Fiskalisierung & DSFinV-K für Unternehmer

Fiskalisierung und DSFinV-K Gesetz

Die Fiskalisierung bringt für Unternehmer zahlreiche Veränderungen. Seit dem 1. Januar 2020 müssen sie elektronische Registrierkassen und offene Ladenkassen weitreichender vor Manipulation schützen. Darüber hinaus muss jede Transaktion mit einem Beleg quittiert werden. Unabhängig davon, ob ein Kunde einen solchen Beleg wünscht oder nicht.

In diesem Artikel erfährst du, was die Fiskalisierung ist und was sich hinter dem Begriff DSFinV-K verbirgt.

Was ist die Fiskalisierung?

Der Begriff Fiskalisierung bezeichnet das Umsetzen der gesetzlichen Anforderungen an die Kassensysteme. Einfach ausgedrückt bedeutet das, dass du deine Kasse vor Manipulationen absichern musst. Der Staatshaushalt finanziert sich hauptsächlich aus Steuern: Aufgrund der falschen Angaben zum Umsatz verliert er jährlich Milliarden von Umsatzsteuereinnahmen. Kassenbetreiber nutzten bspw. illegale Manipulationssoftware, um Daten gezielt zu verändern. Weil der Staat ein solches Vorgehen verhindern möchte, brachten die deutschen Steuerbehörden zu Beginn des Jahres 2020 mehrere neue Regelungen auf den Weg.

Die Regelungen hat der Gesetzgeber an drei Stellen wie folgt festgelegt:

Die technischen Vorgaben dagegen übernimmt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) wiederum beantwortet die Fragen, wie du die technischen Lösungen verwenden solltest.

Wie kann ich meine Kasse fiskalisieren?

Das Ziel der Fiskalisierung ist es also, die Transaktionen deiner Kasse lückenlos zu erfassen, die Daten vor Manipulation zu bewahren und sie zu archivieren. Damit erleichtert die Fiskalisierung die Arbeit der Finanzämter, indem sie eine korrekte Abrechnung der Umsatzsteuer deiner Umsätze gewährleistet. Um elektronische Kassen vor einer nachträglichen Veränderung zu schützen, gibt es verschiedene Richtlinien. Hierzu gehören die:
  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): diese müssen Kassenbetreiber seit 2020 in jede elektronische Registrierkasse einbauen
  • Belegausgabepflicht: ein Beleg pro Transaktion
  • Aufbewahrungspflicht: alle Daten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden
  • Anmeldepflicht: alle Kassen müssen innerhalb eines Monats an das Finanzamt gemeldet werden
Die TSE protokolliert alle Transaktionen, signiert und verschlüsselt sie. Darüber hinaus überträgt sie die Daten an die einheitliche Schnittstelle, mit der die Finanzbehörden die Richtigkeit der Daten überprüfen kann. Dies gelingt mit einer speziell entwickelten Prüfsoftware, die ein Prüfer z. B. bei der unangekündigten Kassennachschau einsetzen kann, um deine Registrierkassen zu kontrollieren. Die TSE gibt es derzeit in zwei Varianten: als Cloud- und als Hardware-Lösung. Da beide Varianten ihre eigenen Vor- und Nachteile besitzen, solltest du dich über beide informieren.

Eine Kasse, die mit einer zertifizierten TSE ausgestattet ist, wird auch TSE-Kasse oder Fiskalkasse genannt.

Reicht das Fiskaljournal aus?

Mit dem Jahr 2017 musste in jeder Kasse mit Barumsätzen ein sogenanntes Fiskaljournal integriert sein. In dem Journal konnten Unternehmer Daten in einem einheitlichen Journal für das Finanzamt abspeichern. Durch die KassenSichV vom 1. Januar 2020 lösen die TSE und der Fiskalspeicher das Fiskaljournal ab. Das Fiskaljournal reicht heute demnach nicht mehr aus.

Wofür ist der Fiskalspeicher zuständig?

Fiskalspeicher gibt es bereits seit den 1980er Jahren in Europa, z. B. in Italien. Ihre Aufgabe ist es, alle Daten der Kasse gesetzeskonform und manipulationssicher zu speichern. In Italien und Polen befindet sich der Fiskalspeicher im Drucker. Hierdurch speichert er alle ausgedruckten Belege automatisch. In Kroatien dagegen übertragen die Kassen die Bondaten direkt online an die Behörden.

In Deutschland legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Anforderungen an die TSE fest. Sie muss mehrere Module besitzen, nämlich das Sicherheitsmodul Secure Module Application (SMA) und den Crypto Service Provider (CSP). Das Sicherheitsmodul sichert alle Daten vom Transaktionsbeginn in deiner Kasse bis zu dem Moment, in dem die Transaktion abgeschlossen ist

Das CSP versorgt jede Transaktion mit einem Zähler und einer einzigartigen Signatur, deren Aufbau dem Blockchain-Prinzip ähnelt. Wie bei der Blockchain verbindet die einzigartige Signatur die einzelnen Transaktionen miteinander. Während ein Teil aus der Signatur der aktuellen Aktion besteht, stammt der andere aus Teilen der vorherigen. Wenn jemand einen Vorgang löscht oder diesen nachträglich ändert, so unterbricht dies die Signaturkette. Die Prüfsoftware des Finanzamtes wiederum kann solche Unregelmäßigkeiten erkennen.

Des Weiteren besitzt die TSE ein internes oder externes Speichermedium und eine einheitliche Schnittstelle. Das Speichermedium archiviert die Daten anschließend zehn Jahre lang.  Zusätzlich ermöglicht es die Schnittstelle dem Finanzamt, die Kassendaten zu prüfen.

Was bedeutet DSFinV-K?

Neben dem Sicherheitsmodul, dem CSP und dem Speichermedium enthält die TSE für elektronische Registrierkassen auch die einheitliche Schnittstelle für Kassensysteme. Diese besteht aus einer Einbindungsschnittstelle, einer Exportschnittstelle sowie der digitalen Schnittstelle für Kassensysteme (DSFinV-K). Mit ihr kann das Finanzamt deine Kassendaten exportieren und mit der Prüfsoftware IDEA kontrollieren. Dies geschieht z. B. bei einer Außenprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau. Seit Juli 2019 steht die überarbeitete DSFinV-K 2.0 zur Verfügung, die Kassenbetreiber seit dem 30. September 2020 umsetzen müssen.

Das Ziel der DSFinV-K ist es, alle Kassendaten einheitlich überprüfen zu können, unabhängig vom verwendeten Kassensystem. Dies gilt sowohl für die Kassendaten als auch für das Hauptbuch in der Finanzbuchhaltung. Aus diesem Grund legt die DSFinV-K fest, wie der Export der Daten aussehen muss. Beim Export speichert die TSE die Daten in einer CSV-Datei. Diese enthält vordefinierte Felder, die für jede Transaktion ausgefüllt werden. Darüber hinaus müssen alle Daten in einem Archivsystem erfasst werden können, z. B. auf einem externen Speichermedium. 

Die genauen Bestimmungen kannst du in der TR- 03153 5.1 und TR03151 nachlesen. Weitere Informationen bekommst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Aus welchen Bestandteilen besteht die DSFinV-K?

Die DSFinV-K setzt sich aus drei Modulen zusammen:

  • Einzelaufzeichnungsmodul
  • Stammdatenmodul
  • Kassenabschlussmodul

Diese dienen dazu, jeden Kassenbeleg erneut drucken zu können. Im Folgenden findest du die einzelnen Module und ihre Funktionen.

Einzelaufzeichnungsmodul

Die Grundlage der DSFinV-K bilden die Einzelaufzeichnungen, d. h. alle an der Kasse getätigten Transaktionen. Die Daten werden einerseits elektronisch gespeichert und andererseits auf einen Bon gedruckt, entweder elektronisch oder auf Papier. Jeder Bon besteht aus zwei Bereichen: dem Bonpos und dem Bonkopf.

In der Datei Bonpos findest du alle einzelnen Positionen einer Transaktion. Zusätzlich enthält dieser den dazugehörenden Umsatzsteuersatz sowie die Menge und die Art des Artikels oder der Leistung. Zum Umsatzsteuersatz gehört auch die Angabe, ob es sich um den Netto- oder Bruttopreis handelt. Für jede dieser Angaben erstellt das Modul eine separate Datei:

  • Bonpos_USt: verwendete Umsatzsteuersätze
  • Bonpos_Preisfindung: Preise inkl. Rabatte o. ä.
  • Bonpos_Zusatzinfo: Erläuterungen zu den einzelnen Warenzusammenstellungen

Die Datei Bonkopf ist eine Art elektronisches Rechnungsdoppel. Hier sind alle Bonpositionen aufgeführt. Alle Werte müssen mit denen auf dem Bon übereinstimmen. Auch für den Bonkopf gibt es drei Dateien:

  • Bonkopf_USt: alle verwendeten Umsatzsteuersätze
  • Bonkopf_AbrKreis: bezeichnet den Abrechnungskreis, z. B. in der Gastronomie einen Tisch
  • Bonkopf_Zahlarten: alle verwendeten Zahlarten und Währungen

Darüber hinaus gibt es weitere Dateien, z. B. Bon_Referenzen und TSE_Transaktionen. Mit Bon_Referenzen kannst du u. a. auf externe Systeme verweisen. Die Datei TSE_Transaktionen dagegen enthält alle Daten, die nötig sind, um die gespeicherten Protokolldaten zu verifizieren. Enthalten sind neben den Kassendaten auch die einzigartige Signatur des CSPs sowie das Start- und Enddatum der Transaktion.

Stammdatenmodul

Das Stammdatenmodul speichert deine Stammdaten – für jeden Kassenabschluss einmal. Zu diesem Modul gehören sieben Dateien:

  • Stamm_Abschluss: Datum und Uhrzeit des Kassenabschlusses sowie der letzten Transaktion und Unternehmensnummer, Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Stamm_Orte: Namen und Ort der Betriebsstätte
  • Stamm_Kassen: Stammdaten der eingesetzten Fiskalkassen
  • Stamm_Terminals: Stammdaten der Terminals ohne Kassenabschluss
  • Stamm_Agenturen: Beträge für Rechnungen von Dritten, die die Umsatzsteuer abführen müssen
  • Stamm_USt: Stammdaten zur Umsatzsteuer, ID, dem Satz und der Beschreibung
  • Stamm_TSE: Stammdaten der TSE

Im Stammdatenmodul befinden sich also alle weiteren Daten, die zum Identifizieren nötig sind.

Kassenabschlussmodul

Im Kassenabschlussmodul schließlich werden alle Daten deiner Kassenabschlüsse digital gespeichert. Auch bei diesem Modul geschieht dies in drei Dateien:

  • Z_GV_Typ: Art des Geschäftsvorfalls
  • Z-Zahlart: Zahlart und Betrag
  • Z_Waehrungen: verwendete Währung und Betrag

Insgesamt übernimmt das Kassenabschlussmodul die Buchungsbeleg-Funktion.

Welche Bedeutung hat die Fiskalisierung für die TSE?

Du kannst nicht jede TSE verwenden, stattdessen muss das BSI deine TSE zertifizieren. Bis zum 1. Quartal 2021 standen nur vier TSEs zur Verfügung: zwei Cloud und zwei Hardware-Lösungen von den Herstellern cryptovision GmbH und Swissbit Germany AG.

Bis wann muss meine Kasse fiskalisiert sein?

Ursprünglich sollten Kassenbetreiber die Fiskalisierung bis zum 31. Dezember 2019 umgesetzen. Damit zählt Deutschland zu einem der letzten Länder in Europa, die für Kassen die Fiskalisierung vorschreibt. Da jedoch die technischen Anforderungen noch nicht entwickelt worden waren, um die Regelungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) umzusetzen, trat die Nichtbeanstandungsregel in Kraft. Nach dieser Regel erhalten Kassenbetreiber keine Strafen bis zum 31. März 2021, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Wenn du von der verlängerten Frist profitieren möchtest, solltest du deine Kasse nicht in Bremen betreiben, weil dieses Bundesland sich gegen die Fristverlängerung ausgesprochen hat.

Wie stelle ich sicher, dass meine Kasse allen fiskalen Anforderungen entspricht?

Tatsächlich liegt es nicht an dir, alle Neuerungen selbst einzubauen, sondern an deinem Kassensystemanbieter bzw. TSE-Hersteller, wenn du dich für eine separate Lösung entschieden hast. Informiere dich also bei deinem Anbieter oder Hersteller, um sicherzugehen, dass deine Kasse gesetzeskonform kassiert. Stelle z. B. die folgenden Fragen:

  • Wie erfüllen Sie die Richtlinien der KassenSichV?
  • Bieten Sie Hard- oder Cloud-Lösungen an? Mit externem oder internem Speichermedium?
  • Sind die Änderungen vom Juli 2019 der DSFinV-K 2.0 in die einheitliche Schnittstelle integriert?
  • Unterstützen Sie mich dabei, mein Kassensystem beim Finanzamt anzumelden?
  • Werden alle TSE-Angaben auf den elektronischen oder herkömmlichen Beleg gedruckt?

Anhand dieser Fragen kannst du zum einen erkennen, ob sich dein Kassensystemanbieter oder Hersteller mit der Fiskalisierung auskennt. Zum anderen erfährst du, ob deine TSE allen Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt.

Falls du noch keine gesetzeskonforme TSE besitzt, dann sieh dich in unserer Kassensystem-Suchmaschine um. Hier findest du die perfekte TSE-Lösung für dein Unternehmen!
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