Die GoBD erklärt, wie eine ordnungsgemäße Buchhaltung aussehen soll und was mit den Belegen geschieht. Am besten ist es, wenn man mit einer Verfahrensdokumentation Kasse und Vorgänge mit den Belegen festlegt. Diese muss in kleinen Unternehmen nicht unbedingt umfangreich sein. Aber ein paar wichtige Punkte solltest du darin schon klären. Hier folgt eine Auflistung der Hauptaspekte.
Wichtige Punkte in der Verfahrensdokumentation Kasse und andere Belege
- Posteingang der Belege: Wie langen diese ein und wohin kommen die Papierrechnungen, wenn der Postbote diese bringt oder sie vom Postamt abgeholt werden.
- Feststellung Gesetzmäßigkeit Rechnungen: Wer wird anschließend feststellen, ob die Rechnungen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen? Falls das nicht der Fall ist, wer fordert korrigierte Rechnungen vom Geschäftspartner an.
- Wie und in welchen Zeitabständen werden die eingegangenen gesetzmäßig korrekten Rechnungen an die Buchhaltung weitergeleitet.
- Wer kontrolliert die Vollständigkeit der Belege?
- Wie legst du die Belege in deinem Unternehmen ab? Hier muss ein bestimmtes Ordnungssystem definiert werden.
- Wie sieht die Organisation von Papierbelegen und digitalen Belegen im Zusammenspiel aus?
- Wo werden Papierbelege und digitale Belege abgelegt?
- Wer hat dort aller Zugang bei den physischen Belegen und wer hat Zugriff auf die digitalen Belege?
- Wie ist das Archiv für die Papierbelege vor unberechtigten Personen gesichert?
- Wie schützt du das Archiv mit den Papierbelegen vor physischen Bedrohungen, wie Feuer oder Nässe?
- Was tust du für die digitale Sicherheit im elektronischen Belegarchiv?
- Wer darf Zugriff zum digitalen Archiv erhalten?
- Wie stellst du sicher, dass die digitalen Belege für die gesamte Zeit der Aufbewahrungspflicht von Prüfern und eigenem Personal gesichtet werden können?
- Wo und wie bewahrst du die Papierrechnungen verlässlich bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht auf?
- Wie und von wem werden Rechnungen nach dem Scannen oder nach der Aufbewahrungspflicht vernichtet?
- Wie stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter diese Anweisung kennen, verstehen und befolgen?
So sieht das für die Kasse aus
Du musst für die Kasse keine eigene Verfahrensdokumentation erstellen. Diese kann in die allgemeine Anweisung mit einfließen. Wichtig ist, dass du sicherstellst, dass es keine Ein- oder Ausgänge ohne Beleg gibt. Das musst du deinen Mitarbeitern eintrichtern. Nirgends passieren so viele Ungereimtheiten, wie bei der Verwaltung der Kasse. Damit sind nicht die absichtlichen Tricks von Mitarbeitern gemeint. Auch im normalen täglichen Ablauf geschehen in der Kasse die meisten Ungenauigkeiten. Hier geht es also nicht nur um die Prüfung durch das Finanzamt. Beim Bargeld machst du am leichtesten unerklärliche Verluste. Das muss nicht sein. Du löst das mit einer exakten Verfahrensdokumentation Kasse. Im Fall des Falles hast du es dann auch leichter mit der Kündigung von schlampigen Mitarbeitern. Das geht aber nur dann, wenn du jeden Schritt schriftlich festgehalten hast und deine Mitarbeiter schulst.