Was ist ein offline Kassensystem? Wo liegt der Unterschied zu einer online Version? Diese und noch viele weitere Fragen beantworten wir dir hier in diesem FAQ Beitrag. Lies gleich weiter und du bist bestens über offline Kassensysteme informiert.
Was ist ein offline Kassensystem?
Im Vergleich zu einer online Kasse benötigt ein offline Kassensystem keine dauerhafte Verbindung zum Internet, um zu funktionieren. Weder für eine erstmalige Registrierung, noch für den anschließenden Betrieb im Tagesgeschäft. Auch werden keine Daten zu beispielsweise den generierten Umsätzen in einer Cloud gespeichert.
Wenn du für deinen Betrieb eine Kassenlösung suchst, stehst du anfangs vor der Frage: Nutze ich lieber ein online System oder bevorzuge ich eher eine offline Registrierkasse?
Diese Entscheidung hat nicht nur auf die späteren Kosten eine merkliche Auswirkung. Auch sind noch weitere Dinge zu beachten. Ob es um die Themen Internetverbindung und Viren-Risiken geht oder um eine eventuell eingeschränkte Auswahl an von dir benötigtem Zubehör.
Beide Kassensysteme – online wie offline – haben ihre Vor- und Nachteile. Hier gibt es viel zu beachten.
Was ist der Unterschied zu einer online Kasse?
Das Hauptargument für ein online Kassensystem ist, dass bei dieser Variante ein Web-Browser genutzt wird.
Dadurch hat man bei der Hardware eine sehr flexible Auswahl, da online Kassensysteme im Browser auf iOS, Windows oder auch auf Android-Systemen gleichermaßen souverän laufen.
Ein weiterer großer Vorteil bei einer online Registrierkasse ist, dass du keine Software installieren musst. Egal, welchen Browser du nutzen möchtest. So hast du immer die aktuellste Version in Benutzung.
Vorteilhaft ist für viele Händler auch folgendes:
Wenn du ein komplettes Kassensystem von einem Händler kaufst, ist die Installation und Grundeinrichtung bereits erledigt. Du musst dich daher nicht mehr um die Installation und Grundeinrichtung kümmern.
Natürlich ist es bei den meisten Kassenprogrammen keine Herausforderung, die Software zu installieren bzw. einzurichten. Aber es kostet trotzdem deine knapp bemessene Zeit, bis das Kassensystem für den Betrieb einsatzbereit ist.
Bei online Kassen gilt es auch zu beachten, dass es auch online Kassensysteme gibt, die nur auf einem bestimmten Betriebssystem laufen. Informiere dich dazu am besten ausführlich und lass dich von Fachleuten beraten.
Nicht unbedingt für jeden Händler, Unternehmer oder Gastronomen dürfte es von Vorteil sein, dass man via Internet über einen entsprechenden Zugang die Umsatzdaten auch außerhalb des Betriebes, zum Beispiel aus dem Urlaub, anschauen kann.
Deutlich hilfreicher dürfte da schon die Möglichkeit sein, dass sich im Bedarfsfall ein Mitarbeiter vom Support-Team des Anbieters auf dein Kassensystem zuschalten kann, um deinen Mitarbeiter direkt vor Ort am Kassensystem bei Fragen oder Problemen zu unterstützen.
Gerade bei Installations- oder Einrichtungsproblemen ist das hilfreich. Hier gibt es durch die Verbindung zum Internet eine unkomplizierte Möglichkeit, Online-Unterstützung zu erhalten.
Es gibt aber auch Nachteile bei der Nutzung einer online Kasse:
Bei einzusetzendem Kassenzubehör, wie zum Beispiel den Druckern für den Bon, ist die Auswahl oftmals eingeschränkt, da diese meist über besondere Schnittstellen verfügen müssen. Das reduziert die Auswahlmöglichkeiten und erhöht eventuell je nach Kassensystem die anfallenden Kosten.
Welche Vorteile hat ein offline Kassensystem?
Der niedrige Kostenfaktor zählt zu den größten Vorteilen eines offline Kassensystems. Denn du bezahlst nur einmalig den Anschaffungspreis für die anfallende Lizenz der Kassensoftware.
Später kommen für dich lediglich die Kosten für Updates hinzu, wobei sich diese Ausgaben glücklicherweise in der Regel im überschaubaren Rahmen halten und auch wiederum nur einmalig sind.
Eine offline Registrierkasse benötigt keinen DSL-Anschluss, damit das Kassensystem funktioniert. Das senkt nicht nur deine betrieblichen Ausgaben, sondern auch das Risiko eines möglichen Befalls durch Computerviren und macht das offline Kassensystem unabhängig von einer funktionierenden Internetverbindung.
Bei der Hardware bist du flexibel und kannst fast jeden PC nutzen. Lediglich die Systemvoraussetzungen der gewünschten offline Kassensoftware sollten berücksichtigt werden, wenn du dir ein eigenes System zusammenstellen willst.
Weiters liegen alle Umsatzdaten ausschließlich bei dir als Unternehmer. So bist du nicht abhängig, falls es Probleme beim Anbieter deines Kassensystems geben sollte.
Natürlich liegen bei diesem System alle Daten deines Umsatzes auf dem lokalen Kassensystem und nicht irgendwo im Internet. Du hast also die komplette Datenhoheit und bist glücklicherweise nicht auf deinen Anbieter angewiesen, wenn es eventuell mal um das Überspielen deiner Daten auf ein anderes Kassensystem geht.
Sollte der Anbieter deiner offline Kassensoftware sein Unternehmen plötzlich schließen, funktioniert dein Kassensystem trotzdem bis auf Weiteres ohne Einschränkung. Auch das kann ein sehr großer Vorteil sein.
Beim benötigten Kassenzubehör, wie zum Beispiel dem Bondrucker, hast du bei einem offline Kassensystem eine viel größere Auswahl als im Vergleich zu der online Variante.
Du kannst quasi jeden Bondrucker nutzen, der für dein Betriebssystem einen sogenannten Treiber anbietet. Das ist bei fast allen Bondruckern von bekannten Marken möglich. Du kannst dir außerdem aussuchen, ob du deine Bondrucker kostengünstig per USB-Kabel mit deinem offline Kassensystem verbindest oder ob du etwas mehr Geld in einen WLAN-Drucker für Bons investiert.
Deine Vorteile im Überblick:
- Anschaffungskosten für Lizenz und Software sind einmalig
- Keine monatlichen Kosten für den DSL-Anschluss
- Umsatzdaten sind nur lokal in dem System gespeichert
- Kein Risiko eines Virenbefalls durch das Benutzen des Internets
- Größere Auswahl an Kassenzubehör sowie günstigen Computer-Systemen
Wenn du mehr auf den Preis achten und flexibler bei der Hardware-Auswahl sein möchtest, und einen möglichst hohen Datenschutz für deine Umsatzdaten wünschst, bist du bei der Entscheidung zu einem offline Kassensystem gut beraten. Auch für eine mittelfristige Planung ist es zu empfehlen.
Es gibt mittlerweile komplett vorinstallierte offline Kassensysteme fürs Tablet. Sogar mit passendem Bondrucker – du erhältst sie schon für weit unter 900 €. Eine solche Kassenlösung inklusive passender Kassensoftware-Lizenz findest du im Internet bei vielen Anbietern auf dem Markt.
Welche Nachteile hat ein offline Kassensystem?
Offline Kassensysteme haben ihre Vorteile wie auch Nachteile – vergleichbar mit der Variante der online Registrierkasse. Diese sind allerdings anderer Natur und unterschiedlich zu bewerten. Auch hier gilt es, gut abzuwägen, um eine für sich richtige Entscheidung zu treffen.
Wichtiger Hinweis zur digitalen Revolution:
Grundlegend raten wir dir, dich so digital wie möglich aufzustellen. Denn die digitale Revolution ist bereits in vollem Gange. Und sie macht auch vor deinem Unternehmen nicht halt. Je digitaler du aufgestellt bist, desto besser.
Der größte Nachteil vom offline Kassensystem für dich ist folgender:
Wenn du nicht gerade ein komplettes Kassensystem von einem Händler kaufst, wo die Installation und Grundeinrichtung nicht bereits vorgenommen wurde, bleibt dieser Punkt, also die Installation und Grundeinrichtung, bei dir hängen.
Natürlich ist es bei den meisten Kassenprogrammen gerade unter Windows nicht sehr schwierig, diese zu installieren bzw. einzurichten. Aber es kostet dich nichtsdestotrotz abhängig vom Kassenprogramm und dem eingesetzten Zubehör mehr oder weniger Zeit, bis das Kassensystem komplett einsatzbereit ist. Und Zeit ist Geld, wie wir wissen.
Nicht von der Hand zu weisen ist auch, dass es bei der Installation oder Einrichtung deiner offline Registrierkasse zu Problemen kommen kann. Da es aufgrund der fehlenden Verbindung zum Internet leider keine Möglichkeit einer schnellen Online-Unterstützung gibt, musst du dir umständlich anderweitig Hilfe holen.
Es wird sich also kein Mitarbeiter einfach auf das Kassensystem schalten und eventuell das Problem lösen können. In diesem Fall bleibt also nur der bekannte Telefon- und E-Mail-Support. Allerdings benötigen die meisten der aktuellen Kassenprogramme nur eher selten einen aufwendigen Support und viele Fragen lassen sich per Telefon oder E-Mail unkompliziert lösen.
Das Thema Datensicherung ist ebenfalls durch dich als Händler zu betreiben. Sicher stellst du dir die Frage, was zu sichern ist und vor allem wie.
Hier eine kleine Übersicht, was du abspeichern musst:
- Alle Bewegungsdaten
- Umsätze
- Bons
- Abschlüsse des Tages
- Kassenbuchdaten
- Rabatte
- Storno
Wir empfehlen dir, sämtliche relevanten Daten auf einen USB-Stick oder eine zweite Festplatte zu ziehen.
Erstelle eine weitere Sicherung auf einem Server, in einer Cloud oder ähnlichem. Du hast eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für sowohl das Kassenprogramm als auch die täglichen Bewegungsdaten.
Prüfe zur Sicherheit in regelmäßigen Abständen, dass deine Daten ordnungsgemäß gesichert sind.
Welche Anbieter gibt es?
Es gibt verschiedene Anbieter für offline Kassen. Ob kleine Geräte oder große Systeme – für jeden Bedarf gibt es das passende Angebot.
Ob eine Ladenkasse für das kleine Café, eine elektronische Registrierkasse mit mehr Funktionalität oder gleich ein etwas größeres Kassensystem. Die Auswahl ist groß.
Eine offene Ladenkasse, auch bekannt unter der Bezeichnung „Schubladenkasse”, wird rein manuell bedient. Ihre Funktionalität hat keine Möglichkeit, elektronisch etwas aufzuzeichnen.
Das heißt, anfallende Daten werden nicht automatisch erfasst. Eine solche Kasse ohne technische Funktionen nutzt du beispielsweise als eine einfache Geldkassette. Deine Bareinnahmen des Tages werden handschriftlich erfasst, als Tagesberichte abgelegt und im Kassenbuch vermerkt.
Das manuelle Arbeiten birgt natürlich Fehlerquellen und eignet sich, wenn überhaupt, eher für Kleinunternehmer. Auch auf Märkten findet man solche Kassen bei Standbetreibern.
Hier eine Auswahl an Anbietern dieser Kassen:
- ANKER Geldschubladen
- Burg-Wächter Geldkassetten
- HMF Ladenkassen
- Mogler-Kassenschubladen
- WEDO Geldkassetten
Manche Unternehmer arbeiten, wie erwähnt, nach wie vor mit einer offenen Ladenkasse und einem Kassenbuch. Es gibt noch keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder Computer-Kasse zu nutzen.
Wer dies aber tut, muss sie seit einiger Zeit mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) eventuell aufrüsten oder neu anschaffen. Dazu gab es eine Übergangsfrist bis 30. September 2020.
Nicht aufrüstbare Altkassen, die zwischen 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 gekauft wurden, können noch als Übergang bis spätestens zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Hingegen dürfen nicht aufrüstbare Registerkassen, die vor dem 26. November 2010 gekauft wurden, nicht weiter verwendet werden.
Zu diesen Registerkassen gibt es sehr ausführliche Informationen im Netz, die du dir unbedingt ansehen solltest, fall du dich für eine solche Lösung entscheiden solltest.
Registrierkassen werden unter anderem angeboten von:
- Olivetti
- Casio
- Sharp
- Olympia
Welche Kosten kommen auf mich zu?
Eine Registrierkasse zu kaufen kann eine gute Alternative sein, wenn eine Ladenkasse zu klein und ein online Kassensystem zu groß sein sollte. In diesem Fall ist eine einfache Registrierkasse möglicherweise genau die richtige Lösung:
- Einfache Registrierkasse: Als Basismodell in der Funktionalität sehr beschränkt. Die Kosten belaufen sich auf 150 € bis 500 €.
- Digitale Registrierkasse: Diese Kassensysteme kosten zwischen 500 € und 1.000 € und bieten einen größeren Funktionsumfang an.
Es gibt für Registrierkassen zwei verschiedene Möglichkeiten, die du wählen kannst:
Miet- oder Kauf-Lizenzen.
Kauf-Lizenzen starten bei etwa einmalig 120 € und Miet-Lizenzen belaufen sich auf etwa 12 € pro Monat. Auch da lohnt der Vergleich der verschiedenen Anbieter.
Wenn du dir einen Überblick zu den verschiedenen Kassensystemen verschaffen möchtest, findest du weitere Informationen im Internet bei dem jeweiligen Anbieter zu den Kassenmodellen.
Welche Gesetze sind zu beachten?
Seit dem 01.01.2020 gelten mit der Änderung zum § 146a der Abgabenordnung neue Regeln für jedes Kassensystem. Die Bundesregierung hat diese Verordnung bereits im Herbst 2017 verabschiedet und auf den Weg gebracht.
Jeder Nutzer einer Kasse ist somit ausnahmslos verpflichtet, unmittelbar bei jeder Kassenbuchung einen Beleg zu erstellen und dem Kunden auszuhändigen. Der Kunde muss diesen Beleg allerdings nicht mitnehmen.
Dieser Kassenbeleg muss zwingend folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum des Beleges und den Zeitraum sowie die Nummer der Transaktion
- Informationen zu Anzahl Art der Waren oder Dienstleistung
- Das Bruttoentgelt und der zugrunde gelegte Umsatzsteuersatz
- Seriennummer des Kassensystems oder der eingebauten TSE.
Du kannst aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Hierfür kannst du einen Antrag an dein zuständiges Finanzamt stellen, sofern der Grund für eine sogenannte „sachliche oder persönliche Härte“ vorliegt.
Seit Oktober 2020 sind grundsätzlich nur noch zertifizierte Kassensysteme zulässig. Diese müssen Folgendes aufweisen:
- ein Sicherheitsmodul (auch TSE)
- ein Medium zum Speichern der Daten
- eine digitale Schnittstelle
Weitere Informationen findest du immer auf unserem Blog. Wir halten dich hier regelmäßig auf dem Laufenden.