Besonders in Zeiten des Jahresabschlusses geistern wieder Begriffe, wie Verfahrensdokumentation und GoBD durch die Firmen. Die Frage ist, ob du eine benötigst und was es bringt. Denn umsonst möchte sich niemand diesen Arbeitsaufwand antun. Hier kommen die wichtigsten Vorteile einer Verfahrensdokumentation in deinem Unternehmen. Diese betreffen nicht nur das Finanzamt.

• Klare und einfache Struktur der Organisation deiner Firma
• Leichtere Schulung von neuen und alteingesessenen Mitarbeitern
• Klare Verantwortlichkeiten und Aufgaben für die handelnden Personen
• Leichtere Implementierung späterer Verbesserungen
• Hilfestellung für den Steuerberater
• Unterstützung für den Steuerprüfer, was die Steuerprüfung angenehmer gestalten kann

Du siehst an der Auflistung, dass nur der letzte Punkt wirklich das Finanzamt betrifft. Selbst dieser Vorteil ergibt allerdings eine Win-win-Situation. Auch deine Firma profitiert meist von einer reibungslosen Steuerprüfung.

Inhalte einer guten Verfahrensdokumentation

Jetzt sollte klar sein, dass eine Verfahrensdokumentation erstellen sich lohnt. Diese sollte einige wichtige Punkte enthalten. Damit kannst du dann alle genannten Vorteile auch wirklich nutzen. Hier kommt ein Überblick über alle Themen für die Verfahrensanweisung.

Ziele und Überblick über die Verfahrensdokumentation

Hier solltest du kurz erklären, warum du diese erstellt hast und was diese bringen soll. Außerdem gibst du einen Überblick, welche Schriftstücke diese Anweisung überhaupt betrifft. Schließlich grenzt du die Zuständigkeiten der Abteilungen oder Personen ab. Das kommt auf die Größe deines Unternehmens an. Hier kannst du auch schon einige Grundsätze für die Belegablage in deiner Firma nennen.

Sicherheit und Organisation im Unternehmen

An dieser Stelle erklärst du die Hardware und die Software, welche im Unternehmen verwendet wird. Auch die Organisation der Zuständigkeiten und das interne Kontrollsystem haben hier ihren Platz. Zuletzt solltest du noch ausführlich auf den Datenschutz eingehen, da das seit der DSGVO ein sehr wichtiges Thema ist.

Maßnahmen und Verfahren bei der Belegverarbeitung

Dieser Teil schlüsselt sich in drei Abschnitte auf. Es gibt sogenannte originär in Papierform vorliegende Belege. Dann kommen die originär in Papierform vorliegenden Belege, die anschließend eingescannt werden. Zuletzt existiert die immer größer werdende Gruppe der Belege in originär digitaler Form.

Vorgangsweise mit Papierbelegen

Hier beschreibst du genau, wie der Posteingang und die Vorsortierung in deinem Unternehmen funktionieren. Du definierst auch exakt, die Identifikation der Unterlagen mit Belegfunktion. Danach legst du die Vorgangsweise bei der Prüfung auf Echtheit fest.

Als Nächstes kommt eine Anweisung für die Erstellung von Eingangs- und Ausgangsbelegen. Anschließend führst du die gewünschte Ordnung bei der Belegablage inklusive der Routine für die Belegsicherung durch diese Ablageordnung. Auch die Sicherung der Belege gegen physische Bedrohungen solltest du hier darlegen.

Daraufhin folgt die Aufbereitung für die Erfassung in der Buchhaltung. Zuletzt musst du auch noch eine Regel für Rückläufer und eventuelle Weitergabe an externe Buchhaltung oder Archivierung festlegen. Abschließend beschreibst du auch noch die korrekte Vernichtung der Papierbelege.

Verfahrensdokumentation für das Einscannen von Belegen

Dieser Abschnitt startet genauso wie bei den Papierrechnungen. Doch dann musst du die Vorgänge bei der Digitalisierung genau beschreiben. Außerdem ist wichtig, ob du die Rechnungen vorher oder nachher erfasst. Wenn du nachher digitalisierst, kannst du eventuelle Buchungsstempel mit einscannen. Manche Unternehmer wünschen sich das. Meistens scannt man aber gleich nach dem Einlangen und identifizieren als ordnungsgemäße Rechnung ein. Die gewünschte Vorgangsweise musst du allerdings exakt bis zur anschließenden Vernichtung der Belege definieren.

Anweisung für digitale Belege

Auch für die Belege in originär digitaler Form brauchst du eine genaue Beschreibung, wie diese im Posteingang einlangen dürfen. Zusätzlich zum Posteingang sollte diese Definition auch die Vorsortierung abklären. Genauso, wie bei den Papierbelegen, muss ein digitaler Beleg bestimmte Rechnungsvorschriften erfüllen. In der Anweisung sollte stehen, wer diese prüft. Außerdem muss festgelegt sein, wer eventuelle Korrekturen von den Absendern anfordert. Ebenso sollte es ein Prozedere für die eigene Erstellung von digitalen Belegen geben.

Danach musst du detailliert auf die digitale Archivierung eingehen. Dazu definierst du auch die Zeitabstände von Sicherungen. Außerdem brauchst du einen umfangreichen Teil über die digitale Sicherung und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Zusätzlich brauchst du auch einen definierten Weg der digitalen Belege durch das Unternehmen. Zuletzt legst du fest, wann und wie deine Firma digitale Belege vernichtet.

Zusätzliche Unterlagen zur Verfahrensdokumentation

In den letzten beiden Punkten deiner Verfahrensdokumentation definierst du noch die verwendeten Fachbegriffe. Außerdem machst du eine Liste mit den beigelegten Unterlagen. Das können Anwenderhandbücher für die im Unternehmen verwendete Hardware und Software sein. Außerdem legst du hier Berechtigungskonzepte, Vorlagen für die Prüfberichte des Archivs, Organigramme und ähnliches bei.

Ausgelagerte Buchhaltung oder Archivierung

Das waren im Großen und Ganzen alle wichtigen Punkte einer guten Verfahrensdokumentation für deine Firma. Es muss nicht immer ein umfangreiches Schriftstück sein. Diese kann auch aus einer Sammelmappe von Dokumenten bestehen. Es gibt auch verschiedene Besonderheiten, wie zum Beispiel eine ausgelagerte Buchhaltung oder Archivierung. Trotzdem oder noch viel dringender benötigst du eine gute Verfahrensanweisung. Die Rechnungen gehen erst in deinem Unternehmen ein oder werden automatisch digital weitergeleitet. Alle diese Varianten müssen detailliert beschrieben und festgelegt werden. Für jeden Vorgang gibt es exakte Schnittstellen, wo die Informationen deine Firma verlassen und wieder eingehen. Rein rechtlich bist du trotz ausgelagertem Dienstleister voll für die gesetzeskonforme Buchhaltung haftbar.

Bei einem ausgelagerten Archiv muss genauso detailliert alles beschrieben werden. Da geht es um die Ordnung, die Übergabe der Belege, wer Zugang hat und wie es mit Sicherheit und Schutz dort aussieht. Heutzutage kommen noch häufiger ausgelagerte digitale Archive vor. Du wirst es leicht erraten. Damit ist die sogenannte Cloud gemeint. Auch dort sind alle Vorschriften für die Lagerung und Aufbewahrungsfristen für Belege gültig. Hier solltest du genau abklären, wer vor Ort alles Zugang zu deinem Archiv hat. Das können zum Beispiel etliche technische Administratoren sein. Außerdem muss die Absicherung genau geklärt werden. Auch über die Datenübertragung musst du dir Gedanken machen.

Die Verfahrensdokumentation kann umfangreich werden

Natürlich klingen alle Informationen bis zu dieser Stelle erst einmal ziemlich umfangreich. Viele Unternehmer werden sagen, dass doch bisher auch alles einwandfrei funktioniert hat. Doch gerade, wenn es dann einmal Probleme geben sollte, bist du über eine gute Verfahrensdokumentation froh. Diese kann nicht nur helfen, die Organisation und Struktur im Auge zu behalten, wenn das Unternehmen wächst. Auch in kleinen Firmen ist es meist sehr hilfreich, wenn alle Schritte endlich einmal niedergeschrieben sind. Oft kommen dabei etliche Organisationsschwächen ans Tageslicht. Am Ende verläuft dann auch noch die Betriebsprüfung wesentlich angenehmer, wenn du dem Prüfer eine detaillierte Verfahrensdokumentation vorlegen kannst.