Natürlich kannst du die Verfahrensdokumentation auch von einem Steuerberater erstellen lassen. Doch das ist meist mit etlichen Kosten verbunden. Denn es sind schon einige Arbeitsstunden damit verbunden. Der Steuerberater muss zusätzlich aber auch noch die Daten dafür recherchieren. Diese solltest du für dein Unternehmen locker im Kopf haben. Somit bleibt nur mehr ein zeitlicher Aufwand. Außerdem solltest du genau wissen, worauf du beim Verfahrensdokumentation erstellen, achten musst.
Darauf solltest du beim Verfahrensdokumentation erstellen achten
Im Prinzip werden nur drei wichtige Bereiche deines Unternehmens in dieser Anweisung beschrieben. Es geht um die Verfahrensweise von physischen Belegen, von digitalen Belegen und von Rechnungsbelegen, die du einscannst. Nun beschreibst du den genauen Weg dieser Dokumente. Das betrifft den Zeitpunkt, wenn deine Firma mit diesen Belegen erstmals in Berührung kommt. Am Ende steht die Vernichtung nach der Aufbewahrungsfrist.
Die wichtigsten Punkte in der Verfahrensdokumentation
Wenn du beim Verfahrensdokumentation erstellen zumindest die nachstehenden Punkte beschreibst, bist du auf der sicheren Seite. Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung eine solche Dokumentation zu schreiben. Allerdings wird jeder Prüfer diese beim Start einer Betriebsprüfung sehen wollen. Denn diese erleichtert seine Arbeit enorm. Solltest du dann keine vorweisen können, fängt die Prüfung schon mal schlecht an. Hier folgen also die wichtigsten Punkte beim Verfahrensdokumentation erstellen.
- Eingang der Belege
- Identifikation der Rechnungsbelege
- Feststellung der Vollständigkeit der Belege
- Ordnungssystem für die Ablage der Belege
- Organisation der Kombination Papier und digitale Belege
- Ort der Ablage für Papier und digital
- Zugang zum digitalen Belegarchiv
- Zutritt zum Papierbelegarchiv
- Sicherheit und Schutz in beiden Belegarchiven
- Weg des Beleges durch das Unternehmen
- Sicherung der Belege für den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht
- Schulung der Verfahrensanweisung
Verfahrensdokumentation erstellen leicht gemacht
Im Prinzip beschreibst du einfach die Vorgänge zu jedem der oben genannten Punkte. Das muss nicht in einwandfreien gesetzlichen Formulierungen sein. Immerhin soll auch jeder Mitarbeiter die Verfahrensanweisung in allen Details verstehen. Schreibe also einfach, wie du es jemanden erklären würdest. Da es keine gesetzliche Pflicht ist, gibt es auch keine Vorschriften dafür. Allerdings bietet der deutsche Steuerberaterverband hier ein Muster zum Herunterladen an. Darin wird ein vollständiges Inhaltsverzeichnis vorgeschlagen. So umfangreich musst du aber nicht die Verfahrensdokumentation erstellen. Viel wichtiger ist, dass du überhaupt eine hast.
Verfahrensdokumentation überprüfen lassen
Abschließend solltest du dich nicht scheuen und dein Werk dem Steuerberater vorlegen. Er wird leicht überprüfen können, ob etwas Sinnvolles fehlt. Außerdem kann dieser Tipps geben, worauf Steuerprüfer mehr wert legen. Du kannst diese Stellen dann ein wenig detaillierter ausführen. Danach kannst du der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.