Geld an der Kassa vorbei kassiert wird.

 

Wie funktioniert die Belegausgabepflicht?

 

Jeder Unternehmer ist ab 1. Jänner 2020 verpflichtet bei jedem Geschäftsvorgang, an dem die Kassa beteiligt ist, einen Beleg auszufertigen. Der Kunde hingegen darf den Beleg auch ablehnen. Sollte dieser den Kassenbon nicht annehmen wollen, darf der Unternehmer diesen sofort wieder vernichten. Dazu ist aber immer die ausdrückliche Ablehnung durch den Kunden erforderlich.

 

Warum wird die Belegausgabepflicht jetzt plötzlich eingeführt?

 

Die Regelungen zum Schutz von digitalen Grundaufzeichnungen vor Manipulationen wurde bereits im Kassengesetz vom 22. Dezember 2016 festgelegt. Dabei wurden die neuen Regelungen des § 146 A der Abgabenordnung neu geschaffen. Dort wurde bereits bekannt gegeben, dass die elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ab 1. Jänner 2020 verfügen müssen. Auch die Belegausgabepflicht wurde damals schon in die Wege geleitet. Das Vorhaben ist also schon seit drei Jahren angekündigt worden.

 

Was soll die Belegausgabepflicht bringen?

 

Dadurch soll zukünftig jede Manipulation der Daten im Nachhinein vermieden werden. Das geschieht unter Verwendung einer Protokollierung der Daten. Diese Sicherung passiert zeitgleich mit der Eingabe genauer gesagt Erfassung der Daten. Dadurch wird jede spätere Veränderung deutlich sichtbar. Das alles geschieht mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Jede Transaktionen erhält eine eindeutige Transaktionsnummer damit Lücken in der Aufzeichnung jederzeit deutlich erkennbar sind.

 

Was enthält dieser Pflichtbeleg alles?

 

Im § 6 der Kassensicherungsverordnung können Sie genau nachlesen was auf dem Kassenbon alles vermerkt sein muss. Zuerst soll der exakte Name und die genaue Anschrift des leistenden Unternehmens auf dem Beleg stehen. Außerdem führt man ein Datum des Geschäftsvorgangs an. Das reicht jedoch nicht aus, denn sie müssen auf dem Kassenbon auch noch den Zeitpunkt des Beginns und des Endes der Transaktion vormerken. Wie auf jeder ordentlichen Rechnung führt man auch eine genaue Beschreibung von Art und Umfang oder Menge der Produkte und Dienstleistungen an. Diese Daten ergänzt man, wie üblich, um die jeweiligen Entgelte und den darauf entfallenden Steuerbetrag und die entsprechenden Steuersätze. Wenn es irgendeine Art von Steuerbefreiung gibt, führt man diese auf dem Beleg an. Letztendlich sollten noch die Seriennummern der Registrierkasse und des technischen Sicherheitsmoduls auf dem Kassenbon stehen.

 

Besteht die Belegausgabepflicht für jeden Unternehmer

 

Da aktuell noch keine Registrierkassenpflicht eingeführt wurde, gilt auch die Belegausgabepflicht nicht für jeden Unternehmer. Die genannten Anforderungen sind nämlich nur für elektronische Aufzeichnungssysteme gültig. Wer stattdessen einfach keine Registrierkasse verwendet, sondern sein Geld in einer offenen Ladenkasse aufbewahrt für den gilt keine Belegausgabepflicht. Deswegen sind diese Unternehmer aber nicht von richtigen, vollständigen, zeitgerecht und geordnet Aufzeichnungen befreit. Diese musst du an Unternehmer, der eine offene Ladenkasse verwendet, genauso führen, wie eine Registrierkasse. Denn die Kassennachschau, in der die Aufzeichnungen der Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben kontrolliert werden, kann auch hier ohne Vorankündigung durchgeführt werden.

 

Müssen Sie die Belege wirklich immer ausdrucken

 

Einerseits heißt es im Gesetzestext ganz eindeutig, dass es nicht reicht dem Kunden den Beleg nur auf dem Bildschirm zu zeigen. Andererseits hat der Gesetzgeber ausdrücklich auch die elektronische Übermittlung von Belegen erlaubt. Wer also den Beleg per E-Mail oder auf einem anderen elektronischen Weg an den Kunden übermitteln kann, darf das tun. Damit erfüllt man genauso die Belegausgabepflicht. Allerdings muss der Kunde sich zumindest einmalig mit der Zustellung des Beleges auf elektronischem Weg einverstanden erklären.

 

So können Sie als Unternehmer nicht nur eine Menge Papier und Druckkosten vermeiden, sondern sich auch als umweltbewusstes Unternehmen präsentieren. Das kann ihre Sympathie bei ihren Kunden erhöhen und kostet sie nicht einmal etwas. Ganz im Gegenteil sparen Sie sich durch die elektronische Übermittlung von Kassenbelegen sogar noch etwas ein. Bitte beachten Sie, dass diese Übermittlung nicht nur per E-Mail erfolgen kann. Auch, wenn der Beleg in digitaler Form zum Beispiel in einer Bezahl-App ihres Kunden erscheint, gilt das als elektronische Übermittlung. Am Ende ist nur wichtig, dass der Kunde einen Beleg über den Geschäftsvorgang in seinem Besitz hat.

 

Wie sieht es in größeren Firmen mit mehreren Kassen und einem Warenwirtschaftssystem aus

 

Wenn ihre Firma mehrere Kassen betreibt, braucht sie trotzdem nur eine technische Sicherheitseinrichtung. Doch in Bezug auf die Belegausgabepflicht ändert sich nicht allzu viel. Denn es ist egal an welcher Kasse man einen Kunden bedient. Dort, wo der Kassenvorgang stattfindet, muss man den Kassenbeleg dem Kunden überreichen. Wenn es allerdings um Bestellvorgänge im Warenwirtschaftssystem geht, so wird kein Beleg notwendig. Dieser wird erst bei einem Zahlungseingang oder einem Zahlungsausgang aus der Kassa ausgestellt.

 

Gibt es Ausnahmen auch für Registrierkassen

 

Das Gesetz hat keine Ausnahme für bestimmte Modelle von Registrierkassen geschaffen. Sobald es ein elektronisches Aufzeichnungssystem gibt, gilt grundsätzlich die Belegausgabepflicht. Allerdings ist es Unternehmen trotzdem möglich, einen Antrag auf Ausnahme zu stellen. Es gibt nämlich im § 148 Abgabenordnung die Möglichkeit Unternehmer von der Belegausgabepflicht zu befreien. Das geschieht, wenn die Finanzbehörde entscheidet, dass die Ausgabe von Belegen für einen bestimmten Unternehmer unzumutbar ist. Ein zweiter Grund, warum eine Ausnahme möglich werden könnte, ist die Unzumutbarkeit der Aufbewahrung der Belege.

 

Welche Gründe einen dieser zwei Ausnahmen jeweils erfüllen könnten, hat der Gesetzgeber im Text nicht genau beschrieben. Daher wird es nach jedem einzelnen Antrag durch einen Unternehmer zu einer Einzelfallbeurteilung von der Finanzbehörde kommen. Im Falle einer Ablehnung besteht natürlich wie üblich, die Möglichkeit auf ein Widerspruch. Aufgrund dieser Prüfung erwartet auch der Gesetzgeber einen längeren Zeitraum bis die Behörden die entsprechenden Entscheidungen treffen. Deswegen erlaubt das Gesetz ausdrücklich rückwirkende Entscheidungen. Allerdings kann die Finanzbehörde diese Ausnahmen auch jederzeit widerrufen.

 

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der Belegausgabepflicht

 

Erstaunlicherweise hat der Gesetzgeber in diesem speziellen Fall keinerlei Bußgeld festgelegt. Bei einem Verstoß gegen die Belegausgabepflicht verhängt die Behörde aktuell keine Strafe. In der Nachricht vom Bundesministerium für Finanzen heißt es nur, dass es ein Indiz sein kann, dass der Aufzeichnungspflicht nicht entsprochen wurde. Eine Verletzung der Belegausgabepflicht kann also eine genauere Betriebsprüfung nach sich ziehen. Das ist allerdings bis jetzt die einzige Konsequenz, die einem bei Nichterfüllung der Belegausgabepflicht droht.