Verfahrensdokumentation erstellen ist keine Hexerei

Verfahrensdokumentation erstellen

Natürlich können Sie die Verfahrensdokumentation auch von einem Steuerberater erstellen lassen. Doch das ist meist mit etlichen Kosten verbunden. Denn es sind schon einige Arbeitsstunden damit verbunden. Der Steuerberater muss zusätzlich aber auch noch die Daten dafür recherchieren. Diese sollten Sie für Ihr Unternehmen locker im Kopf haben. Somit bleibt nur mehr ein zeitlicher Aufwand. Außerdem sollten Sie genau wissen, worauf Sie beim Verfahrensdokumentation erstellen, achten müssen.

 

Darauf sollten Sie beim Verfahrensdokumentation erstellen achten

 

Im Prinzip werden nur drei wichtige Bereiche Ihres Unternehmens in dieser Anweisung beschrieben. Es geht um die Verfahrensweise von physischen Belegen, von digitalen Belegen und von Rechnungsbelegen, die Sie einscannen. Nun beschreiben Sie den genauen Weg dieser Dokumente. Das betrifft den Zeitpunkt, wenn Ihre Firma mit diesen Belegen erstmals in Berührung kommt. Am Ende steht die Vernichtung nach der Aufbewahrungsfrist.

 

Die wichtigsten Punkte in der Verfahrensdokumentation

 

Wenn Sie beim Verfahrensdokumentation erstellen zumindest die nachstehenden Punkte beschreiben, sind Sie auf der sicheren Seite. Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung eine solche Dokumentation zu schreiben. Allerdings wird jeder Prüfer diese beim Start einer Betriebsprüfung sehen wollen. Denn diese erleichtert seine Arbeit enorm. Sollten Sie dann keine vorweisen können, fängt die Prüfung schon mal schlecht an. Hier folgen also die wichtigsten Punkte beim Verfahrensdokumentation erstellen.

  • Eingang der Belege
  • Identifikation der Rechnungsbelege
  • Feststellung der Vollständigkeit der Belege
  • Ordnungssystem für die Ablage der Belege
  • Organisation der Kombination Papier und digitale Belege
  • Ort der Ablage für Papier und digital
  • Zugang zum digitalen Belegarchiv
  • Zutritt zum Papierbelegarchiv
  • Sicherheit und Schutz in beiden Belegarchiven
  • Weg des Beleges durch das Unternehmen
  • Sicherung der Belege für den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht
  • Schulung der Verfahrensanweisung

Verfahrensdokumentation erstellen leicht gemacht

 

Im Prinzip beschreiben Sie einfach die Vorgänge zu jedem der oben genannten Punkte. Das muss nicht in einwandfreien gesetzlichen Formulierungen sein. Immerhin soll auch jeder Mitarbeiter die Verfahrensanweisung in allen Details verstehen. Schreiben Sie also einfach, wie Sie es jemanden erklären würden. Da es keine gesetzliche Pflicht ist, gibt es auch keine Vorschriften dafür. Allerdings bietet der deutsche Steuerberaterverband hier ein Muster zum Herunterladen an. Darin wird ein vollständiges Inhaltsverzeichnis vorgeschlagen. So umfangreich müssen Sie aber nicht die Verfahrensdokumentation erstellen. Viel wichtiger ist, dass Sie überhaupt eine haben.

 

Verfahrensdokumentation überprüfen lassen

 

Abschließend scheuen Sie sich nicht und legen Sie Ihr Werk dem Steuerberater vor. Er wird leicht überprüfen können, ob etwas Sinnvolles fehlt. Außerdem kann dieser Tipps geben, worauf Steuerprüfer mehr wert legen. Sie können diese Stellen dann ein wenig detaillierter ausführen. Danach können Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.

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